事業單位檔案管理中現代化方式的利用淺談

陳玥彤

【摘要】在事業單位的運行及發展過程中，檔案管理工作是一項非常重要的內容，檔案管理效率影響總體運行的效率，然而現代化方式的充分利用，加速檔案管理自動化水平的發展，使它能夠有效地應用。探究現代化方式在事業單位檔案管理中的應用，能更加有效地促進事業單位檔案管理的近一步發展，分析具體方式，對其中存在的問題進行改進。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；現代化；利用

一、事業單位檔案管理利用現代化方式的重要性

（一）檔案管理利用現代化方式的意義。在事業單位進行檔案管理時，傳統方式下的檔案管理需求的管理人員數量較大，而且工作量大，事業單位檔案一般比較繁雜，工作任務重，在此種模式下工作效率低，非常不利于事業單位檔案管理工作有序進行。另外，在傳統的管理模式過程中，檔案的建立、查詢和檢索程序較為繁瑣，不能取得理想的檔案管理要求和目標。事業單位傳統的檔案管理一般都是紙質的，在保管過程當中，紙質檔案更加需要足夠的保管空間，在進行檔案信息查詢時，費時又費力。因此現代化的檔案管理方式，可以提高工作的效率，降低檔案管理人員的負擔，提高了工作質量。現代化事業單位的檔案管理工作采用無紙化技術，便于檔案的管理與查詢，同時節省的較大的檔案管理空間，便捷了檔案資料的使用。所以，在事業單位檔案管理工作中采用現代化管理方式，大大提升了管理工作效率。

（二）檔案管理運用現代化管理方式的重要性。我國部分事業單位的檔案管理至今仍采用傳統的管理方式，隨著科技的逐步發展，新鮮事物逐漸增多，檔案管理的形式也隨之多樣化。但是很多事業單位必要的管理部分并未提高，缺乏硬件設施，缺少精通的人才，不能利用計算機網絡技術實現檔案管理。然而使用現代化的檔案管理方式，有利于提高工作質量，有利于提高工作的精準度，使得工作管理變得井井有條，除此之外，利于現代化技術，可以便捷地對檔案進行復制粘貼，及時送到相關部門，節約了時間。所以，檔案管理運用現代化管理方式使非常重要的。

二、事業單位檔案管理采用現代化方式的途徑

（一）計算機對于檔案檢索和目錄的管理。檔案管理中的目錄是比較重要的內容，隨著計算機技術的的普及，檔案目錄也從最初的手寫漸變為微機打印。采用檔案管理中的相應軟件對有關資料進行分類，錄入計算機后，計算機程序將自動對它們進行分類處理與匯總。當需要使用某個檔案時，可以隨時調用，只需要輸入相關信息即可，與之對應的管理系統則會顯示檔案具體位置，點擊就可看到自己需要的內容。如果想要極大縮短搜索時間，實現理想的準確率又能保證信息全面時，事業單位檔案管理人員必須根據相應原則建立不同專題對應的不同目錄。事業單位檔案管理工作合理運用現代化管理方式，有利于在檢索的時候同時做好分類保管工作，兩項工作同時進行，極大滿足了事業單位檔案管理工作中人才的需求，促使事業單位檔案管理目標的實現。

（二）計算機在庫房管理中的使用。在計算機技術不斷發展的情況下，事業單位檔案管理人員可以創造一套適應現代化管理的檔案管理系統，利用計算機可以進行隨時監控，可以控制空調設備，使得房屋濕度、溫度控制在合理的范圍之中，使用這些現代化的技術，可以對檔案庫實現智能管理。此外，可以建立比較完善的監控設備系統，加強檔案管理，提高檔案管理的安全性，還可以對庫房中的環境進行監督，一旦發現可疑問題，及時發出報警，提醒管理人員做出相應的補救措施。在事業單位檔案管理中運用現代化技術，有利于檔案管理工作更加智能化、規范化。

（三）計算機技術推進紙質文檔的轉變。在如今事業單位檔案管理工作中，電子檔案成為檔案管理的主流，用電子文件的形式進行保存，有利于檔案的查閱和調取。利用先進的現代化多媒體技術，使得紙質文檔逐漸轉變為電子文檔。首先，建立相關的數據庫，使得數據庫自身結構能夠標準和規范。其次，多媒體技術能夠將圖片和聲音以及文字等集體化管理，利用光盤將紙質的檔案轉變為電子檔案，光盤的容量較大，讀寫速度較快，因此將有價值的紙質檔案轉變為電子檔案后，可以保存到光盤中，為計算機的查詢和識別工作提供了便利。

（四）檔案管理相應網絡的建立。現如今，計算機網絡發展迅速，因此計算機技術在各個領域的使用將會促進很多傳統技術的改革，檔案管理也會隨之受到影響。檔案管理必須突破傳統模式，適應現代化管理模式，才能更加充分地滿足人們的需求。事業單位應該建立健全的局域網和檔案管理相關的網絡，使得資源以及計算機軟件能夠共享，為檔案室和相關科室搭建一條信息橋梁，利于檔案管理實現現代化及信息化。建立檔案管理網絡之后，可以使用計算機進行人工模擬，充分發揮網絡技術的優勢，使得事業單位檔案管理工作提高準確性，更具說服力。

（五）檔案管理的輔助工作。檔案管理工作主要包括檔案的收集、整理、保管、使用等方面。在整個檔案管理工作中，不僅管理實務繁重，還會產生較多的檔案信息，因此，使用現代化計算機輔助管理，有利于為工作人員提供便利，可以提高檔案輔助性工作的質量及效率。此外，采用檔案管理相關軟件可以對借閱及歸還信息實施統計分類，使工作者能夠隨時了解檔案存儲的實時信息。

三、事業單位檔案管理采用現代化管理存在的問題及改進

（一）事業單位檔案管理采用現代化存在的問題。將現代化管理技術運用于事業單位檔案管理工作中，有利于節約工作時間，提高工作效率，然而也存在較多的問題：第一，文檔的分離問題。在文檔工作通過文檔口時，可以先將之前文件的兩個階段也視為文件，然后將后面兩個階段視為檔案，由于沒有統一的管理標準，以及這些文檔的各個階段彼此之間獨立，造成文檔的分離。第二，存在網絡安全問題。因為網絡技術日益更新，在對檔案信息實施管理時，其安全性越來越受到人們的關注。然而大多數檔案管理者并不精通計算機技術，若只對電子文檔進行簡單設計，并沒有考慮其物理歸檔，網絡系統一旦遭到侵犯或損壞，電子文檔就會隨之丟失。第三，計算機設備的利用率較低，全方面人才缺乏。檔案管理者運用計算機時，功能比較單一，造成大多數人只會使用文件打字或檔案著錄，其它方面一無所知，造成人才浪費的現象。

（二）問題的改進。對于事業單位檔案管理采用現代化管理遇到的問題做出總結后，提出改進建議。一方面，可以在事業單位內部對文檔實行一體化，有效消除重復環節，使得文件與檔案統一，另外采用相應的軟件，使檔案工作能夠在文件最初形成時介入，來有效解決文檔分離問題。另一方面，可以采用目前比較特殊的網絡化特征，加強研究力度，對檔案信息實施嚴格保密，對網絡安全定時測評，此外，可以開發一些安全管理軟件，對檔案管理工作實施保護，來解決網絡安全問題。最主要的是，可以定期對檔案管理工作者進行計算機培訓，多招納一些復合型人才，能夠有效提高工作效率，更好地使現代化技術運用于事業單位檔案管理工作中。

四、結語

總而言之，以上簡單介紹了事業單位檔案管理采用現代化管理方式的重要性以及遇到的問題，通過分析問題，提出改進建議。在實際工作中還需要綜合運用傳統技術與現代化技術，對遇到的問題要及時分析，制定相應對策，采取措施加以解決。如果想要有效地實現現代化管理方式，就要堅持科學的指導理論。適當引進先進設備以及先進技術，改進檔案管理系統，使檔案管理逐步適應現代化發展的步伐，從而促進事業單位管理文化的發展。當前事業單位應該準確合理地利用現代化管理方式，找到其檔案管理的切入點，靈活地轉變管理理念，積極地優化管理策略，推動事業單位檔案管理現代化發展。

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