檔案整理理念及技術研究論述

莫衛霞

【摘要】本文在研究中以檔案整理為核心。明確現代化檔案整理理念，分析檔案整理原則，并提出檔案整理技術，完善檔案管理結構體系，提高檔案管理水平，進而為相關研究人員提供一定的借鑒和幫助。

【關鍵詞】檔案整理；理念；技術；途徑

檔案整理作為檔案管理工作中的重要內容，可以有效提高檔案管理水平與管理質量，以便于檔案資源的利用。現代化檔案整理技術具備現代化技術特征，并在融合信息技術的基礎上，強調檔案整理效率，進而達到檔案整理目的。在進行檔案整理的過程中，為了提高整理效率，相關管理人員利用科學理念開展檔案整理實踐，促進檔案整理技術的創新和改革，及時發現檔案整理中存在的問題，制定有效的解決方案，提高檔案整理工作的質量水平，進而為檔案資源的合理利用提供必要條件。對此，在這樣的環境背景下，探究檔案整理理念及技術研究具有非常重要的現實意義。

一、檔案整理理念

現代檔案整理包括實體檔案整理和虛擬檔案整理，其共性為文件與檔案歷史聯系，這種歷史聯系是檔案生產與文件處理時文件間的內部聯系，即是檔案文件間聯系特征，這是檔案的本質屬性。從這一層面上看，檔案歷史聯系的主管意識與客觀意識完全統一，客觀上面，文件轉換為檔案后，檔案產生與形成特點就是文件產生與形成的特點，處于社會實踐中，文件間歷史聯系直接轉換為檔案間歷史聯系；主觀上面，檔案間歷史聯系是由文件間歷史聯系轉化形成，但在實際運行中又凌駕在文件間歷史聯系之上，可以主觀反映出文件間歷史聯系。對此，在進行檔案整理工作中，相關管理人員要在實踐中了解檔案形成特點與發展規律，以便于整理效率的提升，明確檔案間歷史聯系和社會實踐的對應關系，還原社會實踐原貌，充分發揮出檔案資源的歷史價值與社會記憶本質功能，進而實現檔案資源利用價值的最大化。

二、檔案整理原則

檔案整理作為檔案資源管理的重要內容，對檔案資源的利用具有非常重要的作用，這就要求相關管理人員在檔案整理中要以檔案整理理念為指導思想，遵循檔案整理原則，進而達到檔案整理的最佳效果。

（一）真實準確。真實準確是檔案整理工作的基礎條件，任何整理方式或是整理理念的運用都要以真實準確為前提，提高檔案整理效率。在進行檔案整理的過程中，檔案原始記錄性決定檔案整理方式和基本取向，參考檔案形成過程進行檔案文件的整理。這就要求相關管理人員在整理實踐中，以檔案本質特性為核心，保護檔案本質特性，優化管理方式，進而保證檔案信息的真實性和準確性，這是社會組織對檔案職業人員的基本要求。

（二）主動服務。檔案具備一定的社會功能，而檔案管理活動也注定面向各個階層的對象，這就凸顯出檔案的服務性特點。從這一層面上，在進行檔案整理工作中，管理人員以服務者身份參與到檔案管理活動中，在做好檔案保存工作的前提下，為組織內部和外部社會提供檔案信息服務。對此，在進行檔案整理工作中，相關管理人員要明確自身功能，遵循主動服務原則，將服務納入到職業目標中，進而提高檔案資源的利用效率。

（三）尊重權益。檔案是社會組織與個人實踐活動中形成的產物，為各個對象提供信息服務，這就表明檔案管理與資源利用，會涉及到社會各個階層主體的社會關系，包含社會關系個人的所有權、隱私權、著作權等法律權益。從這一層面上看，檔案工作人員要處于以下關系中，一是與文件形成者關系，主要負責文件屬性保護，保護文件形成者和相關涉及人員的隱私。二是與文件利用者關系，檔案工作人員負責文件保存，保證文件的真實性，便于文件利用，進而發揮出文件維護權益的具體憑證作用。這一關系要求檔案工作人員要遵循權益原則，根據相關法律開展管理工作，維護各個社會主體權益，在尊重與保護檔案所有者權益的同時，最大程度開發檔案資源的利用價值，進而實現檔案信息服務目的。

三、檔案整理技術研究

現階段，隨著現代化技術引入到檔案管理領域后，實現檔案整理技術的創新與完善，使得現代化檔案整理技術體系呈現出多元化的發展趨勢，檔案工作人員可以結合工作需求和整理目標，自主選擇檔案整理技術，進而提高檔案整理工作效率，實現最佳整理效果，其整理技術可表現為以下幾方面：

（一）元數據檔案整理技術。元數據檔案整理技術源于西方檔案整理，基于電子商務平臺下得以發展，在實際應用的過程中，充分利用計算機網絡，借助計算機網絡的速度性和豐富性，提高檔案整理效率，進而實現檔案整理最終目的。在進行檔案整理工作中，電子政務系統可以促進電子文件的形成，為電子文件提供信息實體與數據，制定電子文件形成環節，并提供隱含環節，提高數據利用效率的同時，保證數據信息的安全性。從這一層面上看，元數據檔案整理技術主要依托于電子政務平臺，在此平臺中構建檔案整理系統，采集元數據，幫助檔案管理人員對檔案歷史進行有效整理，將實體檔案與電子檔案融合在一起，形成電子檔案實體。對此，元數據檔案整理技術具備極強的自動化屬性，整理方式更為科學，在形成檔案的同時，還可以保護檔案安全，進而提高檔案信息的真實性。從另一個角度來看，相比于傳統檔案整理技術而言，元數據檔案整理技術突破技術局限，完善檔案實體結構，并逐漸形成文件實體處理與檔案歷史聯系整理的核心分離技術，規避電子文件實體干擾，進而促進檔案整理的多元化發展。在此技術上，檔案整理原則也發生質的突破，由傳統來源原則逐漸轉化為主體、年代多維化歷史原則，強調檔案整理的多元化屬性，構建檔案物質與實體的雙重結構，進而提高檔案整理技術水平。

（二）非元數據檔案整理技術。在檔案整理技術領域中，非元數據檔案整理技術與元數據檔案整理技術具有一定的相對性，其范圍就是除元數據整理技術外的整理技術，構架在傳統檔案整理技術的基礎上得以發展，包括以件為單位的檔案整理技術、雙套制檔案整理技術、不同載體的混合檔案整理技術等內容，推進檔案整理技術的發展。從檔案本質的角度上考慮，檔案實體整理與檔案歷史聯系整理處于相互獨立狀態，要求檔案整理技術具備一定的特殊性，從紙質檔案整理實現電子檔案整理，也是從單子檔案整理實現紙質檔案整理的過程，這是非元數據檔案整理技術特性。在實際應用的過程中，非元數據檔案整理技術可以實現檔案實體整理與檔案歷史聯系整理的有效分離，以實現檔案歷史聯系的多元化，進而促進檔案整理技術的可持續穩定發展。endprint

（三）虛擬整理技術。虛擬整理技術是現代化檔案整理技術的重要內容，突破傳統檔案整理技術的局限性，提高檔案整理效率，并主要包括以下幾點技術內容：

1.紙質文件虛擬整理。在進行檔案整理工作中，紙質文件整理主要以實體整理為核心，而虛擬整理技術起到輔助作用，用于紙質文件信息的檢索與處理。紙質文件實體具備單一性特點，使得檔案工作人員只能運用同一種技術進行檔案整理，而虛擬整理技術的應用，使得檔案工作人員可以結合紙質文件特征屬性開展虛擬整理工作，根據文件實體特征排序，在保證紙質文件實體排序的前提下，構建檔案歷史聯系多維記錄體系，以達到檔案整理的最佳目的。在紙質文件虛擬整理中，將文件實體轉化為電子文件，在計算機整理系統中，以紙質文件間歷史聯系為整理對象，在計算機整理系統中記錄紙質文件實體特征，結合紙質文件多維特征進行文件排序，形成檔案間歷史聯系的記錄結果，以明確紙質文件間歷史聯系。

2.電子文件虛擬整理。電子文件存儲介質為計算機，主要將物理實體存于計算機硬盤、光盤中，其電子文件儲存中的物理排序具備不可掌控性，借助計算機技術，檔案工作人員可以對檔案間歷史聯系進行單獨記錄，使得所有電子文件的整理邏輯統一，進而記錄電子文件間的歷史聯系。對此，電子文件虛擬整理與紙質文件虛擬整理技術具備本質上的相同屬性，完全脫離于文件實體，通過獨立符號和邏輯進行檔案間歷史聯系的記錄。這就使得電子文件虛擬整理在記錄文件間來源的基礎上，可以記錄文件和其他文件間具體聯系或是與任何事物間的聯系，從事由層次上分析，電子文件虛擬整理可以詳細記錄某事件間從屬關系；從全宗層次上分析，電子文件虛擬整理可以全面記錄全宗間從屬關系，以實現電子文件間隱含歷史聯系的記錄，為檔案使用者提供全方位歷史檢索，提高檔案資源利用價值。

3.載體檔案虛擬整理。不同載體檔案在進行整理的過程中，要采用統一標準，這在傳統檔案整理技術中被認為是無法實現的，而虛擬整理技術的應用使其成為現實，記錄檔案間歷史聯系，并對各個載體檔案進行有效歷史整理，進而突破傳統檔案整理的局限性，提高檔案整理效率。在檔案整理實踐中，檔案工作人員可以根據各個載體檔案整理特征，將其輸入到計算機整理系統中，借助計算機網絡技術對各個載體檔案進行排序，揭示檔案間隱含的歷史聯系，達到檔案整理的最終目的，進而提高檔案整理工作的綜合質量水平。

四、結束語

本文通過對檔案整理理念及技術的研究，得出：1.在進行檔案整理工作中，檔案工作人員要了解檔案形成特點，明確檔案間歷史聯系，還原社會實踐原貌，以實現檔案資源利用價值的最大化。2.在進行檔案整理工作中，檔案工作人員要遵循真實準確、主動服務、尊重權益等整理原則，完善檔案整理理念體系，進而指導檔案整理工作的發展取向。3.在進行檔案整理工作中，為了提高檔案整理效率，檔案工作人員要結合文件形成屬性，合理選擇檔案整理技術，完善檔案整理流程，記錄檔案間歷史聯系，進而達到檔案整理的最終目的。

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