關于歸檔紙質文件與電子文件整理的分析

徐丹丹

【摘要】辦公室行政管理中一項重要的工作內容就是檔案文件的保管，傳統的辦公模式中對不同的公文、檔案文件保管形式為紙質版保管，但是隨著政府機關或企事業部門的工作量加大，需要保管和存儲的文件資料較多，考慮到保管時限問題，需要綜合應用紙質版文件和電子版文件。紙質文件和電子文件在應用中均有各自的優勢，本篇文章在此基礎上，主要對紙質文件與電子文件整理歸檔的方法和要求等進行研究與分析。

【關鍵詞】紙質文件；電子文件；歸檔 ；整理；方法

企業在經營管理過程中有較多的文件資料產生，相關部門需要以檔案保管的形式將這些文件資料予以建檔、保存，政府等機關單位在行政事務處理中也有不同檔案資料需要進行合理、妥善保管，因而文件整理與歸檔工作需要做到科學和規范。現代信息技術的應用與發展促進電子政務和辦公自動化的發展，因而在文件整理中進行信息化建設能夠有效提高工作效率和水平，針對紙質文件與電子文件的整理、歸檔需要從實際分析中展開研究與討論。

一、紙質文件與電子文件歸檔、整理基本要求

紙質文件與電子文件在歸檔管理中需要應用“雙套歸檔”的辦法，即在實際工作中需要對光介質和磁介質兩種文件進行同步歸檔，使其形成兩套內容一致的檔案。在文件管理中需要確立一定的規章制度，對建檔、存檔等工作內容、工作要求和工作方法等以制度形式予以明確，在分級責任制形式下強化檔案管理人員的工作責任意識。另外在紙質文件整理中需要重點核實信息內容的真實性和可信度，了解是否存在信息、內容不完整等問題，電子文件在歸檔、編目中需要進行基本信息錄入，登記進出電子文件，保證其在網絡傳輸過程中的安全。紙質文件與電子文件整理、歸檔和保管工作具有系統化和聯結性特點，因而需要對文件檔案進行定期或不定期的備份、登記和收集檢查。

二、紙質文件與電子文件歸檔、整理方法及要點分析

（一）統一分類方案。紙質文件在管理中基本思路是設置管理期限，根據文件內容性質對其保管層次進行年度設置，然后對紙質文件進行排序管理，按照一定的文件量和組合形式合理劃分歸檔類型。而電子文件在歸檔管理過程中由于其文件性質為信息化的數字狀態，在邏輯關系和物理結構等方面存在一定的復雜性。考慮到電子文件信息載體相分性以及檔案管理不安全性，在歸檔管理中應該綜合傳統紙質文件管理的方法和思路。對于紙質文件與電子文件的歸檔管理需要統一分類方案，按照時間年限予以劃分或按照作者設置保管層次，保證文件資料的完整性、真實性和可靠性，在對應性管理關系中提高文件檔案的查全率和查準率。分類性紙質文件與電子文件管理中要綜合其形成規律，建立有機聯系，促使文件保管、分類方法統一、規范。

（二）統一排序和編號方法。傳統的檔案管理工作中主要是以紙質版文件保管的形式進行，電子文件在保管中需要對應其排列方法，在立卷方法上進行改革并通過計算機完成檢索對文件進行整理。關于文件排序不用考慮較多的文件聯系關系，在獲得上級部門同意后對文件進行發文和保管期限排列順序，使文件整理方法更加簡便。紙質文件與電子文件在編號處理中需要統一方法，在檔案文件信息化管理中充分發揮其法律效力，在紙質文件首頁上方空白處填寫相關內容或加蓋檔案章；而電子文件需要在電子檔案建立中填寫、錄入保管期限、作者和年度等信息，一般由計算機自動生成文件序列號。紙質文件與電子文件在排序與編號方法上做到一致能夠進一步保證文件管理的對應性關系。

（三）統一編目格式。文件檔案管理中關于編目處理主要是對文件進行目錄編制和標引，這項處理程序的目的是為了在文件歸檔、存儲后給后續的檔案查閱以及調用工作提供便利。紙質文件與電子文件在整理中統一編目格式能夠實現高效率的文件檢索，尤其是電子文件存儲量大、管理內容豐富，通過計算機系統的應用，對其進行多重組合條件下的文件編目，能夠使后期檔案檢索和查詢更加智能化和效率化，減少手工編目操作，工作差錯率更低。計算機系統中建立統一的目錄格式能夠使文檔目錄、文件目錄更加對應、統一和規范，檔案管理中心能夠在自動化辦公中完成標引項目和電子文件著錄工作，使網絡時代下檔案管理模式改革，有效發揮紙質文件與電子文件的“多查”“驗證”作用。

三、結語

紙質文件保管具有一定的傳統性，但是文件資料信息可信度更高，電子文件建立與保管具有簡單、快捷、方便等優勢，提高了文檔工作的效率和水平，但是也存在一定的信息泄露風險。因而在實際工作中應用“雙檔”管理的方法，對紙質文件進行檔案備份和妥善管理，有利于后期的資料核對和信息查驗，對電子文件進行整理、歸檔實現檔案數字化，應用數據庫系統，對重要文件內容進行加密處理。紙質文件與電子文件性質不同，在文件整理與歸檔中注意區分方式方法，有效實現優勢互補，能夠提高文件檔案管理的可靠性和長效性。

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