事業單位檔案管理的創新思路探究

張朝敏

摘 要：創新是一個國家和民族興旺發達的動力源頭，任何事物發展都必須依靠創新，事物發展如果缺乏創新，就好比是無源之水。因此，加快檔案管理創新不僅是事業單位謀求新發展的思路，也是事業單位緊跟時代步伐的突出表現。鑒于此，本文將從現階段檔案管理存在的弊端著手，在此基礎上就如何加強事業單位檔案管理創新思路進行詳細闡述，為事業單位發展提供動力。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新思路

現階段事業單位檔案管理存在的弊端

檔案收集難度大

目前，事業單位在開展檔案管理工作，缺乏規范性，相關管理制度在材料收集過程中也沒有發揮實際作用。檔案材料收集考核不嚴格，檔案不上交、缺漏以及不完整的問題屢屢發生，但卻得不到有效遏制。相關部門紛紛各司其職，只負責管好自己負責的任務，彼此間缺乏有效的交流與溝通，嚴重限制了檔案管理收集工作的有效進行。

管理人員缺乏較強的責任意識

近年來，事業單位發展迅猛，但人員配備的頹勢卻日益明顯，專業檔案管理人員極其缺乏，兼職人員也沒有跟進學習和培訓，嚴重限制了檔案管理規范性的提升，各種錯誤或紕漏眾多。不少檔案管理人員濫用職權，自私借出檔案但不負責追回，一旦檔案發生丟失，為了逃避責任，往往選擇隱瞞不上報。很多檔案管理人員沒有接受過專業的檔案管理培訓，基礎知識缺乏，致使檔案出現胡亂涂抹和標注的問題。

檔案管理技術和設備落后

由于事業單位檔案管理相關的技術和設備落后，導致檔案管理工作效率與質量遲遲得不到有效改善。一方面，檔案管理技術落后。

盡管檔案法確立以來，經過幾十年的發展，但是檔案管理技術因為重視度和投入資金力度不足，幾乎處在原地徘徊的狀態。不少單位甚至都沒有配備專業的檔案管理人員，沒有建立專門的檔案存放庫房，所有檔案材料均由職工個人經手，很多檔案甚至被當作廢紙處理掉。

另一方面，檔案管理設備得不到及時更新。目前，事業單位現有的用于檔案管理的設備大多老化陳舊，由于檔案管理工作得不到應有的重視，導致設備投入水平一直較低，檔案管理多是通過手動錄入的形式進行，電腦配置缺乏保密性，根本無法保障材料的安全性。因為檔案管理一直落后單一，嚴重限制了檔案開發利用率的提升，檔案資料的服務資源與參考價值均未得到有效開發，致使檔案管理陷入被動。很多紙質檔案材料因管理不善，發霉蟲蛀等現象比較常見，導致檔案資料的完整性受到嚴重破壞。

專業檔案管理人員嚴重缺乏

就目前的檔案管理隊伍而言，很多從事檔案管理工作的人員大多只是兼職人員，很少是專職檔案管理人員，他們經常身兼數職，根本抽不出多余的精力和時間處理檔案管理事務，他們很多都沒有學習過專業的檔案管理知識與管理技能，導致檔案管理工作難以開展下去。由于身上的擔子較重，那么兼職檔案管理的人員根本就沒有時間參加檔案學習和培訓，所做的檔案管理工作僅限于為檔案貼標簽，存放入檔案柜，致使檔案材料的劃分、整理等工作均出現嚴重失誤，檔案移交也無法快速進行。

加強事業單位檔案管理創新的思路分析

創新檔案管理機制

一方面，加強約束條款的雙向性建設。從事檔案管理工作的人員不僅是檔案管理制度約束的對象，還是負責檔案管理具體執行的主體。所以，加強對檔案管理的約束，能夠確保檔案管理工作順利進行下去。但是，當前有不少事業單位，在執行檔案管理機制的過程中，因為領導個人形象以及行為問題，導致檔案管理機制的執行效果不盡如人意。因此，對于事業單位而言，應當加強檔案管理機制創新，建立雙向性約束機制，不僅要對檔案管理工作內容進行約束，同時還要對領導的制度建設行為提供有效約束，確保檔案工作質量。

另一方面，采取分卷立冊的檔案管理模式。之所以實行這種管理模式，主要是受到干部人事檔案管理的啟發。在這種檔案管理模式下，將檔案材料劃分為以下六個欄目，分別是設立登記時、變更登記、注銷登記的材料、年檢材料、新聞公告材料以及其他有參考價值的材料，需要針對所有材料打印統一目錄，并分裝成不同冊，每個單位均設置一個檔案盒進行分類管理，這樣就能夠避免檔案登記錯亂、單位不符等問題的出現。

加快檔案管理重點轉型

由檔案管理向檔案服務轉型。一直以來，事業單位的檔案管理只是單純的管理活動，而進入信息化時代后，這種僅局限于管理的檔案管理已經難以滿足事業單位的發展需求了，無論是檔案資料的可利用性，還是便捷程序，人們都提出了越來越高的要求。因此，就需要事業單位立足于自身實際情況，摒棄陳舊的管理思想，樹立正確的服務觀念，可以借助于信息化手段，將豐富完善的資料呈現給檔案使用者，提供優質的檔案資料服務。還可以通過電子檔案的建立，實行分類設置，為檔案使用者進行資料查詢和使用提供便利。

由被動管理向主動管理轉型。當前，我們正處于信息化時代，人們對于檔案資料也提出了越來越高的要求，由于紙質檔案資料笨重且易毀損，人們往往傾向于選擇電子檔案材料，所以，對于事業單位而言，為了提高檔案管理質量，就需要實現由被動管理向主動管理的轉變。比如說，檔案管理人員在對檔案信息進行更新處理后，應當在系統中主動進行展示，這樣檔案使用者就能實現實時查詢與使用。由實體資料向虛體資料轉型。進入信息時代后，紙質材料已經越來越不適合做檔案資料的載體了，在這種情況下，電子檔案就成為了檔案發展的必由之勢。因此，在檔案管理過程中，應當加強信息化構建工作，盡可能地將實體檔案轉變為虛體檔案，即電子檔案。檔案管理人員要在電子檔案的收集、管理、保存與調用等環節加強控制，促進檔案管理水平的提升。

加快檔案管理人員培訓機制創新

一名合格的檔案管理人員除了要有強烈的責任心外，還要有為人民服務的工作意識、為工作甘于奉獻的精神，愛崗敬業。為了加快檔案管理人員培訓機制的創新，首先，采取引進與培訓并舉的策略。為了滿足當前檔案管理的現實需求，身為檔案管理人員，應當不斷提高自身的專業知識，引進專業化水平高、懂技術的檔案管理人員，為整個檔案管理隊伍注入新鮮血液，提高檔案管理的整體水平。不斷加大培訓力度，組織檔案管理人員參加信息化培訓，建立信息化知識平臺，并融入科學化和數字化技術不斷加以完善，提高檔案管理的智能化水平。

其次，營造良好的環境。在事業單位內營造一種良好的學習氛圍，在學習檔案管理專業知識的同時，適當地掌握數字化與智能化技術，讓每個檔案管理人員能夠充分認識到檔案管理的重要意義。同時，還要完善硬件設施，及時根據實際需要購入相關軟硬件設備，提高檔案管理水平。

最后，強化溝通與學習。年輕檔案管理人員要虛心向經驗豐富的老檔案管理人員學習和求教，加強實踐，不斷發現自身問題，及時予以糾正，并對每個環節進行嚴格把關，保證規范標準，通過以老帶新、傳幫帶等有效機制，使每位檔案管理人員的業務素質得到有效提升，以便更好地融入到檔案管理創新中去。

結語

總之，檔案管理工作對于事業單位極其重要。因此，在當今這個知識信息時代，必須不斷加強事業單位檔案管理創新，可以從創新檔案管理機制、檔案管理重點轉型、創新檔案管理人才培訓機制等方面入手加以創新和完善，使得檔案管理中的各種弊端得以消除，進而促進檔案管理水平的提升，推動事業單位發展。

（作者單位：昭通市天麻特產局）

【參考文獻】

[1]崔來強.大數據時代下事業單位檔案管理創新發展策略[J].教育，2017（03）.

[2]李雯雯.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革探討[J].科學與信息化，2017（32）.

[3]尚雪蕾，賀林燃.試析事業單位檔案管理創新及檔案管理數字化問題[J].人力資源管理，2017（11）.