探討大學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化管理

常巍

摘 要：二十一世紀是信息時代，信息的有效性與安全性越來越重要，檔案管理工作也因此面臨著轉(zhuǎn)型與升級的挑戰(zhàn)。檔案是學(xué)生信息的載體，記載著學(xué)生的基本信息、家庭情況、成績鑒定、思想品德鑒定以及獎懲情況等，是高等教育人才培養(yǎng)計劃中不可缺失的內(nèi)容，因而必須提高大學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)代化以適應(yīng)社會信息化發(fā)展的需求。

關(guān)鍵詞：大學(xué)生檔案；管理工作；現(xiàn)代化

大學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化的意義

大學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化是指檔案管理人員運用先進的檔案管理技術(shù)、管理方法、管理手段對大學(xué)生檔案進行保管，為大學(xué)生檔案利用提供方便，其管理的對象是檔案，服務(wù)對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾為檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。大學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化就是要優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案管理效率，促進檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。

大學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化管理中存在的問題

管理理念落后，檔案意識淡薄

理念是行動的指導(dǎo)，當(dāng)前大學(xué)生檔案管理工作中尚未樹立先進的管理理念，沒有認識到檔案管理工作的重要性。隨著高校招生人數(shù)的不斷增加，每年有很多的學(xué)生畢業(yè)，又有很多的學(xué)生進入學(xué)校，檔案數(shù)量不斷增加，給檔案管理工作帶來了很大的壓力，稍有疏忽就會給學(xué)校和學(xué)生帶來諸多麻煩，所以高校必須重視大學(xué)生檔案管理工作。大學(xué)生是檔案的主體，但是當(dāng)前大學(xué)生的檔案意識薄弱，沒有認識到大學(xué)檔案對自己今后學(xué)習(xí)生活的影響有多大。

管理模式單一，管理制度不全

當(dāng)前高校檔案管理模式單一，在檔案管理中缺乏動態(tài)管理。大學(xué)生在校期間會經(jīng)歷很多事情，檔案管理要根據(jù)學(xué)生的具體表現(xiàn)進行增加，將學(xué)生的獎懲情況及時收入檔案之中，但是由于檔案管理制度不健全，檔案管理工作沒有落實到位，使學(xué)生檔案沒有及時更新。傳統(tǒng)的檔案管理模式在信息處理中缺乏靈活性、共享性，不利于高校教育管理工作的開展。

信息化水平低，人員素質(zhì)不高

電子檔案作為一種新型檔案早已在高校中實施，但是當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理中信息化水平低，電子檔案尚未普及。一方面是硬件條件匱乏，現(xiàn)代化設(shè)備沒有及時更新；另一方面是因為檔案管理人員素質(zhì)低，不能運用信息技術(shù)進行檔案管理。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理水平，當(dāng)前大學(xué)檔案管理人員缺乏檔案專業(yè)知識，且檔案管理能力十分有限，不能滿足檔案管理工作的要求，制約了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

大學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化管理策略

傳統(tǒng)的大學(xué)生檔案管理方式信息共享程度較低，信息處理的靈活性、時效性、準(zhǔn)確性已經(jīng)不能滿足當(dāng)前高校教育工作的需求，因此必須創(chuàng)新高校檔案管理技術(shù)與方法，提升大學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化水平。

更新管理理念，增強檔案意識

在高校大學(xué)生檔案管理中要樹立“以人為本”的管理理念，為學(xué)生和學(xué)校提供人性化的檔案管理服務(wù)。高校要重視學(xué)生檔案管理工作，加強對檔案管理工作的指導(dǎo)，落實檔案管理工作。此外，在信息時代，檔案的保管與利用非常重要，在高校中要加強檔案宣傳，不斷提高學(xué)生的檔案意識，保障學(xué)生的信息權(quán)益。

創(chuàng)新管理模式，健全管理制度

當(dāng)前大學(xué)生檔案管理模式單一，制約了檔案管理工作現(xiàn)代化水平的提高，所以要創(chuàng)新大學(xué)生檔案管理模式，靈活處理檔案管理中存在的各種問題。為此，要建立健全的檔案管理制度，從檔案的收集、整理、使用各個環(huán)節(jié)上制定完善的管理制度，實施“責(zé)任到人”的管理策略，使檔案管理人員從思想上認識到學(xué)生檔案的重要性和自身工作的重要性，進而在檔案管理實踐工作中加強檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性。也可以通過采用業(yè)績考核制度來調(diào)動檔案管理人員的積極性，使其積極主動地去學(xué)習(xí)先進的信息技術(shù)來提高業(yè)務(wù)能力，以適應(yīng)高校教育現(xiàn)代化的需求。

引進先進技術(shù)，提高信息化水平

電子檔案能夠提高高校學(xué)生檔案信息的共享性、及時性、準(zhǔn)確性，所以高校要引進先進的技術(shù)設(shè)備，提高檔案管理工作的信息化水平來適應(yīng)檔案管理工作的現(xiàn)代化。標(biāo)準(zhǔn)化和信息化是檔案管理科學(xué)化水平提高的重要標(biāo)志，但是檔案的安全也非常重要，在高校檔案管理中既要運用信息技術(shù)來提高檔案管理現(xiàn)代化，也要保證學(xué)生檔案信息安全，防止被不法分子利用。

結(jié)語

信息化背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再適應(yīng)高校學(xué)生教育管理現(xiàn)代化的需求，大學(xué)生檔案管理工作面臨著升級與轉(zhuǎn)型，因此高校要充分認識檔案管理工作現(xiàn)代化的重要性，積極解決檔案管理中存在的問題，從而更好地保障大學(xué)生的信息權(quán)益。

（作者單位：湖南工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

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