基層檢察院檢察檔案信息資源開發利用
——以天津市T檢察院為例

李夢彤

天津市濱海新區塘沽人民檢察院，天津 300450

一、天津市T檢察院檢察檔案信息資源開發與利用現狀

(一)檢察檔案全宗情況分析

從1956年至今，天津市T檢察院訴訟檔案共有23000余冊案卷，文書檔案共有2580件670卷，其余的檔案包括基建檔案、會計檔案、照片檔案、光盤檔案數量也都逐年增加。加大力度促進檢察機關檔案開發與利用的進程，對于提高檢察檔案管理水平、提高檢察檔案利用效率、輔助檢察工作有序開展都具有重要意義。

(二)檢察檔案電子化掃描現狀

在信息化建設方面，T檢察院檔案的電子化程度已經非常高了，2016年之前的檔案已基本完成輸機、掃描工作，2016年之后的電子化掃描工作正在逐年有序進行。在數據庫建設方面已經取得較大成績，但目前為止未實現網絡化管理機制，沒有完善局域網建設，只能單機檢索，沒能實現檔案室與各內設機構信息資源的共享。

(三)檢察檔案利用效果調研

T檢察院已經制定了較為健全的檔案借閱制度并一直都在嚴格執行，對利用權限也做了較為明確具體的規定。本院干警利用檔案需經部門主要負責人及辦公室主任批準，而外單位人員利用檔案則要憑單位介紹信并經分管領導批準。T院建立了檔案數據庫，可以利用計算機瀏覽電子版本，查找利用檔案十分方便。2017年7月至2018年7月一年時間內，該院檔案室共接待查閱利用人員100余次，利用檔案資料近150卷(件)冊。但是，“重藏輕用”的傳統觀念以及檢察檔案開發利用方式較為單一，仍然極大阻礙著檢察檔案利用效果的有效發揮。

二、開發與利用的意義

(一)是維護檢察機關真實歷史面貌的重要工具

檢察檔案是檢察機關各項職能工作活動的原始記錄，是記載檢察機關歷史發展過程的重要文獻，檢察檔案是所有的檢察活動走進歷史的最終形式，其他任何工作和工具都無法代替它實現重現檢察工作歷史原貌的功能。因此，及時充分地開發檢察檔案信息資源，將第一手信息資料保存起來，防止重要信息的消失，有利于維護檢察機關和國家檢察歷史的真實面貌。

(二)是提高檢察工作效率的重要前提

該院每年續編《全宗介紹》、《大事記》、《組織沿革》《工作概況》等材料，可以使利用者不必翻閱大量原始檔案而能滿足某一專門問題的需要，并為深入研究提供系統準確的資料。如在編寫《天津市志》《天津檢察年鑒》時，上述編研材料就發揮了重要作用，極大地提高了編寫效率。

(三)是促進立法工作、普法工作、黨風廉政建設的重要基礎

普法、法學教育要達到滿意的效果就不能采用簡單的法律條文和法學理論說教的方式，要運用司法實踐中產生的大量形象而生動的事例。要不斷健全完善檢察人員廉政檔案將其進行開發，可以將全院干警的廉政檔案發布到院內局域網上，讓干警們相互了解，相互監督。這樣不但使檢察隊伍的管理更加規范化，同時也使干警的執法行為更加規范，能夠推動檢察機關黨風廉政建設健康發展。

三、開發與利用面臨的問題

(一)開發利用意識薄弱

基層檢察院的檔案意識仍然較為淡薄，上到院內領導、下到業務干警，甚至是檔案工作者對檔案的收集、管理和利用這些環節的重視程度都呈現出不同程度的淡薄。檢察檔案管理工作的環境大多是封閉、半封閉的，對社會利用者的真實利用需求缺乏清晰的了解；在檔案工作者腦海中始終有一種“重藏輕用”的觀念，這將檔案工作者禁錮于檔案室內，沒能發揮主動性去挖掘檔案中蘊藏的價值；目前，基層檢察機關的各種編研成果如《組織機構沿革》、《案例匯編》及各種文件匯編基本是司法系統內部使用，真正由社會公眾利用的微乎其微，這也是檔案開發利用意識淡薄的一種表現。

(二)信息化建設實現難度大

基層檢察院所保存的檔案數量十分巨大，絕大多數檔案處于閑置狀態，使得檔案開發利用的效果并不明顯。目前，天津市T檢察逐漸重視起音像、照片、實物、會計檔案等種類的檔案的收集分類保管，已經設立榮譽檔案室專門用于保管實物檔案，但是陳列好的實物檔案所起到的開發利用效果僅停留在追溯本院歷史這一淺顯的層面。在檔案室中，紙質檔案仍然占據主要地位，T檢察院投入資金，將紙質檔案輸機掃描，建立檔案管理數據庫，但只能單機檢索。配套的軟硬件基礎設施專業性較強，檔案人員技術水平不高，出現問題時無法及時解決。因此，信息化建設始終是檔案室工作的一個瓶頸。

(三)利用方式單一、難以兼顧安全性和保密性

天津市T檢察院檔案室現有的檔案檢索手段主要是手工檢索，在進行輸機掃描提高電子化程度之后，增加了單機目錄檢索、數據庫檢索手段。提供利用的方式基本以原件查閱或者在符合保密規定的前提下進行復制，諸如傳真、網絡借閱等更加信息化的檢索手段還沒有實現。傳統的檢察檔案開發利用方式和手段如手工檢索提供利用的服務方式已不能滿足利用者的利用需求，檔案利用方式落后單一與利用者的信息化需求之間的矛盾越來越尖銳。顯然，目前檔案室提供利用服務的方式和手段并不能完全滿足利用者的需要。

四、開發與利用解決對策

(一)加強基層檢察檔案組織隊伍建設

1.打造科學的工作格局

成立以辦公室主任牽頭的專門工作小組，具體實施收集整理歸檔工作。定期督促開發利用進度，及時發現和解決存在的各種問題和困難；各科室兼職檔案員具體負責各科室檔案材料的收集、整理和移交工作，形成上下結合、左右協調、分工負責、團結協作的工作機制。讓檔案人員牽頭，以檔案管理制度為準繩，開展檔案知識培訓，使全院干警能夠充分意識到檔案工作的重要性。應對檔案員進行有針對性的專業訓，使之掌握過硬的檔案專業知識、一定的法律業務知識和計算機操作能力。

2.對檔案工作人員進行計算機技術培訓

傳統的紙質檔案工作人員并不能十分熟練的掌握網絡技術，檢察機關可以引進一些高科技人員，通過他們帶來的計算機前沿知識和檔案后臺管理技能實現檔案的數字化和網絡化建設。對在職檔案工作人員進行定期的觀念和技能培訓，使他們能夠轉變與檔案信息化建設不相適應的思想，熟悉和掌握現代化的技術和技能，創建一支適應信息時代要求的檢察檔案管理隊伍。

(二)兼顧安全性和保密性

1.開展編研工作

由于檢察檔案的原始記錄性、保密性等特點，大部分很有開發利用價值的檔案被束之高閣，造成極大的檔案資源浪費。檔案編研是將檢察檔案的有關信息進行整合處理，可做到既有利于檔案信息傳遞交流的需要，又不違背檔案原始性、保密性特點，是解決檔案信息的開放與檔案信息的保密之間存在沖突的重要途徑。

2.注意檢察檔案的安全

目前對于電子檔案大多數檢察院都是采用雙軌制，即既保存電子檔案，又保存紙質檔案。在保存電子檔案時應注意配置相應的防潮、防磁等設備，更要針對檔案的特殊性配備專門的計算機網絡殺毒和防木馬軟件，確保電子檔案安全保存。對檔案信息資源進行分級保護，根據檔案密級不同設置不同的借閱審批制度，防止檔案泄密或丟失，提高檢察檔案的安全保密性。

(三)加快檔案信息化建設

檔案信息管理標準化是核心，數字化資源建設重點，人才和軟件是關鍵，設備硬件是條件。目前，地方各級檢察院都在積極進行信息化建設。至今為止，天津市T檢察院已經基本完成了2016年前的檔案數字化掃描工作，2016年以后的檔案也正有序地開展輸機掃描工作。信息化技術的應用，可以為檔案信息資源的開發利用提供更為有效的途徑和方式，提高檔案信息資源開發利用的效率，為利用者提供更為便捷的服務。

(四)實現多元化檔案信息共享

首先，將檔案進行輸機掃描，并完成著錄工作。其次，引進并利用網絡共享的檔案管理軟件，促進檢察檔案信息資源收集完整度和效率的提高。最后，設置權限，確定密級，實行檔案網上借閱服務，極大地避免實體檔案收到磨損進而遭到毀壞，能減少借閱、利用檔案的行政成本，實現共享能夠逐步消除信息孤島、極大地提高檢察檔案的管理效率，使得檢察業務工作能夠更加順利地開展。