淺談關于人事檔案管理的方法分析

張忙

摘 要： 隨著社會經濟發展腳步的加快，我國教育事業的發展也越來越迅速，并且人事檔案管理工作在學校日常管理工作中越來越受到重視。所謂學校人事檔案，其中包含了各教職員工、行政人員以及后勤人員的相關信息，同時人事檔案對學校教師的職稱評定和福利分配也起著極大的作用。

關鍵詞：人事；檔案管理；方法分析

學校人事檔案管理的重要性

體現學校員工的個人閱歷

對于學校每個員工而言，其個人閱歷都可以在人事檔案上得到體現，所以人事檔案管理工作至關重要。學校從事人事檔案管理工作的相關人員也應該認識到做好這份工作對于學校發展的重要性，在工作中必須具備較高的責任感，要讓人事檔案及時得到更新和完善，保證其真實性，只有這樣才能促使人事檔案管理工作的有效性得到充分發揮。

是人事管理工作中的重要組成部分

在人事管理工作中會涉及許多的工作內容，人事檔案管理就是其中的重要組成部分，所以對這部分的工作不容忽視，只有做好人事檔案管理工作，才可能促使人事管理工作的整體水平得到提升。所以，對于學校從事人事檔案管理工作的人而言，應對這部分工作內容重視起來，加強人事檔案信息的準確性。

其真實完整性是學校工作質量的體現

人事檔案的真實性以及完整性是衡量學校工作效率以及工作質量的標準，所以在人事檔案管理工作中保證檔案信息的真實完整是學校工作質量的體現，需要相關管理人員在工作中做到科學合理，相關規章制度也應得到完善，這在人事檔案管理中具有重大意義。

當前在學校人事檔案管理中普遍存在的問題

管理意識薄弱

在當前的人事檔案管理工作中，大多數學校相關人員的管理意識相當薄弱，且忽視檔案管理的重要性，從而造成了學校的人事檔案信息丟失以及偽造等現象的發生。此外，有部分學校的相關管理人員在人事檔案管理中甚至存在棄檔的情況，主要是由于從人事檔案信息上不能對一個人的綜合素質進行判定，僅根據人事檔案對人進行評價具有一定的片面性。并且在學校中，有許多人事檔案管理員沒有經過專業化的培訓，通常情況下是由其他部門人員兼職，因此人事檔案管理這塊的重要性很容易被忽視，在實際管理工作中許多環節都變成了一種形式。

沒有完善的管理規范

部分學校的人事檔案管理基本上沒有與教職員工以及其他工作人員的實際情況相結合，并且在人事檔案管理的發展中也缺乏完善的管理規范。由于一些人事檔案信息是經過不同渠道、時間以及不同部門被轉交到人事檔案管理人員手上的，所以造成一些檔案信息的不規范。而且在人事檔案管理工作中，管理人員的責任意識不強，并且在進行人事檔案管理過程中實行一些不規范的操作，對丟失的檔案信息也沒有及時收集，甚至有些學校員工的人事檔案手續相當的簡潔，相關的檔案信息沒有及時進行更新和補充，因此也給學校人事工作的順利開展帶來了困難。

人事檔案管理的方法分析

實行現代化管理

為提高學校人事檔案管理工作的有效性，可以實行現代化管理，從人事檔案管理中的相關環節和管理規范出發，在進行人事檔案編制時，要盡量避免與國家政策相結合進行，檔案管理的整個過程應將學校教職員工以及其他工作人員的檔案信息采取分級管理的方式，再運用電子系統管理所有的人事檔案信息，并將所有的人事檔案信息進行存檔。此外，在學校人事檔案電子存檔工作中，可以與人事管理工作一起開展，這樣的方法可以有效保證人事檔案信息的真實性，同時也有利于人事檔案的完整。這種現代化的人事檔案管理方法，可以大大提高學校人事管理工作的質量。

及時維護人事檔案系統

對于人事檔案管理系統而言，管理人員不能僅僅在其出現問題的情況下才想到去維護，而是在平常的工作中就應該隨時關注人事檔案管理系統的運行狀態，實時進行維護。如果管理人員在平時沒有做好系統的維護工作，那么一旦發生問題就會出現較大的維護難度。另外，人事檔案管理系統的硬件和軟件是重要的維護對象，這兩者在維護工作中具有相當大的復雜性，所以管理人員應做好數據備份，避免人事檔案信息的丟失。

人事檔案管理人員應提高自身素質

隨著信息技術的發展，人事檔案管理工作中傳統的管理方式已經無法適應當前時代發展的需求，現代化管理的出現要求人事檔案管理人員必須提高自身素質。學校相關人員在日常人事檔案管理工作中應該具有主動服務的觀念，促使人事檔案管理的服務功能得以延伸，為學校各個部門都能提供非常便捷的人事服務，幫助學校挖掘出優良的人力資源，充分發揮人事檔案管理的有效性，從而實現學校人事工作的高效化發展模式。

結語

總的來說，當前學校的人事檔案管理工作越來越受到重視，其對學校教學人才得以有效利用發揮著巨大的作用。由于各方因素的影響，雖然當前在學校的人事檔案管理工作中依然存在著許多問題，但是在新形勢下，隨著人事檔案管理人員工作方式的改進，即實行現代化管理，對檔案系統及時維護，提高管理人員的自身素質，相信人事檔案管理效率會快速得到提高。

（作者單位：西安海棠職業學院）

【參考文獻】

[1]梁麗慶.淺析人事檔案的管理[J].辦公室業務，2012（19）.

[2]崔文謙.淺析學校人事檔案管理的現狀與完善措施[J].卷宗 ，2014（08）.