淺談關(guān)于人事檔案管理的方法分析

張忙

摘 要： 隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展腳步的加快，我國(guó)教育事業(yè)的發(fā)展也越來(lái)越迅速，并且人事檔案管理工作在學(xué)校日常管理工作中越來(lái)越受到重視。所謂學(xué)校人事檔案，其中包含了各教職員工、行政人員以及后勤人員的相關(guān)信息，同時(shí)人事檔案對(duì)學(xué)校教師的職稱(chēng)評(píng)定和福利分配也起著極大的作用。

關(guān)鍵詞：人事；檔案管理；方法分析

學(xué)校人事檔案管理的重要性

體現(xiàn)學(xué)校員工的個(gè)人閱歷

對(duì)于學(xué)校每個(gè)員工而言，其個(gè)人閱歷都可以在人事檔案上得到體現(xiàn)，所以人事檔案管理工作至關(guān)重要。學(xué)校從事人事檔案管理工作的相關(guān)人員也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到做好這份工作對(duì)于學(xué)校發(fā)展的重要性，在工作中必須具備較高的責(zé)任感，要讓人事檔案及時(shí)得到更新和完善，保證其真實(shí)性，只有這樣才能促使人事檔案管理工作的有效性得到充分發(fā)揮。

是人事管理工作中的重要組成部分

在人事管理工作中會(huì)涉及許多的工作內(nèi)容，人事檔案管理就是其中的重要組成部分，所以對(duì)這部分的工作不容忽視，只有做好人事檔案管理工作，才可能促使人事管理工作的整體水平得到提升。所以，對(duì)于學(xué)校從事人事檔案管理工作的人而言，應(yīng)對(duì)這部分工作內(nèi)容重視起來(lái)，加強(qiáng)人事檔案信息的準(zhǔn)確性。

其真實(shí)完整性是學(xué)校工作質(zhì)量的體現(xiàn)

人事檔案的真實(shí)性以及完整性是衡量學(xué)校工作效率以及工作質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)，所以在人事檔案管理工作中保證檔案信息的真實(shí)完整是學(xué)校工作質(zhì)量的體現(xiàn)，需要相關(guān)管理人員在工作中做到科學(xué)合理，相關(guān)規(guī)章制度也應(yīng)得到完善，這在人事檔案管理中具有重大意義。

當(dāng)前在學(xué)校人事檔案管理中普遍存在的問(wèn)題

管理意識(shí)薄弱

在當(dāng)前的人事檔案管理工作中，大多數(shù)學(xué)校相關(guān)人員的管理意識(shí)相當(dāng)薄弱，且忽視檔案管理的重要性，從而造成了學(xué)校的人事檔案信息丟失以及偽造等現(xiàn)象的發(fā)生。此外，有部分學(xué)校的相關(guān)管理人員在人事檔案管理中甚至存在棄檔的情況，主要是由于從人事檔案信息上不能對(duì)一個(gè)人的綜合素質(zhì)進(jìn)行判定，僅根據(jù)人事檔案對(duì)人進(jìn)行評(píng)價(jià)具有一定的片面性。并且在學(xué)校中，有許多人事檔案管理員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，通常情況下是由其他部門(mén)人員兼職，因此人事檔案管理這塊的重要性很容易被忽視，在實(shí)際管理工作中許多環(huán)節(jié)都變成了一種形式。

沒(méi)有完善的管理規(guī)范

部分學(xué)校的人事檔案管理基本上沒(méi)有與教職員工以及其他工作人員的實(shí)際情況相結(jié)合，并且在人事檔案管理的發(fā)展中也缺乏完善的管理規(guī)范。由于一些人事檔案信息是經(jīng)過(guò)不同渠道、時(shí)間以及不同部門(mén)被轉(zhuǎn)交到人事檔案管理人員手上的，所以造成一些檔案信息的不規(guī)范。而且在人事檔案管理工作中，管理人員的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，并且在進(jìn)行人事檔案管理過(guò)程中實(shí)行一些不規(guī)范的操作，對(duì)丟失的檔案信息也沒(méi)有及時(shí)收集，甚至有些學(xué)校員工的人事檔案手續(xù)相當(dāng)?shù)暮?jiǎn)潔，相關(guān)的檔案信息沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行更新和補(bǔ)充，因此也給學(xué)校人事工作的順利開(kāi)展帶來(lái)了困難。

人事檔案管理的方法分析

實(shí)行現(xiàn)代化管理

為提高學(xué)校人事檔案管理工作的有效性，可以實(shí)行現(xiàn)代化管理，從人事檔案管理中的相關(guān)環(huán)節(jié)和管理規(guī)范出發(fā)，在進(jìn)行人事檔案編制時(shí)，要盡量避免與國(guó)家政策相結(jié)合進(jìn)行，檔案管理的整個(gè)過(guò)程應(yīng)將學(xué)校教職員工以及其他工作人員的檔案信息采取分級(jí)管理的方式，再運(yùn)用電子系統(tǒng)管理所有的人事檔案信息，并將所有的人事檔案信息進(jìn)行存檔。此外，在學(xué)校人事檔案電子存檔工作中，可以與人事管理工作一起開(kāi)展，這樣的方法可以有效保證人事檔案信息的真實(shí)性，同時(shí)也有利于人事檔案的完整。這種現(xiàn)代化的人事檔案管理方法，可以大大提高學(xué)校人事管理工作的質(zhì)量。

及時(shí)維護(hù)人事檔案系統(tǒng)

對(duì)于人事檔案管理系統(tǒng)而言，管理人員不能僅僅在其出現(xiàn)問(wèn)題的情況下才想到去維護(hù)，而是在平常的工作中就應(yīng)該隨時(shí)關(guān)注人事檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)，實(shí)時(shí)進(jìn)行維護(hù)。如果管理人員在平時(shí)沒(méi)有做好系統(tǒng)的維護(hù)工作，那么一旦發(fā)生問(wèn)題就會(huì)出現(xiàn)較大的維護(hù)難度。另外，人事檔案管理系統(tǒng)的硬件和軟件是重要的維護(hù)對(duì)象，這兩者在維護(hù)工作中具有相當(dāng)大的復(fù)雜性，所以管理人員應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份，避免人事檔案信息的丟失。

人事檔案管理人員應(yīng)提高自身素質(zhì)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理工作中傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的需求，現(xiàn)代化管理的出現(xiàn)要求人事檔案管理人員必須提高自身素質(zhì)。學(xué)校相關(guān)人員在日常人事檔案管理工作中應(yīng)該具有主動(dòng)服務(wù)的觀念，促使人事檔案管理的服務(wù)功能得以延伸，為學(xué)校各個(gè)部門(mén)都能提供非常便捷的人事服務(wù)，幫助學(xué)校挖掘出優(yōu)良的人力資源，充分發(fā)揮人事檔案管理的有效性，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校人事工作的高效化發(fā)展模式。

結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，當(dāng)前學(xué)校的人事檔案管理工作越來(lái)越受到重視，其對(duì)學(xué)校教學(xué)人才得以有效利用發(fā)揮著巨大的作用。由于各方因素的影響，雖然當(dāng)前在學(xué)校的人事檔案管理工作中依然存在著許多問(wèn)題，但是在新形勢(shì)下，隨著人事檔案管理人員工作方式的改進(jìn)，即實(shí)行現(xiàn)代化管理，對(duì)檔案系統(tǒng)及時(shí)維護(hù)，提高管理人員的自身素質(zhì)，相信人事檔案管理效率會(huì)快速得到提高。

（作者單位：西安海棠職業(yè)學(xué)院）

【參考文獻(xiàn)】

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