基于知識管理的集團化企業檔案信息化建設研究

邱巧艷

摘 要：對于集團企業的運行和發展來說，檔案管理能夠讓管理層對企業的運營情況有更好的了解，所以企業檔案管理的信息化建設就顯得尤為重要。基于對集團企業檔案管理現狀以及問題的調查和了解，本文指出了基于知識管理的集團化企業檔案信息化建設所需的條件和要求，并在此基礎上提出了檔案管理信息化建設的措施，深入保證檔案管理效率和效果。

關鍵詞：知識管理；檔案管理；信息化建設

知識管理是指在企業的運行過程中建設科學有效的知識體系，通過對企業內部和外部顯性知識與隱性知識的收集，將其融入已經建成的知識體系中，讓這些知識能夠為企業的運行和發展帶來重要指引。

通常情況下，企業中的隱性知識數量更多，并且識別較為困難，所以當前的很多企業對這一點的認識存在不足，更無法通過知識體系進行企業檔案管理。

集團企業檔案管理中存在的問題

當前，在集團企業的檔案管理中，主要存在以下問題。

隨意性

在很多集團企業中，無論是管理層還是檔案管理工作人員，都將檔案管理工作看作企業中的附屬工作，這會導致企業中的各類工作人員都會對檔案管理工作失去相應的研究興趣，并且讓檔案管理工作人員也降低對該項工作的重視程度，最終讓檔案管理工作中充斥著隨意性，降低檔案管理整體效率[1]。

自主性

對于集團企業來說，政府對企業的干預更少，并且當前的法律體系中已經規定集團企業的檔案將獨立管理，這種現象導致集團企業檔案管理的自主性很高，但是這也能夠導致一個問題，即高自主性帶來了更高的隨意性。

多元性

對于集團企業來說，多元性的存在體現在兩個方面：

其一是載體的多元性。集團企業的檔案載體包括紙質載體、硬盤載體等多種形式，這種多元性顯然不利于檔案的有效管理。

其二，管理體系的多元性。對于檔案管理工作來說，需要具備科學合理的管理流程，但是很多集團企業的檔案管理流程建設存在問題，并且體系混亂，這種多元性也會降低企業的檔案管理效率。

精簡性

對于集團企業的運行過程來說，會降低對無法為企業帶來經濟收益的部門的投入，所以很多集團企業會極力降低企業中檔案管理部門的人員數量，并降低對該部門的基礎設施建設，最終形成了檔案管理工作的精簡性效果。

基于知識管理的集團化企業檔案信息化建設條件與要求

要應用知識管理體系對企業的運營過程進行有效指導，其中一個重要的信息來源為企業檔案，通過對檔案的研究和分析，能夠讓企業對運行情況有更好的了解。另外，對于基于知識管理的企業檔案信息化建設來說，需要結合知識管理中的知識共享要求來提高檔案管理的效率，并防止發生重復勞動，基于以上兩點，可以確定檔案信息化建設條件和要求包括以下方面。

人才需求

當前的集團企業檔案管理工作中，形成這些現象的一個重要原因為人才的儲備量不足，或者工作人員素質不能滿足檔案系統信息化建設的要求。對于知識管理體系下的檔案信息化建設，除了要保證工作人員有基本的檔案管理素質外，還需要能夠對知識管理體系有深入的了解。所以，對于集團企業的檔案管理系統來說，企業需要采取合理的措施來提高人才素質，讓其能夠更好地進行檔案管理，并根據知識管理體系的要求進行工作，從而促進企業的檔案信息化建設。另外，對于企業檔案管理的人員來說，還需要具備檔案信息的挖掘能力，讓其能夠為企業發展挖掘信息和知識。

硬軟件需求

對于集團企業的硬軟件系統來說，涵蓋多種重要內容，需要從兩個方面進行分析。

硬件系統

信息化建設的一項重要工作為對整個檔案管理工作進行信息化建設，這就要求對檔案承載媒介進行統一規定。對于信息化系統來說，承載媒介需要統一為存儲硬盤，實現對檔案的統一管理。同時，硬件系統還包括各類檔案錄入設備，只有讓這些設施之間能夠得到有效的聯系，才能保證系統的穩定運行。

軟件系統

軟件系統包括兩個方面：一是在檔案管理中應用的軟件系統，需要保證這些軟件運行的穩定性[2]；二是各項規章制度。通過合理規章制度的建設，能夠對工作人員的行為做出限制和指導，提升檔案管理工作的效率。

基于知識管理的集團化企業檔案信息化建設措施

提升人才素質

對于企業檔案信息化建設來說，一項重要的措施是提升人才素質，而要達成這一目的，需要通過以下措施來實現。

嚴把人才招聘關

要保證檔案管理系統能夠與知識管理體系進行深入融合，需要保證招聘到的專業人才對知識管理有很深的了解，能夠根據企業的發展情況建設相應的知識管理體系。

資深員工培訓

對于從事檔案管理的資深員工來說，由于其對企業的發展情況和運營理念有很深入的了解，所以需要讓這類員工人盡其才，向其導入相應的知識管理理念，讓其能夠在檔案管理過程中充分應用該理念來指導工作。

隱性知識轉化

企業員工和組織在工作中會產生和發現很多隱性知識，對這些知識進行合理的應用是知識管理的重要要求之一，隱性知識包括多種內容，如靈感、經驗、見解等。對于企業檔案管理工作來說，需要讓工作人員在產生或發現隱性知識時及時記錄，使其成為顯性知識，由專業人員對這類知識進行了解與研究，讓這類知識能夠促進企業生產經營的良好發展[3]。

加強硬軟件系統建設

通過上文可以發現，基于知識管理的硬軟件系統包括兩個方面，另外軟件方面也涉及兩個內容，所以，對于檔案管理工作來說，這些軟硬件都需要被合理建設。對于硬件系統來說，企業需要保證各類檔案能夠被有效存儲到硬盤中。另外，由于要將隱性知識顯性化，需要向工作人員提供平板電腦以及筆記本，讓其能夠隨時記錄發現的各類隱性知識；對于軟件系統，需要根據企業的實際情況來建設相應的檔案管理系統。另外，還可以應用大數據技術以及物聯網技術，實現對檔案內所涵蓋知識的深入發掘，從而發現檔案中存在的各類知識。集團企業還可以建設專用的檔案管理平臺和數據分析平臺，以實現各類知識的高效發掘和分析，充分發揮檔案的用途，助力企業更好地發展。

轉變檔案管理思想

對于當前大多數集團企業來說，檔案管理還在沿用傳統的檔案管理思維，這種思維顯然與知識管理體系下的檔案管理工作或知識管理工作的要求不符，所以企業需要轉變傳統檔案管理思想。需要轉變的思想如下。

檔案管理的重要性

要達成這一要求，工作人員需要能夠深入發掘檔案中攜帶的信息，并將這些信息提交到管理層，當管理層發現檔案信息的重要性時，能夠讓其意識到檔案管理的重要性，從而加強檔案信息化建設力度。

與企業內涵的融合

企業的內涵包括企業文化和企業運營策略，當檔案管理體系能夠與這兩方面有效地融合時，能夠主動修正檔案管理流程，并讓工作人員主動發掘各類隱性知識，提高檔案管理效率。

強化知識管理觀念

對于企業檔案管理工作來說，一個硬性要求是強化工作人員的知識管理觀念，從而讓其能夠在工作過程中主動應用知識管理理念，提高整個集團企業的檔案管理效率。企業可以采用以下措施達成目的。

建設綜合學習的平臺

在該平臺中，不但要包括知識管理的各項理論知識，也要含有具體的知識管理案例，讓工作人員能夠更好地進行學習。

建設知識共享渠道

對于檔案管理工作來說，需要各流程中的工作人員能夠加強交流，提升檔案管理效率。所以，企業需要按照運行情況來建設相應的知識共享渠道，讓工作人員能夠分享各類知識。

結語

綜上所述，當前我國的集團企業檔案管理中存在隨意性、精簡性等各類問題，這些問題會降低檔案管理效率和效果。要想在知識管理的背景下進行檔案管理信息化建設，需要提高工作人員素質、強化知識管理、轉變檔案管理思想和加強硬軟件建設，最終讓檔案管理系統更好地運行。

（作者單位：紫金礦業集團股份有限公司）

【參考文獻】

[1]張淯. 知識管理背景下民營企業檔案管理信息化建設研究[D].南昌大學，2014.

[2]王麗慧. 論“企業檔案知識管理者”的角色意識與實現[D].湖北大學，2011.

[3]師迅東. 企業檔案信息化的評估標準研究[D].湘潭大學，2008.