信息時(shí)代機(jī)關(guān)文檔一體化管理分析

文·耿榛

文檔一體化管理，是指將相對(duì)獨(dú)立的文件管理和檔案管理工作統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體，將檔案管理貫穿文書和檔案工作全過程，實(shí)現(xiàn)從文件生成到歸檔的全過程控制。[1]文檔一體化的思路和具體實(shí)踐早在上世紀(jì)就已興起，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、計(jì)算、分析能力大大增強(qiáng)，國(guó)家推進(jìn)信息化和電子政務(wù)建設(shè)的步伐不斷加快，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）的應(yīng)用越來越普遍。信息時(shí)代，機(jī)關(guān)單位的文檔一體化管理迎來迅速發(fā)展期。

一、信息時(shí)代機(jī)關(guān)文檔一體化管理必要性分析

（一）理論基礎(chǔ)

1. 文件生命周期理論。“文件生命周期”的概念是美國(guó)檔案專家菲力浦·C·布魯斯在1940年首次提出的，1950年，英國(guó)檔案學(xué)者羅吉爾·艾利斯對(duì)文件生命周期作了“三階段論”的劃分。他認(rèn)為文件一般要經(jīng)歷現(xiàn)行文件階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段這樣一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)周期。之后，美國(guó)前國(guó)家檔案與文件局局長(zhǎng)詹姆斯·B·羅茲又將文件生命周期理論往前推進(jìn)了一步，他講文件生命周期劃分為四個(gè)階段，即“文件的形成階段、文件的利用和保護(hù)階段、文件的鑒定選擇階段、檔案管理階段。”他在《檔案管理和文件管理在國(guó)家信息系統(tǒng)中的作用》一文中指出，文件產(chǎn)生后，首先是作為履行組織職能的工具，然后，當(dāng)這一職責(zé)完成，即文件的實(shí)現(xiàn)效用消失或者全部目的已經(jīng)達(dá)成后，需對(duì)文件進(jìn)行價(jià)值鑒定，最后，對(duì)沒有保存價(jià)值的文件進(jìn)行銷毀，對(duì)具有永久保存價(jià)值的文件，作為檔案保存，賦予其新的使命。此后，文件生命周期“三階段論”逐漸被“四階段論”所代替。[2]

2. 后保管模式。1996年的第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)上，加拿大檔案學(xué)者特里·庫克強(qiáng)調(diào)檔案部門應(yīng)改變工作思路，傳統(tǒng)狀態(tài)下，檔案注重的是對(duì)實(shí)體文件的保管，但立足于當(dāng)時(shí)信息技術(shù)飛速發(fā)展的社會(huì)現(xiàn)狀，應(yīng)將檔案工作的注意力轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)文件、文件形成者以及文件形成過程之間相互關(guān)系的關(guān)注。之后，經(jīng)其系統(tǒng)闡述的“后保管模式”在檔案學(xué)界受到廣泛關(guān)注，逐步發(fā)展并漸成體系。[3]

3. 前端控制思想。前端控制思想是檔案學(xué)界針對(duì)電子文件的出現(xiàn)所帶來的檔案工作流程和工作內(nèi)容的變化而做出的理論回應(yīng)。眾多學(xué)者對(duì)前端控制思想進(jìn)行過闡述。劉越男認(rèn)為，所謂“前端控制”，是指針對(duì)電子文件的管理，從文件形成之時(shí)甚至形成之前（即電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段）就開始進(jìn)行管理，一直持續(xù)到文件歸檔。在這一過程中要進(jìn)行通盤規(guī)劃。[4]馮惠玲認(rèn)為，前端控制是指結(jié)合具體實(shí)際情況，盡可能多地把檔案管理功能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)，前端控制思想是現(xiàn)代文件管理理念和檔案管理理念的重要內(nèi)容，是全面、系統(tǒng)、優(yōu)化思想的體現(xiàn)。[5]

文件生命周期理論揭示了文件和檔案之間的轉(zhuǎn)化關(guān)系和運(yùn)動(dòng)過程，是進(jìn)行文檔一體化管理需要遵循的核心思想，而后保管模式和前端控制思想則在信息時(shí)代背景下向前拓展了檔案管理職能。文件生命周期、后保管模式和前端控制思想奠定了信息時(shí)代文檔一體化管理的理論基石。

（二）現(xiàn)實(shí)意義

1. 是貫徹落實(shí)檔案工作政策方針的必然要求。全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要中明確要求，要加快提升電子檔案的管理水平。2014年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》指出，要實(shí)現(xiàn)檔案部門對(duì)電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)。因此，加快檔案管理信息化步伐，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的全程管理，做好文檔一體化工作，是今后一段時(shí)間檔案管理部門的工作重點(diǎn)，也是貫徹落實(shí)國(guó)家關(guān)于檔案工作一系列政策方針的具體行動(dòng)。

2. 是信息時(shí)代做好檔案管理工作的迫切需求。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化進(jìn)程不斷加快，機(jī)關(guān)單位OA系統(tǒng)的應(yīng)用越來越普及，大量文件通過OA系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)，而傳統(tǒng)檔案管理工作與OA系統(tǒng)之間缺乏連接橋梁，如何將檔案管理前移，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件進(jìn)行在線歸檔成為實(shí)際工作中迫切需要解決的問題。

3. 是提升機(jī)關(guān)單位整體信息化水平的重要途徑。根據(jù)文件生命周期理論，一份文件從形成到作為檔案被保存，是一個(gè)完整的鏈條，在單位信息化建設(shè)中，統(tǒng)籌考慮文檔一體化的管理思路，在電子文件形成之初，就加入檔案管理的要素，將文件歸檔的規(guī)范要求體現(xiàn)在前端。如此，不僅檔案管理工作會(huì)更加順暢、規(guī)范、高效，整個(gè)單位的信息化水平也會(huì)再上臺(tái)階。

二、信息時(shí)代進(jìn)行文檔一體化管理面臨的問題

文檔一體化的檔案管理思路在紙質(zhì)檔案時(shí)代就已經(jīng)得到了充分的實(shí)踐，進(jìn)入信息時(shí)代，如何在總結(jié)前期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，延續(xù)文檔一體化管理方式，還面臨著諸多問題。

（一）缺乏頂層設(shè)計(jì)

目前，信息系統(tǒng)作為輔助辦公的手段，其應(yīng)用越來越普遍，一個(gè)機(jī)關(guān)單位內(nèi)部可能同時(shí)存在多個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)，分屬不同的部門進(jìn)行管理、維護(hù)和使用，譬如：OA系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等等，但由于缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，各個(gè)系統(tǒng)都是獨(dú)立運(yùn)行的，互相之間并不兼容，這就導(dǎo)致雖然大部分紙質(zhì)檔案都有對(duì)應(yīng)的電子文件，但是，由于不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同，各個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)無法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享，檔案管理系統(tǒng)也就無法自動(dòng)接收來自各個(gè)系統(tǒng)的電子文件。一方面，是海量的電子文件無法轉(zhuǎn)化為檔案資源，處于“用完即放置”的狀態(tài)，得不到規(guī)范的整理、鑒定和保管；另一方面，檔案管理部門接收紙質(zhì)檔案后，仍要進(jìn)行數(shù)字化處理或者是按照紙質(zhì)檔案逐份找到對(duì)應(yīng)的電子文件后進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，不論哪種方式，都導(dǎo)致了重復(fù)勞動(dòng)，耗時(shí)耗力。

（二）檔案管理“前移”不夠

文件與檔案是同一事物在不同階段的表現(xiàn)形式，檔案就是具有保存價(jià)值的文件。這是關(guān)于文件與檔案關(guān)系的樸素認(rèn)知。但在機(jī)關(guān)單位的具體工作中，“重文件輕檔案”的思想普遍存在，這一思想延續(xù)到信息化建設(shè)中，具體表現(xiàn)在信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)、應(yīng)用，都是按照業(yè)務(wù)工作流程來進(jìn)行的，而沒有考慮“檔案管理”的要素，文件歸檔仍然被認(rèn)為是后期工作，而沒有進(jìn)行前移。

（三）檔案管理人員知識(shí)儲(chǔ)備亟需更新

信息化的發(fā)展與大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，改變著我們的生活方式，也改變著我們的工作方式。在信息時(shí)代做好文檔一體化管理工作對(duì)檔案管理人員是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，文件與檔案的界限較為明顯，“歸檔”這個(gè)工作節(jié)點(diǎn)，意味著文件利用階段的結(jié)束和檔案階段的開始，文件作為檔案被保管，完成新的歷史使命。而信息時(shí)代，電子公文在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，“文件”與“檔案”的分界逐漸模糊，檔案管理工作人員要適應(yīng)這一變化，必須充分了解單位公文運(yùn)轉(zhuǎn)全貌，并要懂得數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，而且能夠熟練進(jìn)行系統(tǒng)操作。目前，機(jī)關(guān)單位檔案管理人員中符合要求的人才較為缺乏，加上部分檔案管理人員創(chuàng)新動(dòng)力不足，成為信息時(shí)代進(jìn)行文檔一體化管理的又一阻力。

三、信息時(shí)代實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的有效途徑

基于電子數(shù)據(jù)的文檔一體化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，關(guān)鍵在于實(shí)現(xiàn)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，從而實(shí)現(xiàn)從文件形成階段到文件歸檔階段整個(gè)過程的通盤規(guī)劃和全程管理。

（一）加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)

在設(shè)計(jì)開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194-2012 ）進(jìn)行設(shè)計(jì)，將檔案管理業(yè)務(wù)流程納入系統(tǒng)，從整體框架上形成文檔一體化的電子數(shù)據(jù)管理模式，完成電子公文的在線移交、接收、統(tǒng)計(jì)、管理、借閱、查詢等一系列工作環(huán)節(jié)。

（二）推進(jìn)系統(tǒng)融合

在實(shí)際應(yīng)用中，如果已建有多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，且不與檔案管理系統(tǒng)兼容，可以在現(xiàn)有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，增加文件的檔案管理屬性，按照檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式要求，在提交歸檔時(shí)，將電子文件轉(zhuǎn)化為檔案管理系統(tǒng)可以接收、導(dǎo)入的格式，通過“導(dǎo)出”“導(dǎo)入”的轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的接收、歸檔、保管。

（三）進(jìn)行全程管理

將檔案管理工作“關(guān)口前移”，提前至電子文件形成之初，根據(jù)紙質(zhì)文件歸檔范圍和保管期限的要求，在對(duì)應(yīng)的電子文件上添加檔號(hào)、年度、頁數(shù)、保管期限、信息公開屬性、責(zé)任者、責(zé)任處室等檔案管理要素。文件一旦形成，就已經(jīng)進(jìn)入檔案管理的流程；文件還在運(yùn)轉(zhuǎn)中時(shí)，是否需要?dú)w檔、保存多長(zhǎng)時(shí)間等檔案管理屬性就已經(jīng)確定；當(dāng)文件確已運(yùn)轉(zhuǎn)結(jié)束時(shí)，在電子公文系統(tǒng)里面點(diǎn)擊“提交歸檔”，經(jīng)檔案管理工作人員審核無誤，文件就可以自動(dòng)歸入檔案管理系統(tǒng)，紙質(zhì)文檔一并提交，文件的全部生命周期就完成了。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

應(yīng)高度重視檔案管理人員業(yè)務(wù)技能的提升，在信息化、數(shù)字化的大背景下，尤其應(yīng)注重辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)操作等計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的培訓(xùn)，更重要的是，要積極組織檔案管理人員進(jìn)行檔案信息化建設(shè)分析研究、服務(wù)咨詢等方面的技術(shù)交流，不斷提高業(yè)務(wù)工作能力，努力打造一支精通檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)、熟悉現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍。

不管現(xiàn)在還是將來，文檔一體化管理都不可能獨(dú)立于信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的支撐進(jìn)行發(fā)展。在信息時(shí)代，我們將完全有能力做到文件在制發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)，就已經(jīng)通過網(wǎng)絡(luò)接受檔案部門的管理，可以理解為“歸檔”已提前進(jìn)行，同時(shí)又不影響文件正常運(yùn)轉(zhuǎn)程序。信息時(shí)代的文檔一體化管理工作必將取得飛速發(fā)展，希望本文能夠?yàn)槲磥砣娮有问较碌奈臋n一體化管理提供一定參考。

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