我國智庫建設中的內部檔案鑒定與保管

文 / 代俊紅

隨著我國社會經濟的不斷發展，我國黨政機關、企事業單位、科研院所等智庫機構會在業務活動、交流溝通、指導決策中產生各種類型的內部檔案資料。這類檔案資料通常具有權威性高、專業性強、信息量大、保密性高等特點，具有極高的參考價值，常為我國黨政機關制定相關方針政策提供參考[1]。內部檔案資料的鑒定與保管工作對于檔案資料的專業性、保密性等有很大影響。因此，我國各智庫機構在建設過程中，需要做好內部檔案的鑒定與保管工作。然而，從目前我國智庫機構內部檔案的鑒定與保管的整體情況來看，在許多方面仍做得不到位，需要進一步加強內部檔案的鑒定與保管。

一、智庫內部檔案的定義和特點

盡管當前我國學術界未對智庫內部檔案進行明確的定義，但許多研究者對內部檔案的概念進行了定義。姜華、王鈺指出，內部檔案是政府部門、學術機構發布的僅限于內部流通、使用的，且帶有保密性質的資料。魏哲從出版的角度認為，內部檔案是各類機構非正式出版或者不公開發行的出版物。李國強則從內容上對內部檔案進行界定：內部檔案一般是非正式或非公開出版的刊物資料，如會議論文、調研報告、統計數據等[2]。筆者認為，智庫內部檔案是由各級政府、學術單位、工商業界產生的，在各行業、各系統、各單位內部流通的，用于上傳下達、指導工作的檔案資料。智庫內部檔案的主要特點表現在內容形式、流通渠道、受眾群體等方面。

（一）內容形式

從內容形式來看，智庫內部檔案一般是黨政公文、調查報告以及統計數據等，包括部分非公開的機關公文性的簡報等信息資料。它具有比一般檔案更高的社會價值，也具有較高的保密性。

（二）流通渠道

在流通渠道上，智庫內部檔案的流通分為兩種方式。一種是在智庫機構內部的流通，即相關資料只流通于智庫機構內部部分相關工作人員之間。例如，聊城大學的《太平洋島國研究簡報》僅對聊城大學的相關研究工作者開放，相關研究者僅能從聊城大學的內部網站來下載這一簡報。另一種是智庫機構間的流通。顯然，這種內部檔案的流通范圍比第一種方式要大得多。在這種流通方式下，其它智庫機構的工作人員可以通過學術會議、行業培訓、交流訪問等形式來收集和獲取相關內部資料。例如，南京大學舉辦了2016中國智庫治理論壇，并發布了《CTTI來源智庫MRPA測評報告（2015—2016）》，這份報告只對參加此次論壇的相關人員開放[3]。

（三）受眾群體

智庫內部檔案的受眾群體雖然覆蓋面廣，包括各類企事業單位、黨政機關、非營利性機構等，但從大部分智庫機構內部檔案流通的方向來看，其最主要的受眾是政府部門。這也是智庫內部檔案在受眾方面的特點。智庫內部檔案最核心的功能是為政府部門在制定政策方針時提供相關的數據、資料支持，為其決策提供資料參考。因此，智庫內部檔案的流通有點類似于公文的呈遞，一般會有報送對象和批示意見。例如，當代馬克思主義政治經濟學創新智庫編輯的《創新智庫動態》這一內部文檔，被呈遞到經濟學部、辦公廳、科研局、創新辦等政府機關，由這些政府機關對這一內部檔案進行批示。

二、內部檔案的鑒定

智庫的內部檔案一般是通過檔案的半衰期來鑒定。通常情況下，智庫內部檔案的半衰期為十年，在保存十年之后僅對重要的內部檔案保存。也有些智庫機構有特殊的內部資料保存期。例如，南京大學檔案館的內部檔案采取的是定期保存方式，大部分內部檔案的保存期限設置為二十年。智庫內部檔案的鑒定應當從兩個方面進行，首先是對需要鑒定的內部檔案資料進行收集，然后是對內部檔案屬性和價值進行鑒定。

（一）內部檔案的收集

一般而言，內部檔案只在本行業或本單位內部進行流通。鑒于內部檔案這種特殊的流通情況，內部檔案的收集也必須根據實際情況從兩個方面展開。第一，在可以獲取內部資料的行業、單位中對內部檔案進行收集，需要根據相應的標準對檔案進行收集。在這種收集方式下，資料的移交過程是由個人向檔案室移交。第二，對于不易收集內部資料的行業和單位，應由非內部人員通過一種特殊的渠道對某類內部檔案進行收集。在這種收集方式下，資料收集者一般是通過參加會議、委托收集、交換等方式獲取資料。然而，從當前智庫機構內部檔案的收集情況來看，許多智庫機構缺乏良好的檔案收集意識和相應的檔案收集規程。在內部檔案流通范圍外，非內部人員也沒有明確的資料收集渠道[4]。這就要求我國智庫機構必須做好內部檔案收集的規范工作，制定相關的內部檔案收集流程與制度，確保內部檔案資料收集的可靠性。

（二）內部檔案的屬性鑒定

智庫的內部檔案屬性獨特。這主要體現在制作主體、制作目的以及流通范圍三個方面。首先，內部檔案的制作主體必須是政府相關部門以及企業，而由個人制作產生的資料則不能歸屬于內部檔案。例如，在學術會議上學者與他人進行學術交流的論文，如果沒有在公開渠道出現過，那么這篇論文就不能作為內部檔案。這是因為內部檔案最基本的屬性是具備集體性。值得注意的是，雖然某些內部檔案由個人撰寫，但如果其集體屬性大于個體屬性，那么這一資料仍可以作為內部檔案來保管。其次，在制作目的上，內部檔案應當是非營利的。也就是說，內部檔案不應在市場中流通，也沒有專門的發行渠道。最后，內部檔案的流通范圍應當是本行業或本系統內，具有內部性的特點。如果內部資料的流通范圍不在機構內部，那么其就不再具有內部性的屬性。因此，對于智庫內部檔案屬性的鑒定，也就是對其集體性、非營利性、內部性等屬性的鑒定。

（三）內部檔案的價值鑒定

隨著時代的發展和社會的變遷，智庫內部檔案的數量每年都在呈現幾何級的增長，但是各智庫機構保存內部檔案的空間卻相對有限。因此，智庫機構有必要鑒定內部檔案的價值，從而對沒有價值的內部檔案定期進行銷毀[5]。根據檔案學對于檔案價值鑒定的五項原則，智庫內部檔案的價值鑒定也需要遵循以下原則：（1）整體性原則，即內部檔案價值鑒定應從行業或者智庫機構的整體利益出發，綜合各方面因素來評定內部檔案的價值；（2）主體性原則，即在明確內部檔案屬性的前提下，根據智庫主體需求對檔案的價值進行評估；（3）全面性原則，即在判斷內部檔案價值時，智庫機構不僅要考慮本單位的需求，而且要兼顧其他單位、系統的需求，從社會、國家角度來衡量內部檔案的價值；（4）發展性原則，即對智庫內部檔案的價值鑒定不能僅從眼前的利益出發，還應當結合現階段的實際情況來考慮其未來的潛在的價值；（5）效益性原則，即智庫機構在鑒定內部檔案價值時應充分考慮鑒定和保管的成本及收益。

三、內部檔案的保管

智庫內部檔案的保管需要規范智庫內部檔案的存放秩序，其目的在于延長內部檔案的使用期限和防止內部檔案的損壞。內部檔案的保管重點應從保管主體和保管環境兩方面來考慮。

（一）保管主體

為了確保內部檔案的有序管理，智庫機構應劃分不同的檔案保管主體。對于大部分智庫機構來說，通常存在三個層次的保管主體，即個體保管者、檔案室和檔案館。例如，從個體保管者來看，個體意識決定了內部檔案保管的科學性和有效性。若保管主體缺乏科學的保管意識且智庫機構沒有建立相應的保管制度，勢必會出現保管無序的情況，甚至出現內部檔案的缺失和損壞，容易引起嚴重的后果。與個體保管不同，擁有檔案室或者檔案館的智庫機構通常會有一套較為嚴格的檔案保管標準，可以較好地確保內部檔案的完整性、安全性與保密性。然而，目前我國大部分智庫機構都是通過個體保管者進行保管，具有檔案室或者檔案館的智庫機構較少。同時，許多智庫機構也沒有建立相應的保管制度，對于保管主體的職責沒有明確的規定。有些具有保管制度的智庫機構，也沒有嚴格按照保管制度來對內部資料進行保管。

（二）保管環境

除了保管主體之外，智庫內部檔案的保管環境也非常重要。對于具有檔案館的智庫機構來說，可從兩方面來營造良好的保管環境。一方面，檔案館需要為工作人員提供相應的物質空間，包括存儲內部資料所需的各種工具、設備等。另一方面，檔案館需要制定一套科學、合理的保管制度。從整體上來看，當前我國各種智庫內部檔案的保管環境不容樂觀。這主要表現在：第一，保管主體層次多，權責不明，對于那些需要移交給檔案室的內部資料并沒有明確的規定。另一方面，未建立嚴格的內部檔案保管制度。許多智庫機構內部檔案的保管基本上依靠保管人員的主觀經驗[6]。在這方面，南京大學圖書館內部檔案的保管經驗非常值得借鑒，這所大學的檔案館不僅為內部檔案的保管預留了較大的保存空間，而且通過拍照等方式對重要的紙質內部檔案資料做了電子化處理，增加內部檔案保管環境的安全性。此外，南京大學圖書館還制定了專門的內部檔案管理制度，所有內部檔案都按照這一制度要求的流程進行保管，充分保證了內部檔案資料保管的有效性和安全性。

四、結束語

綜上所述，內部檔案的鑒定與保管是智庫建設過程中的重要工作。智庫機構要規范內部檔案資料的收集工作，保證來源的可靠性，然后做好內部檔案屬性和價值的鑒定。在內部檔案保管上，智庫機構必須提供相應的保管空間，明確保管主體的職責，建立嚴格的保管制度。