企業(yè)文書檔案的管理及利用分析

文/劉 茜

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入發(fā)展，企業(yè)在市場中的競爭性也在不斷提高。為了更加有效地提高自身的競爭力，必須從以往的經(jīng)營經(jīng)驗(yàn)中尋找方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)發(fā)展策略與執(zhí)行方法的優(yōu)化。

一、落實(shí)檔案管理流程的嚴(yán)謹(jǐn)性

首先，要強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的完整性。在進(jìn)行檔案管理的工作中，應(yīng)當(dāng)對(duì)企業(yè)所屬的各個(gè)分公司、部門、崗位，甚至是相關(guān)的控股公司等一系列的經(jīng)營管理資料全部列入管理信息當(dāng)中，以此保證信息的全面與完整，更好地起到借鑒作用。同時(shí)，要對(duì)企業(yè)運(yùn)行中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，在銷售、融資、商標(biāo)注冊(cè)等信息上進(jìn)行收集，有效地發(fā)揮此類信息的憑證作用，使文書檔案的信息內(nèi)容對(duì)企業(yè)進(jìn)行全面的覆蓋。

其次，在進(jìn)行檔案工作的管理過程中，應(yīng)當(dāng)注重資料保存與借鑒流程的完整性。這一點(diǎn)在紙質(zhì)文書檔案的管理上顯得尤為重要，必須設(shè)置專人專崗，將借閱的權(quán)限進(jìn)行有效控制，在嚴(yán)格按照規(guī)定措施執(zhí)行的過程中，減少檔案內(nèi)容的損毀與丟失，提高管理工作的有效性，以方便后續(xù)借閱活動(dòng)的進(jìn)行，為企業(yè)提供持續(xù)的信息動(dòng)力。

二、增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

首先，利用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序?qū)n案資料進(jìn)行管理，建立整體的網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，使各項(xiàng)檔案資料圍繞管理工作形成系統(tǒng)。其次，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)采集的資料內(nèi)容進(jìn)行高效分析，使其展現(xiàn)出更具深層次的信息內(nèi)容，更加科學(xué)地為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。第三，通過互聯(lián)網(wǎng)搭建檔案平臺(tái)，對(duì)內(nèi)部人員開放，以層級(jí)管理策略，使企業(yè)員工與領(lǐng)導(dǎo)可以不受時(shí)間與空間的限制，通過平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行查閱，以此增加文書檔案信息的利用效率，更好地為企業(yè)提供服務(wù)。

檔案信息的合理開發(fā)與有效應(yīng)用，不僅是強(qiáng)化檔案管理的有效措施，也使其信息資源的價(jià)值得到提升。通過管理流程的完善、信息化系統(tǒng)的建設(shè)、知識(shí)屬性的升級(jí)，可以更加全面地實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效管理與優(yōu)質(zhì)應(yīng)用，真正為企業(yè)的發(fā)展與競爭起到切實(shí)的借鑒與指導(dǎo)作用

此外，在企業(yè)搭建檔案管理平臺(tái)的過程中，還可以實(shí)現(xiàn)與區(qū)域范圍內(nèi)相關(guān)行業(yè)、領(lǐng)域信息的交流與互動(dòng)，并由此獲得更大的資訊范圍，最大限度地提升信息的共享與開發(fā)，在內(nèi)部檔案管理工作的基礎(chǔ)上，通過網(wǎng)絡(luò)信息互動(dòng)作用，為企業(yè)提供更加優(yōu)勢化的服務(wù)內(nèi)容。

三、強(qiáng)調(diào)檔案內(nèi)容的知識(shí)屬性

檔案在企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中不僅是信息的保存，同時(shí)也提供著科技、教育、管理的具體內(nèi)容，有著明顯的影響力水平和輻射力效果，可以成為科學(xué)決策的主要依據(jù)，知識(shí)共享的實(shí)際載體，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源合理調(diào)動(dòng)交流的重要引擎。所以，深入開發(fā)文書檔案的知識(shí)性內(nèi)容，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理上的高效化，為其在市場競爭中構(gòu)建起理想的內(nèi)部結(jié)構(gòu)。

在對(duì)知識(shí)屬性進(jìn)行升級(jí)的過程中，可以將其作為信息資源的獨(dú)立部分與外部結(jié)合，從而開發(fā)出更符合市場需求的產(chǎn)品或服務(wù)內(nèi)容，以此實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展空間的擴(kuò)大，實(shí)現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)型與進(jìn)步。

四、深化信息資源開發(fā)與服務(wù)

企業(yè)的檔案信息內(nèi)容，是對(duì)整個(gè)發(fā)展進(jìn)程的詳細(xì)概述，不僅對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的往來情況進(jìn)行說明，同時(shí)也對(duì)其所在的背景環(huán)境進(jìn)行描述。企業(yè)的管理者必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的這一職能作用，并盡可能地優(yōu)化服務(wù)措施。

首先，應(yīng)以現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行要求，建立起以生產(chǎn)經(jīng)營為核心的檔案管理、利用意識(shí)，并在日常的工作活動(dòng)中，參與到企業(yè)經(jīng)營與生產(chǎn)的一線，對(duì)各種規(guī)劃策略與戰(zhàn)略思路進(jìn)行實(shí)際調(diào)查與分析，以此提高工作內(nèi)容的規(guī)范性和針對(duì)性。

其次，要認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案信息的二次處理并不是簡單的統(tǒng)計(jì)與整理工作，必須結(jié)合實(shí)際生產(chǎn)與發(fā)展內(nèi)容，對(duì)檔案資料進(jìn)行深層次的編撰，并由此挖掘出專業(yè)性的信息，結(jié)合企業(yè)運(yùn)行中的具體材料進(jìn)行合理的統(tǒng)計(jì)與整理，以滿足企業(yè)在未來不同發(fā)展階段中對(duì)于信息材料的實(shí)際需求。同時(shí)，從長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略眼光來分析，應(yīng)當(dāng)對(duì)企業(yè)取得的科研成果、項(xiàng)目經(jīng)營方法、設(shè)備實(shí)用技術(shù)等專項(xiàng)性的內(nèi)容進(jìn)行獨(dú)立歸檔，以便更有效地發(fā)揮其服務(wù)作用。