企業文書檔案的管理及利用分析

文/劉 茜

隨著市場經濟的不斷深入發展，企業在市場中的競爭性也在不斷提高。為了更加有效地提高自身的競爭力，必須從以往的經營經驗中尋找方法，實現對發展策略與執行方法的優化。

一、落實檔案管理流程的嚴謹性

首先，要強調檔案管理工作的完整性。在進行檔案管理的工作中，應當對企業所屬的各個分公司、部門、崗位，甚至是相關的控股公司等一系列的經營管理資料全部列入管理信息當中，以此保證信息的全面與完整，更好地起到借鑒作用。同時，要對企業運行中的各個環節進行控制，在銷售、融資、商標注冊等信息上進行收集，有效地發揮此類信息的憑證作用，使文書檔案的信息內容對企業進行全面的覆蓋。

其次，在進行檔案工作的管理過程中，應當注重資料保存與借鑒流程的完整性。這一點在紙質文書檔案的管理上顯得尤為重要，必須設置專人專崗，將借閱的權限進行有效控制，在嚴格按照規定措施執行的過程中，減少檔案內容的損毀與丟失，提高管理工作的有效性，以方便后續借閱活動的進行，為企業提供持續的信息動力。

二、增強檔案管理信息化建設

首先，利用相應的計算機應用程序對檔案資料進行管理，建立整體的網絡化系統，使各項檔案資料圍繞管理工作形成系統。其次，利用大數據技術對采集的資料內容進行高效分析，使其展現出更具深層次的信息內容，更加科學地為企業發展提供服務。第三，通過互聯網搭建檔案平臺，對內部人員開放，以層級管理策略，使企業員工與領導可以不受時間與空間的限制，通過平臺網絡系統實現對檔案信息內容進行查閱，以此增加文書檔案信息的利用效率，更好地為企業提供服務。

檔案信息的合理開發與有效應用，不僅是強化檔案管理的有效措施，也使其信息資源的價值得到提升。通過管理流程的完善、信息化系統的建設、知識屬性的升級，可以更加全面地實現檔案信息的高效管理與優質應用，真正為企業的發展與競爭起到切實的借鑒與指導作用

此外，在企業搭建檔案管理平臺的過程中，還可以實現與區域范圍內相關行業、領域信息的交流與互動，并由此獲得更大的資訊范圍，最大限度地提升信息的共享與開發，在內部檔案管理工作的基礎上，通過網絡信息互動作用，為企業提供更加優勢化的服務內容。

三、強調檔案內容的知識屬性

檔案在企業發展進程中不僅是信息的保存，同時也提供著科技、教育、管理的具體內容，有著明顯的影響力水平和輻射力效果，可以成為科學決策的主要依據，知識共享的實際載體，實現內部資源合理調動交流的重要引擎。所以，深入開發文書檔案的知識性內容，可以實現企業生產、經營、管理上的高效化，為其在市場競爭中構建起理想的內部結構。

在對知識屬性進行升級的過程中，可以將其作為信息資源的獨立部分與外部結合，從而開發出更符合市場需求的產品或服務內容，以此實現企業發展空間的擴大，實現檔案管理的轉型與進步。

四、深化信息資源開發與服務

企業的檔案信息內容，是對整個發展進程的詳細概述，不僅對經濟活動的往來情況進行說明，同時也對其所在的背景環境進行描述。企業的管理者必須認識到檔案管理工作的這一職能作用，并盡可能地優化服務措施。

首先，應以現代化的標準進行要求，建立起以生產經營為核心的檔案管理、利用意識，并在日常的工作活動中，參與到企業經營與生產的一線，對各種規劃策略與戰略思路進行實際調查與分析，以此提高工作內容的規范性和針對性。

其次，要認識到對檔案信息的二次處理并不是簡單的統計與整理工作，必須結合實際生產與發展內容，對檔案資料進行深層次的編撰，并由此挖掘出專業性的信息，結合企業運行中的具體材料進行合理的統計與整理，以滿足企業在未來不同發展階段中對于信息材料的實際需求。同時，從長遠的戰略眼光來分析，應當對企業取得的科研成果、項目經營方法、設備實用技術等專項性的內容進行獨立歸檔，以便更有效地發揮其服務作用。