新時期加強檔案安全管理的思考

文/楊 紅

高校檔案中有關教學、科研、學校歷史、著名人物等方面的信息資源，對學生的思想道德、科學文化和藝術審美等都具有非常重要的教育意義。高校檔案館應豐富館藏和強化利用，提高參與意識并加大檔案宣傳，充分利用信息化手段實現高校檔案的教育功能

檔案真實記錄著黨和國家方方面面的管理活動以及人民群眾各方面的情況，它不僅為社會、經濟、文化等各方面事業科學發展提供決策依據，還為維護黨和國家、人民群眾的根本利益提供了重要依據。認識到檔案重要作用的同時，更應該認識到，保證檔案實體和內容的安全是發揮檔案參考和憑證作用的前提。同時，計算機網絡技術的日益發達、檔案數字化程度的不斷提升，檔案部門存在的各種安全隱患，使得檔案信息資源的安全管理成為檔案機構和檔案管理人員不得不思考的問題。

一、檔案安全管理的必要性

1.檔案信息化對檔案安全管理帶來挑戰

現代信息技術在檔案事業中的應用催生了檔案信息化，即在檔案管理活動中應用現代信息技術，處理、管理檔案信息資源并提供檔案利用。要確保電子文件的齊全、完整、真實、有效，使現今的電子文件能在幾十年甚至是幾百年后還能被讀取和利用；要將傳統載體的檔案加工成數字檔案，并通過局域網、政務網、互聯網進行計算機檢索、閱覽、下載等，就必須在電子文件的存儲，檔案數字化、電子化過程中加強安全管理。

2.檔案部門存在各種安全隱患

據國家檔案局對省級檔案館的安全督查情況及近幾年曝光的檔案安全事故來看，檔案的不安全狀況在許多檔案館（室）多多少少的存在著。譬如有的檔案利用者在利用過程中竊取了檔案原件，致使出現檔案遺失的情況，或者檔案被放錯搞亂，使檔案在下次利用中無法被準確提取到；部分檔案長期處于外借狀態，脫離了檔案部門的監管；重要檔案的原件在提供利用中仍被使用，加劇了對檔案的損壞；檔案部門沒有及時修復已破損的檔案；檔案庫房不符合建筑設計規范和建設標準，甚至出現屋頂漏水的狀況，紙質檔案生蟲、發霉，直接威脅到了檔案的安全；檔案人員違反工作規定私自有償向國外研究人員提供密級檔案信息；對電子文件沒有采取相應的保護措施和保密措施，部分檔案館（室）有相應措施同時存在措施不當的情況；部分檔案工作人員安全意識淡薄，經常發生檔案管理制度不完善、檔案工作監管不到位的現象。要防止這些狀況再次發生，加強檔案安全管理、確保檔案安全是很有必要的。

3.國際國內的安全形勢對檔案安全管理提出新要求

當前形勢下，各個國家特別關注和重點爭奪的戰略性資源之一就是包括檔案在內的各類信息資源，因此檔案信息的安全問題就成了影響國家安全的不穩定因素之一，特別是新型電子檔案信息的安全問題給新形勢下檔案安全工作帶來了嚴峻的挑戰。同時，地震、水災、火災等自然災害對檔案造成的破壞也時有發生，有的甚至是毀滅性的。因此，要防止國內外敵對勢力竊取國家核心、機密檔案信息，減少和預防人為因素、自然因素給檔案帶來的損害和破壞，必須加強檔案安全管理。

4.新形勢下黨和國家對檔案工作的新要求

中共中央辦公廳、國務院辦公廳在2014年下發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，這反映了黨和國家在全面深化改革，實現“兩個一百年”目標的新形勢下，對檔案工作提出的新要求。《意見》在檔案的安全體系建立健全方面提出：一是要加大檔案工作安全保密執法檢查的力度；二是要逐步完善涉及檔案安全保密的相關管理制度；三是要著力改善檔案保管保密的硬件設施，并采取異地異質備份的措施保管重要、核心檔案。《意見》還對保障檔案信息安全做了特別強調。

二、檔案安全管理存在的問題

1.檔案安全管理制度不完善

我國在檔案信息化建設進程中，國家法規方面僅有于1988年開始施行的《中華人民共和國檔案法》、1999年修訂發布的《中華人民共和國檔案法實施辦法》，行業標準有2008年發布的《檔案館建設標準》、2017年發布的《電子文件歸檔與管理規范》等少數法規和標準為檔案安全保駕護航，沒有專門出臺針對新形勢下檔案安全管理的、措施較為全面的實施辦法。因此，有必要制定有關檔案安全的專門規章和具體制度。

2.檔案信息化過程不可避免地存在不安全因素

檔案信息化離不開電子環境、離不開網絡，因此其不安全因素也如影隨形。檔案在電子環境中除了可能泄密外，還存在數字信息丟失、失真和不可用的風險。磁性和光學載體的存儲密度很高，但丟失一張光盤可能就意味著丟失了上千份檔案的信息。四通八達的網絡為合法利用者提供利用的同時，也為檔案信息的修改、刪除、泄密等非法利用提供了可乘之機。

3.檔案設施投入不足，檔案工作者的安全意識有待加強

部分檔案館（室）沒有建立健全檔案安全防范體系，沒有符合規范和標準的庫房，安全配套設施不齊全，相關檔案安全管理制度跟不上。檔案工作人員在檔案的收集、整理、保管、利用等全過程管理中科學化、規范化意識不強，不能嚴格執行檔案工作相關標準和規范，管理不善、監管不力，給檔案的安全造成威脅和不良后果。

三、加強檔案安全管理的具體措施

1.建立、健全檔案安全管理制度

在檔案工作中，要嚴格執行國家現有的檔案工作法規和標準，堅決杜絕不安全現象的發生。檔案部門應根據本單位檔案工作實際，及時建立和完善《檔案庫房安全管理制度》《電子文件及電子檔案管理制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案安全應急管理制度》等管理制度，并把檔案安全管理納入到相關檔案人員的工作職責和年終考核中。總之，從國家到各級各類檔案館（室），應建立起完整的關于檔案安全保管的工作制度和標準，用于規范檔案工作者和檔案利用者的行為，避免人為因素給檔案帶來的損害，達到最大限度地保護檔案的目的。

2.加強檔案安全教育，增強安全防范技能

檔案工作部門要結合檔案工作實際，通過各種形式開展關于檔案安全教育的宣傳活動、業務培訓，切實增強檔案工作人員在檔案安全管理方面的責任感、使命感，促進檔案人員檔案安全意識的提高。檔案工作人員要自覺學習計算機網絡技術，為檔案信息安全管理提供技術保障。檔案工作人員在開展檔案工作中要以確保檔案在檔案管理全過程中的絕對安全為第一目標。

3.切實改善檔案保管及檔案保密的硬件設施

從建好保障檔案安全的外圍屏障方面入手，在檔案館和檔案庫房的建設上，嚴格按照國家《檔案館建設標準》《檔案館建筑設計規范》進行。在經濟條件允許的情況下，給檔案庫房安裝自動報警、自動滅火、自動溫濕度調控設施。對涉密計算機房、保密室等采用信息屏蔽設施。在檔案庫房、閱檔室等場所，安裝監控設備。對涉密檔案進行復印、掃描、存儲、傳真、縮微前，要對相應的設備進行安全檢測，防止非法人員竊取檔案信息。在檔案管理過程中，要積極采用紅外報警、指紋識別、臉部識別、虹膜識別、水印防偽、信息防火墻等先進的安全防范技術手段，確保所存檔案安全保密。

4.做好重要檔案的安全備份工作

在檔案管理過程中，不可避免地會面臨比如洪水、地震等不可抗拒的突發自然災害或是人為災害對檔案的損毀。因此，對檔案實行安全備份是必須采取的措施。無論是紙質檔案，還是聲像檔案，都要按其重要程度，通過復制、數字化等手段備份。黨政機關、企事業單位、社會組織的各類重要檔案要交由縣以上各級國家綜合檔案館進行異地備份保管，同時要對重要電子檔案采取異地異質備份保管措施，使黨和國家重要檔案處于絕對安全狀態。

5.建立檔案工作的監督、檢查、自查機制

上一級檔案行政管理部門應定期對所轄區域內的檔案館（室）開展檔案工作檢查，及時發現其檔案工作各個環節中存在的安全隱患，并督促其整改。各級檔案館（室）也應經常性地開展檔案安全自查，及時發現并排除隱患，嚴防在檔案工作過程中發生檔案丟失、損毀及泄密事件。