人事檔案管理問題與對策

文/王 玲

傳統的人事檔案管理模式難以適應時代發展要求，應樹立公共人事檔案的理念，發揮人事檔案的公共服務功能，建立健全人事檔案審查制度，確保人事檔案工作高效、優質、穩定地運行

人事檔案是反映每個社會成員的學習、工作、獎懲以及道德表現的記錄，這不僅與職位、頭銜、政治觀點、服務年限、賬戶等密切相關，而且對雇員來說還與各種國家福利以及安全密切相關，如保險、養老金以及醫療保健。因此，人事檔案管理具有重要意義。本文論述了當前人事檔案管理中存在的問題及相關對策。

一、人事檔案的基本概念

人事檔案是指記錄個人道德風格、政治狀況、經歷以及其他個人狀況的文件和材料。在評級、職稱申報、養老保險以及其他相關證明中需要人事檔案，因此它起到了基礎、證書以及參考的作用。人事檔案的作用主要體現在六個方面：一、保持個人原有的干部身份；二、辦理個人退休手續時要核對檔案記錄；三、職稱晉升的參考依據；四、工作調動的個人憑據；五、公務員招聘時需要人事檔案證明個人身份；六、出入境以及公證，需要核對文件內容。

二、人事檔案管理存在的問題

1.人事檔案管理難以適應時代發展要求

傳統的人事檔案管理系統最早出現在延安時期，起初目的是加強對黨員的管理。在計劃經濟時期，人事檔案管理系統逐漸演變成控制個人的方法以及手段，受到越來越多的關注。人事檔案反映了上級領導以及單位人事組織對個人的全面監督以及跟蹤。

在計劃經濟時期，單位制、戶籍制以及傳統人事管理制度成為維持社會平穩發展的基礎。隨著我國經濟社會的發展，單位制以及戶籍制已經不適應時代發展的要求，正在逐步進行社會改革。在這種背景下，人才流動越來越多，傳統的人事檔案管理系統也與時俱進。由于傳統的人事檔案管理系統特別注重“集中統一分級負責制”，逐漸不符合時代發展要求，尤其是各級人才交流機構缺乏足夠的獨立決策權，導致執行不力。

傳統人事檔案管理中存在許多問題，如政治評論材料仍然占很大比例，以及評估材料、組織意見、個人總結等材料都是一樣的，沒有實際使用價值，反映政府官員真實能力以及水平的材料也很少。人事檔案管理在信息技術方面相當繁瑣以及落后，仍然是基于人工分揀，導致人事檔案管理效率低下。現代社會人們對檔案對應方的知情權有很高的要求，然而，人事檔案管理系統對此并沒有要求。根據調查結果，調查人員認為人事檔案應該向檔案對應方公開，這樣他們就可以享受基本的知情權。一些人事檔案管理部門仍然認為人事檔案是控制政府機關干部流動的有效手段，限制了人才有序、合理地通過人事檔案流動，人為地為人才制造障礙。因此，當前的人事檔案管理系統需要徹底改革。目前依然存在檔案管理部門設置“人才壁壘”，限制人才的合理流動。

2.人事檔案管理難以有效遏制造假行為

作為權利構建的產品之一，人事檔案表達了與權利同樣的價值追求。在不同的時代、不同的國家以及不同的民族，人事檔案以不同的方式表達，反映了他們各自的價值觀。在如今的社會之中，每個社會人的檔案由其相應的管理人員進行管控，這些人事檔案管理員目前的管理相對粗放，其權利并未得到強有力的監督與管控，無論是來自上級監管部門、社會輿論或是監督舉報都還未完善，因此人事檔案管理部門利用其權利進行權利尋租、人事檔案篡改、偽造等行為屢禁不止。同時虛假資歷、虛假年齡以及虛假學歷的情況也時有出現，造成這種現象的原因主要有檔案歸口制作部門惡意篡改、人事檔案管理部門審計工作削弱以及當事人與有關部門暗中勾結，偽造篡改人事檔案，對檔案真實性造成惡劣影響。

三、解決人事檔案管理問題的對策

1.樹立公共人事檔案的理念

公共人事檔案的具體內容包括三個方面：一是各類社會流動人員的人事檔案；二是非公共部門委托人才交流服務機構管理的人事檔案；三是公共部門形成的人事檔案，即公共企事業單位的人事檔案、專業技術人員的人事檔案、在校大中專院校學生的檔案以及各類政府公務人員的人事檔案。公共人事檔案具有包容性、公共性以及人性，打破了傳統人事檔案是管理者以及前任私人財產的限制，成為權力控制的手段。公共人事檔案將公共利益作為其基本原則以及宗旨，充分保障人事檔案相對人的合法權利，如使用權、知情權、隱私權、申訴權、救濟權，充分保障其合法權益。因此，公共人事檔案的人性、公開性以及服務性是公共人事檔案管理系統的核心價值。

2.發揮人事檔案的公共服務功能

鑒于人事檔案管理系統具有公開性、服務性以及人性化的特點，決定了人事檔案的功能必須改變。傳統人事檔案顯示出強大的政治控制功能，引起公眾強烈不滿。傳統人事檔案通常將組織評價作為衡量一個人能力、行為以及工作績效的重要標準，并注重非民主的單位認同以及組織意見，從而限制了人員的職業生涯軌跡，引發人事檔案功能發生改變。

人事檔案管理中未被重視的公共性、服務性以及人性是公共人事檔案追求的價值目標。人事檔案管理系統通常強調保密勝于服務，政治勝于商業。人事檔案管理工作是黨和國家實現人事組織工作的重要途徑，人事檔案管理工作是直接為人事組織工作服務的，是人事組織工作工程中最重要、最常用的工具以及手段。目前學術界對人事檔案管理的解讀一般為，人事檔案只能由負責組織人事工作的部門管理，僅能用于組織人事管理工作。一旦有人任意擴大人事檔案的使用范圍，將不可避免地產生負面影響，從而影響人民的主動性、社會的和諧與穩定，并對國家以及黨的事業造成巨大損害。

3.建立健全人事檔案的審查制度

人事檔案從其社會信息角度上來說是公民的信用標志以及記錄。公共人事檔案的一個重要功能就是為全社會提供相關的公共服務功能。實現公共服務功能的信息材料經常反映在道德、勤奮、誠實、能力、表現等檔案中。因此，審查道德、勤奮、誠實、能力以及表現的檔案具有十分關鍵的社會學以及管理學意義。按照經濟高效的管理理念，人事檔案的審查應該基于信用記錄、學術記錄以及公民的道德能力等。