如何做好水利工程檔案管理

文/武 虹

水利工程檔案在工程的檢驗、維修、管理以及使用中具有重要的依據(jù)和憑證作用，但目前水利工程檔案的規(guī)范化管理仍存在諸多不足。在水利工程建設(shè)中，應(yīng)建立完善的水利工程檔案管理體系和制度，做好水利工程檔案的收集工作，提升檔案資料的完整性、真實性和準(zhǔn)確性，為水利工程的優(yōu)質(zhì)管理和高效運(yùn)行提供更多保障

我國屬農(nóng)業(yè)大國，要想搞好現(xiàn)代化農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，則必須重視當(dāng)前的水利工程建設(shè)。而若想做好水利工程建設(shè)，則水利工程的檔案管理，絕對是一項不可忽視的工作。近年來，隨著水利工程規(guī)范化管理工作的開展，檔案管理水平雖有了不同程度的提高，但仍存在諸多不足。因此，本文在怎樣做好水利工程檔案管理背景下，提出目前存在的問題并給予完善建議。

一、水利工程檔案管理的重要性

在以往水利工程建設(shè)中，往往存在只重視水利工程建設(shè)，而忽視水利工程檔案的管理問題，從而導(dǎo)致對水利工程檔案管理不到位，資料不全，數(shù)據(jù)殘缺，一旦出現(xiàn)水利工程問題，便無源可溯無據(jù)可查，給水利工程建設(shè)及以后的維修、管理和改建帶來不小困難。隨著信息科技的不斷進(jìn)步，水利工程技術(shù)得到空前發(fā)展，工程建設(shè)中所產(chǎn)生的檔案內(nèi)容有很多，在整理中要求對檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化編制。如在圖表以及影像等檔案的編制中，這類資料屬于歷史資料，是水利工程順利開展和日后維護(hù)工作的必要資料，因此嚴(yán)格做好水利工程檔案管理工作是非常重要的。

二、目前水利工程檔案管理中存在的問題

1.水利工程檔案管理意識薄弱

作為一項涉及領(lǐng)域廣、專業(yè)性強(qiáng)且工作量較大的工作，水利工程檔案管理在實際工作過程中，逐漸凸顯出工程各參與方檔案管理意識淡薄，工程承包方、發(fā)包方以及監(jiān)理方往往未能配置專職檔案管理工作人員等問題。實際管理工作中，承包人往往對工程建設(shè)過程的檔案管理工作敷衍應(yīng)對，而發(fā)包人也未能夠依據(jù)檔案管理制度規(guī)章，督促施工方對施工信息進(jìn)行歸檔管理。同時，監(jiān)理單位常常忽視針對工程內(nèi)業(yè)檔案管理工作的監(jiān)督，而只重視項目工程外業(yè)監(jiān)管。因此，工程各參與方檔案管理意識的淡薄，直接影響著工程檔案管理水平及工程的順利實施。

2.檔案收集歸納不及時

水利工程檔案絕大部分形成于建設(shè)施工過程，這就使得其管理工作具有太多的不定性因素。小型水利工程大多是施工要求急，建設(shè)周期短，形成的文件檔案材料數(shù)量不多，因此不易引起參建單位的重視；而大型水利工程建設(shè)周期長，參與建設(shè)的單位多，形成的文件材料涉及范圍廣，專業(yè)多，內(nèi)容復(fù)雜，因此稍有疏忽就可能遺漏。目前，大多數(shù)參建單位都是在工程建設(shè)后期才開始著手文件材料的收集和整理工作，忽視文件材料的及時收集，從而導(dǎo)致文件遺失，造成復(fù)印件多、原件少，原始材料嚴(yán)重缺失等現(xiàn)象。

3.水利工程檔案管理人員素質(zhì)不高

部分水利工程檔案管理人員自身檔案管理專業(yè)素養(yǎng)不夠，造成水利工程檔案管理效率低。有的水利工程檔案管理人員在水利工程檔案數(shù)據(jù)信息的采集上，不能夠深入工程一線實地調(diào)研，側(cè)重于施工單位提供檔案材料；有的水利工程檔案管理人員缺乏水利工程檔案數(shù)據(jù)分析、歸檔等能力，造成有些水利工程檔案數(shù)據(jù)失真、遺失現(xiàn)象。

4.缺乏完整的管理體系

檔案管理工作是水利工程管理體系的重要組成部分，但是目前我國水利工程檔案管理，在管理人員的配置、檔案裝備和材料方面，沒有給予相應(yīng)的投入，造成檔案管理制度不完善，沒有統(tǒng)一嚴(yán)格的制度標(biāo)準(zhǔn)，信息資料登記的不完善全面，容易使信息內(nèi)容丟失。沒有相應(yīng)的制度條例和標(biāo)準(zhǔn)來衡量，也會使檔案的重點模糊，不能反映真實的情況。沒有制度的約束，使得各部門之間的關(guān)聯(lián)性不大，不能有效地進(jìn)行很好的溝通。領(lǐng)導(dǎo)分工也不明確，不能實施有效的管理，對檔案的管理和監(jiān)督也沒有專業(yè)的部門和制度保證。

三、完善水利工程檔案管理中的措施

1.強(qiáng)化工程檔案管理意識

地方水利工程建設(shè)管理部門，應(yīng)加強(qiáng)對工程檔案管理工作的宣傳力度，通過嚴(yán)格約束工程建設(shè)各單位檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)管機(jī)制，強(qiáng)化針對工程檔案信息資料的收集歸檔工作，從而提升項目各參與方對檔案管理工作重要性的認(rèn)識水平。同時，項目各參與方可通過構(gòu)建準(zhǔn)確、完整以及系統(tǒng)的工程檔案，強(qiáng)化包括工程的設(shè)計、施工、管理以及工程技術(shù)人員的檔案管理主體地位，在遵循工程檔案形成規(guī)律的基礎(chǔ)上，樹立項目全員參與檔案管理的意識，做到對檔案信息收集管理工作的早期統(tǒng)籌規(guī)劃。

2.做好水利工程檔案的收集工作

水利工程檔案的收集主要抓緊工程建設(shè)的三個階段內(nèi)容的檔案收集，一是前期工程階段，二是施工階段，三是竣工驗收階段。大部分水利工程因工程浩大、復(fù)雜程度高，在這種情況下，其管理上需要采取分類方法對文件材料進(jìn)行收集管理。分類管理能使文件材料歸檔及時、清晰、完整，為建設(shè)過程中的工作提供方便。

3.提高水利工程檔案管理人員綜合素質(zhì)

加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，一方面要配足檔案人員，保證檔案人員隊伍的相對穩(wěn)定。另一方面要加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)，根據(jù)工作性質(zhì)，對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，使他們掌握檔案管理方面的有關(guān)規(guī)定和要求，使之盡快做到業(yè)務(wù)熟練，具備檔案專業(yè)知識水平，為水利工程檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。特別注意在水利工程檔案管理人員變動時，做好檔案交接工作，防止人員變動導(dǎo)致資料丟失現(xiàn)象。

4.建立完善的水利工程檔案管理體系和制度

對于水利工程應(yīng)建立完善的檔案管理體系和制度，既要貫徹國家有關(guān)的法律法規(guī)、條例政策，還要結(jié)合自身水利工程的特點，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案建立的過程中，實現(xiàn)有據(jù)可依，明確什么是重點內(nèi)容，應(yīng)該怎樣建立。同時，還要加強(qiáng)各部門之間的溝通交流，讓項目檔案管理的體系和制度，能形成一個整體，制度和體系一旦建立，各部門就要嚴(yán)格實施。

綜上所述，水利工程檔案是水利工程建設(shè)的真實記錄，其管理工作質(zhì)量，直接關(guān)乎水利工程的質(zhì)量。在水利工程建設(shè)中，加大對檔案工作的管理力度，提升檔案資料的完整性、真實性和準(zhǔn)確性，為水利工程的優(yōu)質(zhì)管理和高效運(yùn)行提供更多保障，有利于推動水利工程建設(shè)的發(fā)展，同時還在一定程度上發(fā)揮了檔案應(yīng)有的社會價值。對檔案管理中存在的問題，必須嚴(yán)格對待，要不斷強(qiáng)化工程檔案管理意識，積極做好工程檔案收集，提高檔案管理人員專業(yè)技能水平，完善檔案管理制度和體系，通過一系列的措施來有效整體解決。只有做好水利工程檔案管理，才能有效保證整個水利工程的建設(shè)質(zhì)量和管理水平，為水利工程建設(shè)和后期營運(yùn)管理提供有力保障。