事業(yè)單位會計檔案管理規(guī)范化探討

文/陳國芹

會計檔案管理作為財務管理中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，需要制定統(tǒng)一的標準實施規(guī)范化管理，然而現(xiàn)階段一些單位的會計檔案管理仍然存在很多問題。單位領(lǐng)導應重視會計檔案工作，建立健全有關(guān)的規(guī)章制度，不斷提升相關(guān)人員認識水平并進行業(yè)務培訓，加快會計檔案電子化發(fā)展速度，提高會計檔案管理效率

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)資料，它是一個單位經(jīng)濟活動的真實記錄和反映，是事業(yè)單位經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生情況的重要史料和證據(jù)，屬于單位的重要經(jīng)濟檔案。通過會計檔案，可以了解每項經(jīng)濟業(yè)務的來龍去脈，可以檢查一個單位是否遵守財經(jīng)紀律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀等行為。會計檔案是檢查事業(yè)單位過去經(jīng)濟活動的重要依據(jù)，是各單位的重要檔案，也是國家檔案的重要組成部分；會計檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經(jīng)濟資料，為國家制定宏觀經(jīng)濟政策及單位制定經(jīng)營決策提供參考。單位在優(yōu)化內(nèi)部結(jié)構(gòu)時必須加強財務管理力度，而會計檔案管理作為財務管理中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，需要會計部門相關(guān)人員根據(jù)單位所制定的統(tǒng)一標準實施會計檔案管理措施。然而現(xiàn)階段一些單位的會計檔案管理仍然存在很多缺陷，主要集中在會計人員忽視對檔案的管理，并未將其看作是一項主要業(yè)務；另一方面，單位所制定的會計檔案管理制度不規(guī)范，無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求，在一定程度上對單位財務管理造成嚴重影響。所以必須對現(xiàn)如今在會計檔案管理過程中所出現(xiàn)的問題進行研究，不斷提升財務部門會計人員的綜合素養(yǎng)，通過增強檔案管理意識，建立健全各個單位會計檔案管理制度，并且將現(xiàn)代信息化技術(shù)應用到檔案管理過程中，進一步提高會計檔案管理效率。本文對目前會計檔案管理的現(xiàn)狀進行深入分析，并且對會計檔案管理的規(guī)范化策略作了相應的闡述。

一、事業(yè)單位會計檔案管理的現(xiàn)狀

1.會計檔案管理缺乏規(guī)范程序、檔案資料審核不夠嚴格

針對各個單位會計檔案管理現(xiàn)狀進行分析，發(fā)現(xiàn)許多小型事業(yè)單位沒有專業(yè)的會計和財務人員，由代理記賬公司做賬，年終將會計資料全部交回單位保管，并未規(guī)范整理歸檔；有會計的單位也是由會計人員對會計資料進行簡單的歸類處理裝盒，歸為會計檔案。在會計資料整理成會計檔案過程中，缺乏規(guī)范性的檢查、審核。單位也并未設(shè)置統(tǒng)一程序?qū)嫏n案進行管理，由于會計檔案資料的管理缺乏嚴格措施，很多會計資料未經(jīng)過審核就進行歸檔，這在一定程度上會對會計資料的真實性和客觀性產(chǎn)生影響。除此之外，單位所整理的會計資料不夠完整，從另一方面能夠反映出單位對資料的審核力度較弱。而且會計人員的工作能力和方式不同，還會導致最終整理的會計資料也存在差異。

2.會計檔案管理缺乏專業(yè)指導、管理工作不夠完善

就事業(yè)單位中會計檔案管理的工作內(nèi)容和性質(zhì)而言，只有具備專業(yè)檔案管理能力的工作人員對會計資料進行整合，才能有效完成會計檔案管理工作。然而很多單位由于對會計檔案管理工作重視程度不夠，將檔案管理分配給不具備專業(yè)知識的工作人員，在一定程度上會影響會計檔案管理工作質(zhì)量。并且單位沒有制定統(tǒng)一的會計檔案管理標準，對工作人員進行會計檔案管理提供專業(yè)指導，增加了會計檔案管理過程中差錯的出現(xiàn)機率。大多數(shù)單位在檔案管理中工作的人員都是從其他崗位調(diào)配而來或兼職，對會計檔案管理了解甚少，會計專業(yè)知識缺乏、檔案管理能力不夠?qū)I(yè)，會影響整個會計檔案管理工作的質(zhì)量和進程。

3.會計檔案電子化發(fā)展速度緩慢

全國各地市都建立了財政專網(wǎng)，對財政資金的收支使用實行網(wǎng)上申請、網(wǎng)上結(jié)算支付、預算單位財務服務平臺聯(lián)網(wǎng)記賬等，財務收支、撥付已經(jīng)實現(xiàn)電子化辦公。各單位會計檔案管理需要結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運用到檔案管理中，可以形成電子版會計檔案，我國政府部門也極為注重電子會計檔案管理制度的實施，并且在電子商務發(fā)展比較迅速的城市進行試驗，在傳統(tǒng)會計檔案管理過程中結(jié)合信息化技術(shù)，通過建立電子版會計資料，能夠在保證會計資料信息完整的同時，對會計檔案管理工作進一步規(guī)范，但是在很多事業(yè)單位中沒有將這一制度進行運用，會計檔案電子化發(fā)展仍在推行階段。

二、事業(yè)單位會計檔案管理規(guī)范化策略

1.領(lǐng)導重視會計檔案工作、不斷提升相關(guān)人員思想認識

明確會計檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，采取有效的措施解決會計檔案管理問題，不斷加強會計檔案管理規(guī)范化。單位的領(lǐng)導者應該增強對會計檔案管理的意識，根據(jù)我國所出臺的相關(guān)法律法規(guī)進一步規(guī)范會計檔案管理行為，對應該及時進行歸檔的會計資料，要求相關(guān)負責人及時進行檔案整理，避免出現(xiàn)檔案遺失或者被損壞的現(xiàn)象。除了單位領(lǐng)導者對會計檔案管理工作進行重視之外，相關(guān)會計檔案管理負責人員更應該明確自身責任，按照會計檔案管理的要求進行工作，不斷發(fā)揮會計檔案管理在整個單位運行中的作用。

2.對會計檔案管理人員開展業(yè)務培訓

檔案管理人員作為整個會計資料到會計檔案管理工作當中的主體，他們的行為是否規(guī)范、是否標準直接決定著最終的會計檔案管理工作能否實現(xiàn)高效，達到最高標準質(zhì)量要求。因此需要對會計檔案管理人員進行系統(tǒng)的相關(guān)知識培訓，借助專業(yè)性較強的培訓活動，使得管理人員能夠意識到會計檔案管理工作的重要性，在進行系統(tǒng)性培訓結(jié)束之后，使他們的專業(yè)技術(shù)水平能夠得到大幅度提升，可以從容地對相關(guān)檔案案卷制定以及工作報告撰寫、分析評價等方面進行全面了解，同時還可以熟練掌握會計檔案管理技能，進一步提高管理人員在工作過程中的職能效率。

3.建立健全有關(guān)的規(guī)章制度

要想進一步規(guī)范會計檔案管理工作，實現(xiàn)會計檔案管理工作的規(guī)范化、標準化操作，就必須對會計檔案管理進行相配套的制度制定。管理人員應根據(jù)制度當中的相關(guān)規(guī)定實施相應的步驟，管理制度體系的內(nèi)容涉及財會相關(guān)知識、會計資料審查、整理、會計檔案立卷、保管以及信息資料的收集等各個方面，通過相關(guān)規(guī)范制度的建立，能夠在很大程度上提高會計檔案管理人員的管理能力，并且還可以對他們的行為進行有效約束，同時明確管理人員應該承擔的責任和應盡的義務，當會計資料在使用過程中發(fā)生任何狀況時，能夠在第一時間尋找到會計檔案的負責人。

4.定期鑒定與銷毀會計檔案

鑒定檔案與銷毀檔案也是進行會計檔案管理過程中的步驟，因為在所保管的很多會計檔案中，已經(jīng)超過了會計檔案規(guī)定期限，所以管理人員就需要對這一部分檔案進行整理，通過相關(guān)負責人員鑒定之后，將對單位沒有繼續(xù)保持價值的會計檔案進行銷毀，能夠有效增強對會計檔案管理的規(guī)范程度。在進行會計檔案銷毀過程中，管理人員必須能夠確定所銷毀檔案與現(xiàn)階段所運用的資料無關(guān)，在進行一系列措施后必須記錄其銷毀內(nèi)容。

5.提高會計檔案電子化的發(fā)展速度

現(xiàn)階段我們處于信息化技術(shù)不斷發(fā)展的時代，在進行會計檔案管理過程中需要不斷加強其信息化程度，由于利用計算機技術(shù)對會計資料進行整理，能夠提高整個會計檔案管理的效率，并且保證會計檔案管理的質(zhì)量和規(guī)范性，所以可以借助先進的掃描儀設(shè)備，將紙質(zhì)會計信息錄入到計算機系統(tǒng)中，管理人員通過會計電算化知識將電子版會計資料進行整理，使得會計檔案管理工作更具專業(yè)性，在此過程中需要對單位所利用的檔案管理系統(tǒng)進行及時更新和維護。

我國國民經(jīng)濟增長一直處于快速發(fā)展階段，而會計業(yè)務作為經(jīng)濟發(fā)展過程中的重要環(huán)節(jié)，更需要對會計業(yè)務進行規(guī)范性管理，所以提高會計業(yè)務中的會計檔案管理的質(zhì)量極為重要，事業(yè)單位會計檔案管理工作也必須跟隨現(xiàn)代信息化發(fā)展步伐，對傳統(tǒng)會計檔案管理中的措施進行完善，使之能夠適應現(xiàn)代化社會發(fā)展需求。最重要的是轉(zhuǎn)變事業(yè)單位會計檔案管理人員的思想意識，能夠利用先進技術(shù)和先進理念對會計檔案進行管理，在不斷增強會計檔案管理能力的過程中，積極發(fā)揮會計檔案管理工作在其領(lǐng)域的重要作用。