對(duì)建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

文/徐 嵐

建筑設(shè)計(jì)單位的工程質(zhì)量保證與檔案管理工作息息相關(guān)，檔案管理人員應(yīng)針對(duì)現(xiàn)階段本單位檔案管理存在的問(wèn)題，提升檔案管理措施，構(gòu)建檔案管理反饋機(jī)制，逐步加大網(wǎng)絡(luò)電子化信息技術(shù)的應(yīng)用，不斷提高檔案管理效率

建筑設(shè)計(jì)單位的檔案工作，主要是對(duì)日常工作過(guò)程中產(chǎn)生的具有一定應(yīng)用價(jià)值的信息資料進(jìn)行管理，其重頭是圖紙、計(jì)算書、甲方資料的歸檔整理。由于檔案在質(zhì)量管理過(guò)程中具有很重要的參考價(jià)值，因此對(duì)檔案信息完整性的保管顯得尤其重要。但是本單位對(duì)檔案管理工作重視度不夠，檔案管理人員的收入明顯低于其它職能部門，這就使得剛培訓(xùn)出有點(diǎn)工作經(jīng)驗(yàn)的管理人員就被別的部門挖走，檔案處管理人員的新人不斷更替給檔案分支管理工作的老檔案管理員增加了很大的壓力。本文對(duì)本單位檔案管理工作提出以下幾點(diǎn)建議。

一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.科技水平不高

社會(huì)的發(fā)展加速了計(jì)算機(jī)信息化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，隨著檔案管理信息化軟件種類的增加，對(duì)檔案管理人員也有一定的要求，而針對(duì)建筑設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)工作過(guò)程中產(chǎn)生相應(yīng)類型的檔案文件，現(xiàn)階段檔案管理人員并沒(méi)有較為熟練的檔案管理技術(shù)，相關(guān)硬件設(shè)備支撐力度也不足，阻礙了建筑設(shè)計(jì)檔案信息化管理工作的進(jìn)行。

2.管理效率不高

在現(xiàn)階段建筑設(shè)計(jì)院檔案管理過(guò)程中，面對(duì)每年新設(shè)計(jì)的圖紙，原規(guī)劃的檔案保管場(chǎng)所很難滿足逐年增加的圖紙量，由于設(shè)計(jì)時(shí)間緊、任務(wù)急，出圖后變更量大，原來(lái)人工替換原圖的方法使檔案管理人員的工作量加大數(shù)倍，施工過(guò)程中圖紙反復(fù)加曬，很容易出現(xiàn)人為錯(cuò)誤沒(méi)有及時(shí)將最終版的設(shè)計(jì)成果提供給施工單位，造成工作反復(fù)，從而導(dǎo)致整體檔案管理工作效率越來(lái)越低。

二、檔案管理工作效率提升措施

1.強(qiáng)化檔案管理網(wǎng)絡(luò)電子信息化建設(shè)

針對(duì)建筑設(shè)計(jì)院檔案管理工作情況，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)電子信息化管理模式可進(jìn)一步提升檔案管理的集中化程度，由以往集中平面管理轉(zhuǎn)化為立體信息檔案管理模式。網(wǎng)絡(luò)電子信息化管理模式下，建筑設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的各項(xiàng)檔案信息可以進(jìn)行分類存放措施，同時(shí)通過(guò)相關(guān)權(quán)限的設(shè)置，對(duì)較為重要的核心信息進(jìn)行加密處理。在此基礎(chǔ)上，本單位正在試運(yùn)行的二維協(xié)同設(shè)計(jì)系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)電子信息化數(shù)據(jù)交互傳輸特點(diǎn)，在出圖時(shí)電子文件直接歸檔，在項(xiàng)目設(shè)計(jì)圖紙內(nèi)部進(jìn)行實(shí)時(shí)更新彌補(bǔ)，保證檔案完整性的同時(shí)，也可以避免檔案信息堆積導(dǎo)致的工作效率下降。網(wǎng)絡(luò)電子信息化管理模式具有較為快速、便捷的管理形式，如果運(yùn)行成功不僅降低了檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)，而且促使檔案管理工作的編制整理準(zhǔn)確率得到有效的提升。

2.完善建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理機(jī)制

建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理機(jī)制的完善是檔案管理工作順利進(jìn)行的保障。因此相關(guān)部門應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的重視，依據(jù)檔案管理實(shí)際情況，在以往管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理資料室的建設(shè)完善，在檔案分類存放的基礎(chǔ)上，可要求相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)標(biāo)識(shí)標(biāo)簽的建立。在重要檔案存放過(guò)程中，除了進(jìn)行單一檔案區(qū)域的存放管理，應(yīng)對(duì)內(nèi)部檔案保密期限進(jìn)行定期跟蹤維護(hù)，并根據(jù)檔案機(jī)密程度及檔案存放時(shí)間的變化，對(duì)相關(guān)檔案密級(jí)進(jìn)行升高措施。同時(shí)應(yīng)注意避免存放在低樓層區(qū)域，結(jié)合相關(guān)樓層門窗加固措施，降低檔案丟失及被水浸泡的概率。在檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)處理檔案保密程度下降的相關(guān)文件，進(jìn)行重新存放、標(biāo)記處理，而在相關(guān)檔案信息管理過(guò)程中，可建立雙人管理機(jī)制，保證檔案管理工作的有效進(jìn)行。

3.構(gòu)建檔案管理反饋機(jī)制

檔案管理反饋機(jī)制可在促使管理人員全面掌握機(jī)構(gòu)檔案信息的同時(shí)，保證各機(jī)構(gòu)管理措施的有效執(zhí)行，在一定程度上提升檔案利用效率。在檔案服務(wù)反饋信息建設(shè)過(guò)程中，需要利用相關(guān)信息系統(tǒng)檢索工具對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行逐一評(píng)測(cè)，然后確定相應(yīng)檔案存放形式。為了保證檔案管理反饋信息的穩(wěn)定性及適用性，可依據(jù)檔案利用形式轉(zhuǎn)化效率的要求，對(duì)檔案內(nèi)部信息反饋體制進(jìn)行更新完善，促使檔案實(shí)用價(jià)值的有效發(fā)揮。