做好技術檔案管理工作的策略

文/周 秦

現代信息技術及企業的發展對建筑設計院的檔案管理要求越來越高，為充分發揮建筑設計技術檔案的作用，必須加強對檔案人員的管理和培訓力度，建立科學合理的檔案管理體系，將電子信息與手工保管緊密結合，促使檔案管理規范化，助力企業的可持續發展

隨著時代的發展進步，建筑設計市場發展的競爭越來越激烈，本企業要想在激烈的市場競爭中占據有利的地位，除了在自身設計能力上進行提高以外，還要做好相關的技術檔案管理工作，使其能為企業發展助力。

一、本企業現階段檔案管理工作中存在的問題

1.缺乏專業的檔案管理人員

以本單位為例，專業管理人員流動性大，造成檔案管理人員缺失。目前從事檔案收集管理的人員大多為兼職人員，都不是專業的檔案管理人員，特別是最基層的檔案收集整理人員，多為設計人員和統計員兼任，工作中專業性不強，資料遺漏時有發生，影響了檔案資料的完整性。在有人員的專業素質、理論水平等參差不齊，與企業現階段的要求懸殊較大，已經不能滿足企業發展的需求。

2.檔案管理工作的兩極化

本企業的檔案管理主要為設計圖紙和技術文件，其中技術圖紙包括方案、初步設計、施工圖設計等各專業圖紙，技術文件主要有設計合同、設計任務書、建設方提供的基礎資料、立項批文、竣工驗收報告等，資料內容繁雜，文件存在介質多樣，有裝訂成冊的文件、有打印的硫酸圖紙、曬好的藍圖、文檔、電子表格、電子文件等，整理這些文件有較高的難度，不僅要求檔案管理人員認真、細致，同時要具有一定的建筑設計專業知識，能夠理清眾多技術文件之間的聯系及因果關系。但是一般企業卻不會強調專業性的人才，認為檔案管理工作很輕松，只需將人事檔案抄錄保管就好。

3.檔案工作人員的心理反應

檔案管理工作是枯燥、瑣碎的，且需要特別的細心、認真。本單位檔案管理者多為兼職人員，既要完成本職工作，又要對各種圖紙、文件進行整理、統計、登記、造冊等，工作內容繁雜。同時檔案管理工作崗位也總是處在單位整體工作的邊緣，得不到應有的理解、尊重，使得檔案管理人員對自身的工作崗位心生倦怠，導致工作熱情不高，態度消極。

二、針對本單位實際情況加強檔案管理工作的幾點建議

1.將電子信息與手工保管緊密結合

由于技術檔案管理系統復雜且龐大，單憑手工記錄是無法進行高效而有序的管理，同時手工記錄的原始單據卡片在后期檢索過程非常麻煩，所以檔案管理的信息化程度是決定檔案工作規范化水平的重要因素。首先加大對檔案信息化硬件設備的投入，如電腦、掃描儀、照相機等，積極推進數字檔案室的建設；然后選擇較為先進且便于掌握操作的軟件，逐步實現檔案數字化管理。本單位的檔案管理部門已經有針對性地加大對互聯網技術的應用，建立圖紙電子檔案，使得相關信息更便于查詢記錄。但是由于電子檔案比較依賴計算機的軟件、硬件功能，其安全程度有待驗證。因此在檔案管理中應將電子檔案管理與手工記賬式保管合理結合，從而使技術文件、專業圖紙的管理在更加便捷的同時也能更加安全。

2.培訓專門的檔案管理人員

檔案管理在很大程度上要取決于檔案管理人員的業務水平，檔案管理人員可以針對本企業的檔案管理工作特點通過自學、參加各種崗位培訓、檔案專業繼續教育、本系統檔案管理制度的培訓等多種方式，努力掌握科學的檔案管理方法，熟悉檔案工作的各個環節及要求，使檔案工作更加科學、實用，更加適應企業發展的需求。

3.建立科學合理的檔案管理體系

檔案管理工作主要包括檔案收集、整理、保管等8個部分，針對本單位的實際情況，首先必須確保其管理體系的規范化，其次要確保管理工作的及時有效性。檔案管理工作通常采用統一領導分級管理的模式，此種管理模式雖然簡單有效但是卻有一個弊端，即分級導致檔案管理的連接性不強，各管一部分，相互沒有聯系，進而導致實際使用時對相關的圖紙、資料進行查詢時十分麻煩。因此，需要在分級管理的基礎上對檔案進行分層管理，根據檔案的性質、類型等不同，將檔案分層統一保管。