做好技術(shù)檔案管理工作的策略

文/周 秦

現(xiàn)代信息技術(shù)及企業(yè)的發(fā)展對建筑設(shè)計院的檔案管理要求越來越高，為充分發(fā)揮建筑設(shè)計技術(shù)檔案的作用，必須加強(qiáng)對檔案人員的管理和培訓(xùn)力度，建立科學(xué)合理的檔案管理體系，將電子信息與手工保管緊密結(jié)合，促使檔案管理規(guī)范化，助力企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

隨著時代的發(fā)展進(jìn)步，建筑設(shè)計市場發(fā)展的競爭越來越激烈，本企業(yè)要想在激烈的市場競爭中占據(jù)有利的地位，除了在自身設(shè)計能力上進(jìn)行提高以外，還要做好相關(guān)的技術(shù)檔案管理工作，使其能為企業(yè)發(fā)展助力。

一、本企業(yè)現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題

1.缺乏專業(yè)的檔案管理人員

以本單位為例，專業(yè)管理人員流動性大，造成檔案管理人員缺失。目前從事檔案收集管理的人員大多為兼職人員，都不是專業(yè)的檔案管理人員，特別是最基層的檔案收集整理人員，多為設(shè)計人員和統(tǒng)計員兼任，工作中專業(yè)性不強(qiáng)，資料遺漏時有發(fā)生，影響了檔案資料的完整性。在有人員的專業(yè)素質(zhì)、理論水平等參差不齊，與企業(yè)現(xiàn)階段的要求懸殊較大，已經(jīng)不能滿足企業(yè)發(fā)展的需求。

2.檔案管理工作的兩極化

本企業(yè)的檔案管理主要為設(shè)計圖紙和技術(shù)文件，其中技術(shù)圖紙包括方案、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等各專業(yè)圖紙，技術(shù)文件主要有設(shè)計合同、設(shè)計任務(wù)書、建設(shè)方提供的基礎(chǔ)資料、立項批文、竣工驗收報告等，資料內(nèi)容繁雜，文件存在介質(zhì)多樣，有裝訂成冊的文件、有打印的硫酸圖紙、曬好的藍(lán)圖、文檔、電子表格、電子文件等，整理這些文件有較高的難度，不僅要求檔案管理人員認(rèn)真、細(xì)致，同時要具有一定的建筑設(shè)計專業(yè)知識，能夠理清眾多技術(shù)文件之間的聯(lián)系及因果關(guān)系。但是一般企業(yè)卻不會強(qiáng)調(diào)專業(yè)性的人才，認(rèn)為檔案管理工作很輕松，只需將人事檔案抄錄保管就好。

3.檔案工作人員的心理反應(yīng)

檔案管理工作是枯燥、瑣碎的，且需要特別的細(xì)心、認(rèn)真。本單位檔案管理者多為兼職人員，既要完成本職工作，又要對各種圖紙、文件進(jìn)行整理、統(tǒng)計、登記、造冊等，工作內(nèi)容繁雜。同時檔案管理工作崗位也總是處在單位整體工作的邊緣，得不到應(yīng)有的理解、尊重，使得檔案管理人員對自身的工作崗位心生倦怠，導(dǎo)致工作熱情不高，態(tài)度消極。

二、針對本單位實際情況加強(qiáng)檔案管理工作的幾點建議

1.將電子信息與手工保管緊密結(jié)合

由于技術(shù)檔案管理系統(tǒng)復(fù)雜且龐大，單憑手工記錄是無法進(jìn)行高效而有序的管理，同時手工記錄的原始單據(jù)卡片在后期檢索過程非常麻煩，所以檔案管理的信息化程度是決定檔案工作規(guī)范化水平的重要因素。首先加大對檔案信息化硬件設(shè)備的投入，如電腦、掃描儀、照相機(jī)等，積極推進(jìn)數(shù)字檔案室的建設(shè)；然后選擇較為先進(jìn)且便于掌握操作的軟件，逐步實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。本單位的檔案管理部門已經(jīng)有針對性地加大對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，建立圖紙電子檔案，使得相關(guān)信息更便于查詢記錄。但是由于電子檔案比較依賴計算機(jī)的軟件、硬件功能，其安全程度有待驗證。因此在檔案管理中應(yīng)將電子檔案管理與手工記賬式保管合理結(jié)合，從而使技術(shù)文件、專業(yè)圖紙的管理在更加便捷的同時也能更加安全。

2.培訓(xùn)專門的檔案管理人員

檔案管理在很大程度上要取決于檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，檔案管理人員可以針對本企業(yè)的檔案管理工作特點通過自學(xué)、參加各種崗位培訓(xùn)、檔案專業(yè)繼續(xù)教育、本系統(tǒng)檔案管理制度的培訓(xùn)等多種方式，努力掌握科學(xué)的檔案管理方法，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)及要求，使檔案工作更加科學(xué)、實用，更加適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求。

3.建立科學(xué)合理的檔案管理體系

檔案管理工作主要包括檔案收集、整理、保管等8個部分，針對本單位的實際情況，首先必須確保其管理體系的規(guī)范化，其次要確保管理工作的及時有效性。檔案管理工作通常采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級管理的模式，此種管理模式雖然簡單有效但是卻有一個弊端，即分級導(dǎo)致檔案管理的連接性不強(qiáng)，各管一部分，相互沒有聯(lián)系，進(jìn)而導(dǎo)致實際使用時對相關(guān)的圖紙、資料進(jìn)行查詢時十分麻煩。因此，需要在分級管理的基礎(chǔ)上對檔案進(jìn)行分層管理，根據(jù)檔案的性質(zhì)、類型等不同，將檔案分層統(tǒng)一保管。