新時代黨校檔案開發開放策略研究

文/郭 萍

黨的十九大明確提出中國特色社會主義進入新時代，必須堅定不移貫徹創新、協調、綠色、開放、共享的發展理念。“開放”與“共享”是檔案事業新的發展理念，也是引導與推動檔案事業發展的目標和動力。黨校檔案記錄黨校不同時期、不同層面的發展軌跡，蘊含豐富的信息資源，怎樣將這些信息資源收集開發、向公眾開放，實現檔案的真正利用已成為新時代黨校檔案管理工作直接面對的問題。筆者認為，加強黨校檔案開發策略的研究，探索多樣化的檔案開放模式，有利于方便快捷地進行檔案利用，真正實現黨校檔案由傳統、靜態向開放、動態轉變，更好地為學校科研、行政管理提供依據和參考，從而實現黨校檔案社會服務功能的根本性發揮。

一、全面整合檔案資源策略

黨校檔案工作與學校各項工作緊密相連，檔案資料覆蓋全校，是黨校重要的信息資源。目前，以文書、教學、科研檔案為主，基建、財務、外事、照片、聲像、實物等為輔的檔案資源體系已基本建立，但尚存不足。主要表現為：由于資料來源于不同部門，在收集整理時對資料內容的鑒定準確度不夠，易產生遺漏和錯失；個別部門觀念陳舊，檔案資料收集僅停留在紙質文書層面，忽略了其他形式的資源，資料多樣化、完整性不夠；缺乏開放共享平臺，部門間資源互補作用難以實現，檔案資源開發開放得不到有效發揮。因此，確立全面整合檔案資源策略，努力打造一個完整、立體、共享的檔案資源體系勢在必行。一是從黨校實際出發，樹立特色意識，加強教學科研檔案資源開發。遵循教學規律，定期收集日常會議、常規教學、科研成果等工作資料，同時重視特殊情況下各部門有價值資源的及時收集，做到重要會議、特別活動提前介入、全過程跟蹤，力求完整和準確地收集專項新材料。二是明確檔案數字化目標，加強數字檔案資源的開發。堅持文檔一體化，遵循紙質文件和電子文件雙向保存的原則，以存量數字化、增量電子化為目標，對庫存檔案資料進行分類，針對重要的、利用率高的資料優先進行數字化開發；建立電子文件收交制度，明確電子信息資料的歸檔范圍和保管期限，對各部門電子政務平臺上形成的文本、音像等電子文件開展收集，管控收集前端，加快數字檔案資源開發進程。三是建立檔案信息交流中心，拓寬檔案信息開發渠道。搭建黨校檔案資源開放共享平臺，建立檔案目錄數據庫，關注與全國黨校系統檔案信息及省內市縣區黨校檔案信息的溝通交流，關注與本校圖書、校史等部門信息資源聯合，以資源共享彌補資源不足，形成共通交錯的檔案開發開放網絡。

以新時代發展理念為切入點，從資源整合、技術引進、主動服務三個方面提出黨校檔案開發開放策略，促進黨校檔案由傳統、靜態向開放、動態轉變，在為學校教學、科研、行政管理提供檔案信息服務的同時，發揮黨校檔案的社會服務功能

二、有效利用信息技術策略

日新月異的信息技術為檔案工作發展帶來新動能，傳統的檔案管理模式與信息技術的有機結合，推進黨校檔案工作實現全面革新。逐步實現檔案采集實時化、信息存儲數字化、檔案服務網絡化，是新時代黨校檔案資源開發開放追求的目標。一是做好統籌規劃。提高檔案工作全校重視度，把檔案管理信息化納入智慧校園整體建設規劃，完善檔案開發開放基礎設施的配備，選擇適宜的網絡設施和規范的檔案管理軟件，確保檔案開發開放工作與學校信息化建設協調發展。二是做好數據庫建設。啟動數字化檔案室建設，提升檔案工作全校關注度，獲取經費支持，著力推進數據庫建設，建立有關目錄、全文、多媒體、圖紙、掃描以及各類專題資料的數據庫，籌備開發數據庫共享服務，提高目錄檢索速度和準確率，力爭實現檔案全文信息查詢。三是創設開放平臺。在校園網開辟檔案專欄，將可公開的檔案資料和檔案開發成果進行開放展示，實現檔案資料的存在價值；以校園網為載體，開發與檔案有關的在線咨詢、互動交流功能，便于提供快捷、精準、全面的檔案專項服務。

三、主動服務檔案利用策略

檔案的價值在于利用，檔案管理最終的目的就是開發和利用檔案資源，服務檔案需求。以全方位服務黨的干部教育事業為工作重心，以為黨校發展服務為根本方向，黨校檔案部門必須不斷更新理念，順應時代要求，變被動為主動，解除檔案工作的半封閉狀態，充分利用校內的優質技術和豐富的智力資源，探索符合本校特征的新時代檔案服務體系。一是主動請進來。徹底摒棄固步自封、畫地為牢的陳舊意識，主動吸納先進的檔案管理技術，不斷完善檔案管理系統，以提高工作效率、提升服務水平，改善檔案工作在校內的弱勢地位，提高影響力。二是主動走出去。與各部門間開展廣泛的工作交流，了解各項工作的近期目標和長遠規劃，科學預測檔案需求熱點，開展專題資料整理以備參考，從而實現等待服務為超前服務的模式轉變。同時，定向跟蹤各部門的工作進程，針對不同時期、不同崗位任務開展個性化咨詢服務，承擔檔案資料收集的前沿指導，深化各部門的檔案工作意識，提高重視度。三是讓檔案活起來。主動開展檔案服務宣傳，積極參與校內外各類重大活動的資料展示，獨立或聯合有關部門開展檔案成果編研，利用館藏檔案開展黨史、黨風、黨性等相關主題教育活動，讓工具檢索式服務轉向成果開發，真正實現檔案資源以檔助教、以檔促訓的價值升華。四是讓檔案亮起來。黨校檔案服務是社會服務的組成部分，體現檔案的社會性質。在做好教育教學、科研信息服務的同時，主動延伸檔案服務內涵，遵循檔案公開開放制度，面向社會推送檔案信息，為新時代經濟社會發展、人民群眾日益多元的檔案利用需求提供檔案支撐，讓檔案價值閃現時代光亮。