公司設備集中租賃業務內部控制

吳國書

[摘 要] 會計信息的真實性依賴于業務信息的真實性，依賴于企業內部控制活動有效運行，即真實可靠的會計信息以內部控制有效為前提。

[關鍵詞] 設備 企業 內控 制度

中圖分類號：F270 文獻標志碼：A

內控制度“以防范業務風險和控制舞弊為中心、以控制標準和評價標準為主體”，是企業繼財務監督控制外的又一個制度性的業務控制方法體系規范，是企業管理重要的組成部分。“設備集中租賃”作為開灤集團公司重點推進的設備管理措施，幾經探索完善，而如何完善業務內部控制和加強業務風險管控是設備集中租賃管理健康發展的必要條件。

一、設備集中租賃業務分析

設備租賃更多的是一個有形動產商業運營模式，“設備集中租賃”強調的卻是一種企業或企業集團設備管理模式，準確地說是把“設備租賃”商業模式應用于企業設備管理，利用“設備租賃租金”價值杠桿為工具，激發設備使用者的成本節約意識，提高企業設備的周轉次數和利用效率，減少企業設備、部件儲備或投資，促使企業設備資產創造更大的經濟效益。

設備租賃業務涉及企業和企業間“設備”實物的流轉、租賃設備的確認、租金收取時點的確認、租金停止時點的確認、租金額度的確認、租金結算金額的計算、租金發票的開具、租金收支業務核算、租賃資金的收回、租賃業務有關法律糾紛的處理等環節，涉及“設備實物管理”“設備價值管理”、“租賃設備實物和價值管理”、“租賃業務管理”等不同的業務層次和范疇。“設備實物管理”要求設備實體流轉路線清晰、完整可靠；“設備價值管理”要求設備價值核算真實準確，不僅包含設備本身壽命周期內經濟價值，同時也涵蓋租賃業務相關價值業務；“租賃業務管理”是設備管理的子業務，即包括出租設備的實物管理，同時也包括出租設備的價值管理，要求從租賃設備實物的流動到租金的計取等相關信息真實有效，并與“設備實物管理”“設備價值管理”等相關業務相互印證，相互牽制。即各業務間、企業間信息傳遞真實有效，且業務辦理基礎資料完整齊備，保證“業務結果可逆，業務流程可追溯”，形成業務間可靠的牽制機制，業務或單位之間責權利明晰，有效防范業務舞弊行為。

從“租賃業務管理”角度，其業務關鍵風險控制點，無非兩個，即租金的收取或增加、租金的停止或減少兩個環節，即租賃業務的源頭。租金的收取或增加業務、租金的停止或減少業務均從“設備實物資產”的轉移開始，經過不同的環節回到起點。

租金的收取或增加業務的風險主要是收取或增加租金的時間起點，設備調出或啟封后，設備管理人員的實物管理職責向租賃業務人員轉移，設備實物管理向租賃設備管理轉移，租賃業務人員應承擔租賃設備日常管理和租金起付日期確定的相關責任，除非設備管理人員在設備調出或啟封時點上與之有舞弊行為。

租金的停止或減少業務的風險主要是停止或減少租金的時間起點，設備調回或封存的驗收確認，租賃設備的實物管理職責從租賃業務人員向設備管理人員轉移，租賃設備管理向設備實物管理轉移，租賃業務人員應承擔租金停租日期確定的相關責任，除非設備管理人員在設備調回或封存時點上與之有舞弊行為。

由此可見，租賃業務起點信息的真實有效至關重要，如果設備的調出或啟封、調回或封存信息真實，以后的業務環節發生錯誤或舞弊，便有據可查。當然，以上各個租賃業務環節只是基礎業務工作，企業還應當建立授權審批機制，形成“經辦人、復核人、批準人”聯簽批準制度，在業務信息傳遞依據“業務單據”來約束前后經辦人員或相關業務人員的前提下，搭建監督約束平臺，確保集中租賃業務信息與溝通在企業內部、企業與外部之間有效傳遞，并形成相互制約鑒證、監督控制網絡格局。

二、設備集中租賃業務相關業務關系分析

從企業集中租賃業務流分析，包括“設備實物管理業務流”“租賃設備實物管理業務流”“租賃業務管理業務流”的業務流模式。從企業集中租賃業務財務管理業務分析，包括“設備價值核算”“票據管理業務”“租賃業務核算”和“資金管理業務”等。大致歸納為“實物管理業務流”“租賃管理業務流”“財務管理業務流”三條線。

三、設備集中租賃業務內部控制模式

“實物業務流”和“財務業務流”間的資產稽核關系是指企業固定資產所屬設備實物資產的管理關系，“實物資產管理部門”負責企業固定資產實物管理相關業務工作，“財務管理部門”負責企業固定資產價值管理相關業務工作，并按照有關制度要求，兩部門每年度應至少進行一次資產的清查盤點。

“實物業務流”和“租賃業務流”間的資產稽核關系是指企業設備實物資產進行有形動產租賃時的實物資產管理關系，如果企業的資產未用于有形動產租賃則兩者不發生業務關系。

“租賃業務流”和“財務業務流”間的資產稽核關系是指企業設備實物資產進行有形動產租賃時的租賃資產價值管理關系，如果企業的資產未用于有形動產租賃則兩者不發生業務關系。

綜上所述，在企業沒有集中租賃業務時，企業資產實物管理部門和價值管理部門間的業務稽核關系是一種線性的平行關系，當租賃業務發生時，管理部門（實物、價值）和業務部門（租賃）間的業務關系變得復雜，由線性平行關系變成交叉網狀關系，業務間的節點和環節成倍增加，相應地增加了企業的經營風險。

四、設備集中租賃業務相關內部控制方法

行之有效的企業內部控制機制的建立，企業內部環境是基礎，企業的人力資源，特別是組織機構、崗位設置和職責權限尤為重要，并依托現代化信息管理系統。

首先是業務流程再造，建立過程控制模式。企業實物資產管理、資產價值管理相關的業務流程、內部控制制度相對完善或有章可循，特別是企業會計準則和財務管理制度都提出具體要求，對企業資產的價值核算、實物管理和稽核方式等進行了約束。設備集中租賃管理作為企業設備管理的新模式，不僅存在集中租賃管理業務自身業務流程的設計和內部控制的規劃，同時，將深刻影響企業設備管理傳統模式下的業務流程再造和內部控制機制變革，捋順業務前后關系以及業務間的關聯關系，實現業務處理流程化、規范化，達到業務的過程控制、制度控制、崗位控制和授權監督控制，規避業務風險，為企業集中租賃業務財務會計核算奠定基礎，支持企業設備管理決策的可靠性。

其次是組織機構重塑，建立崗位控制模式。在業務流程再造的前提下，重點分析業務風險，通過業務風險分析，設定風險控制目標，分離不相容業務崗位，以過程控制為基礎，制定相應的職責權限，規范崗位間的業務信息傳遞形式和標準，形成不同崗位間的業務處理制約機制，同時建立崗位間的業務授權審批機制。例如：根據集中租賃業務管理需要，可建立相關業務崗位，設備管理員、租賃設備管理員、租賃結算管理員、租賃稅價會計、租賃核算會計等。設備管理員、租賃設備管理員業務依據為設備調出（調入）或設備啟封（封存）確認書，并以此建立稽核關系；租賃設備管理員、租賃結算管理員業務依據為租賃設備計租（停、退租）或租金增加減少通知書，并以此建立稽核關系；租賃結算管理員、租賃稅價會計業務依據為租賃費收繳結算書及稅務發票，并以此建立稽核關系；租賃稅價會計、租賃核算會計業務依據為租賃費結算通知書及稅務發票，租賃核算會計在正確核算企業租賃業務的同時，監督和控制相關業務的成本收益，以及租賃業務資金的回收情況。

再次是實現業務信息處理電算化，建立計算機控制模式。信息管理系統是企業利用計算機和通信技術，對企業相關業務信息進行集成、傳遞和分析的信息管理平臺。信息管理系統的應用控制，就是利用信息系統對設備管理業務及設備集中租賃管理業務的處理實施控制。如企業將設備集中租賃管理相關業務流程環節與崗位設置相對應，根據不同業務流程的管理職責，定制適當的業務處理權限和業務審核權限，分離不相容崗位，建立相互制約的業務辦理機制；按照業務流程設計固定的業務處理報表格式和信息傳遞順序，使業務處理結果可逆化，必要時可授權對業務的倒查程序，執行可逆操作，保障業務信息的真實可靠；建立業務信息預警機制，對不同業務環節之間或業務前后順序之間產生的信息瑕疵進行稽核提示，增強信息處理過程中的準確性；建立業務信息定制化的或自定義查詢功能，便于業務相關人員、審核審批人員或單位領導調取相關業務數據，進行業務數據分析、預測和應用。業務信息有限的開放化，提高了業務間的、崗位間的、單位間的監督約束空間，也是杜絕業務舞弊有效的方式方法。