關于提高檔案管理水平的建議

文·劉書青

機關團體、企事業單位、社會組織（以下簡稱單位）的檔案管理工作，直接關系到檔案館檔案的構成和質量，可謂整個檔案工作的重要環節。單位檔案管理工作做好了，移交給檔案館的檔案自然是高質量的。因而，單位的檔案管理工作至關重要。本文試就單位檔案管理工作做點探討。

一、單位檔案管理工作的不足之處

單位檔案管理工作，主要表現于對檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、登記統計、提供利用等環節實施的科學規范化管理。規范的檔案，可以充分發揮其憑證、參考、依據等作用，為單位發展發揮積極作用，否則就會拖單位整體工作的后腿?？偟目矗M管單位檔案管理總體水平在不斷提升，但與《檔案法》等法律法規的要求和實際工作需要還有差距，主要表現在以下方面：

（一）部分領導思想認識不夠。有的領導認為，檔案工作不是業務工作，也不是單位的重要工作，出不了什么成績，檔案工作做得再好，也代替不了政績、利潤、社會知名度等，盡管看得見、摸得著，但終究不是主業，與單位發展沒有直接關系。還有的領導認為，檔案管理是文秘部門的職責，有分工科室和具體文秘人員就搞定了，領導應該把主要精力放在單位業務發展上，沒必要對檔案工作過多操心。

（二）檔案軟硬件設施不健全。大多機關和事業單位一般都設有檔案室，建立了檔案管理制度，至少有專職1人至2人從事檔案管理工作，需歸檔檔案能夠按期保質保量移交檔案館，基本符合檔案管理法律法規的要求。但企業特別是一些中小企業或私營企業，對檔案工作重視不夠，檔案管理制度、檔案室及其配套設施做不到及時建立，沒有專職的檔案工作者，或者檔案工作者不固定，檔案管理工作沒有章法。有的單位檔案工作者流動大，責任不清，需要查找檔案以供利用時往往找不到，對單位整體工作發展非常不利。

（三）檔案工作者素質有待提高。社會在快速發展，檔案工作也應與時俱進，要求檔案工作者跟上時代步伐，掌握相關知識技能，促進檔案工作上檔升級。但目前部分單位的檔案工作者不是檔案專業畢業，又沒有系統學習過檔案工作專業知識，專業技能也不強，有的連基本的電腦操作技能也不熟練，致使檔案管理工作水平低下，不能迅速適應形勢發展對檔案工作的要求。

（四）檔案工作創新意識不強。國家檔案局于2003年發布《電子公文歸檔管理暫行辦法》后，北京、上海、山東等地檔案部門相繼發布了地方電子文件歸檔管理辦法，推動檔案信息化建設進入以做好電子文件歸檔管理工作為重點的新階段。但部分單位創新意識不強，檔案工作仍然停留在以紙質為主的階段，檔案信息化著力不大，陳舊的設施設備做不到及時更新換代，必要的設施設備做不到及時購置，應該設計應用的數據庫系統遲遲未開發應用，影響了檔案工作信息化進程，不利于提高檔案工作管理水平和效率。

二、提高檔案管理水平的建議

（一）建立健全檔案管理制度。制度管根本、管長遠。任何一項工作離開制度的規范和制約，就不會有好的發展。檔案工作也是如此。對于面廣、類多、量大的工作檔案，要經過收集、整理、價值鑒定、保管、利用等復雜流程，沒有一整套管理制度是行不通的。無論單位規模大小、檔案數量多少，首先作為領導特別是主要領導要正確認識檔案工作，把檔案工作作為單位工作的一個重要方面、重要部分，把做好檔案工作作為促進單位工作開展的重要因素，本著對單位負責、對社會負責、對歷史負責的態度，按照《檔案法》《檔案法實施辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規定，切實把單位檔案管理制度建立起來，健全完善檔案管理和獎懲措施， 真正把檔案管好、用好，為單位更好更快發展發揮積極作用。

（二）強化軟硬件設施建設。檔案工作要搞好，軟硬件設施少不了。單位要舍得投入，確保檔案管理工作符合基本要求。在硬件設施建設方面，沒有檔案室的單位，首先要安排專門的檔案室，落實專兼職檔案工作者，配置相應的防盜門、檔案柜、計算機、監控設備、局域網、電子文件存儲設備等，控制好室內溫濕度，強化安全保衛、蟲蛀鼠咬等防護措施，建立檔案室進出登記、記錄制度，確保檔案室規范安全運轉。在軟件建設方面，主要是按照檔案信息化建設需要，開發應用符合國家和檔案行業相關規范、標準要求的檔案管理軟件，使檔案管理系統流暢有序，便捷高效。

（三）提高檔案工作者綜合素質。檔案工作者素質與檔案管理水平緊密相連，是單位檔案質量高下的決定性因素。首先，單位在招聘檔案工作人員時，應優先考慮高校畢業的檔案專業專、本科生，使之可以一上手就開始比較專業、熟練地工作，并應保持固定，不可頻繁換崗。由于檔案形勢發展較快，即使是檔案專業人士，也要順勢而為，自我學習教育，以跟上形勢的發展。單位應安排檔案工作者參加各級舉辦的檔案管理工作培訓，并鼓勵檔案工作者晉升更高職稱，激發檔案工作者進取積極性。其次，由于檔案工作涉及面廣，情況復雜，要求檔案工作者具備過硬的綜合能力，善于處理檔案收集過程中的問題，認真做好檔案鑒別、歸類等繁雜的技術性工作，熟練掌握計算機操作技術和檔案管理軟件應用，使應歸檔檔案能夠及時全部收齊、管好。再次，檔案工作者須認真遵守《檔案法》和單位檔案管理制度、檔案工作者責任制獎懲等各項規定，實際工作中嚴禁利用職務之便謀求私利，嚴格遵守保密紀律，以高度的政治責任感從事檔案工作。

（四）加快檔案信息化工作進程。當前，“互聯網+”的發展模式為各級重視和社會認同，各級各行業都在研究借助互聯網優勢加快發展的措施辦法，競相進入信息化建設時期。我們所熟知的檔案載體，繼紙質、照片、磁盤等形式之后，快速出現了光盤、優盤乃至網絡存儲空間等新型存儲技術，檔案管理工作的新時代不約而至。當此形勢下，檔案管理信息化工作應加緊跟進，盡快建立檔案管理信息化系統，運用先進的信息化技術對檔案進行管理，推進檔案管理的現代化和信息化進程。