“互聯網+”背景下的智慧檔案服務建設

文 / 徐潔

“互聯網+”是創新2.0時代的發展產物。近年來，“互聯網+”以迅雷之勢滲透各行各業，“互聯網+旅游”“互聯網+餐飲”“互聯網+金融”“互聯網+教育”等新興模式應運而生，檔案行業亦然，“互聯網+檔案”引發了傳統檔案機構服務模式的創新。因此，響應國家“建立方便人民群眾的檔案利用體系”的號召，將“死檔案”轉變為“活信息”、將“檔案庫”轉化為“思想庫”[1]，于隱藏的海量數據中深入發掘有效信息，實現對用戶智力的支持，并建立可迅速解決問題的智慧檔案服務平臺，是“互聯網+檔案”發展進程中值得探討的問題。

一、“互聯網+”背景下智慧檔案服務理念的解讀

在“互聯網+”背景下，智慧檔案的建設應依循以人為本的核心服務觀、共建共享的資源整合觀、注重效率的公共服務觀以及持續創新的發展服務觀，促進檔案服務由封閉轉向開放、由靜態轉向動態、由被動轉向主動，進而切實提升檔案服務水平。

（一）以人為本的核心服務觀

以往檔案館只服務于“官”，普通大眾難以接近，這種“官本位”思想，無益于檔案服務水平的提升。在“互聯網+”時代下，為了推行智慧檔案，還需明確用戶需求，積極踐行“以人為本”的核心服務觀，為用戶提供一個廣泛參與、社會協同的開放型空間，解決用戶的顯性需求，激發他們的隱性需求，促進檔案服務的縱深發展。智慧檔案服務系統應是一個涵蓋公眾的檔案資源體系、兼容安全的檔案管理體系以及方便大眾的檔案服務體系。它的用戶不僅包括“官”，還涉及“民”。因此，智慧檔案工作者應始終堅持以人為本的核心服務觀：一是要秉承人性化和智慧化理念，加快檔案服務方式創新；二是要樹立生態化和可持續化理念，確保檔案服務效果的綠色、低碳和環保；三是堅持創新理念，通過大眾創新、開放創新和協同創新，打破傳統檔案服務的封閉性，進而形成檔案服務新機制。

（二）共建共享的資源整合觀

“互聯網+”背景下，智慧檔案需要面向大眾提供公共服務。為提升公共服務水平，檔案館還需對分散的資源進行整合并建立資源共享數據庫。就當前現況而言，任何單一的檔案館或檔案機構均難以充分提供用戶所需檔案資源，只能走共建共享之路，實現檔案資源的優化配置，為檔案公共服務的開展奠定基礎。因此，在智慧檔案建設中，應始終踐行共建共享的資源整合觀，在有關部門的統籌規劃下，以檔案服務主體自愿、平等及互惠為前提，依托云計算、大數據及物聯網等技術，對檔案資源進行網絡整合與優化配置，將用戶所需資源一“網”打盡。上海市智慧檔案館在共建共享資源整合觀的指導下構建起區域協同分級管理服務系統，為公眾提供了全面的檔案信息資源，實現了真正意義上的便民、惠民。

（三）注重效率的公共服務觀

“互聯網+”的推進，對傳統檔案信息開發與利用無疑是一個巨大的沖擊。傳統政務模式下，檔案公共服務流程過于繁冗，不僅涉及諸多審批環節，而且議事程序漫長，導致社會資源白白浪費，檔案利用效率難以提升。而智慧檔案以用戶滿意為出發點，秉承注重效率的公共服務觀，通過優化檔案業務流程，實現檔案需求與供給的無縫對接，不僅充分發揮了檔案資源的利用價值，還有效提升了檔案公共服務效率。所謂的“注重效率”，主要體現在三大層面：一是注重檔案服務行政效率，強調通過檔案公共服務流程的優化，保障公共服務各環節的互通流轉；二是注重檔案服務技術含量，要求以“互聯網+”思維為指導，積極引入新技術，實現傳統服務技術與新興技術的深度融合，在保障服務效率的同時，促進檔案公共服務質量的穩健提升；三是注重檔案公共服務效益，積極尋求行之有效的公共服務成本控制法，最大化地壓縮經濟、社會及時間成本，在最優成本下提供高效、高速及高質的檔案公共服務。[2]

（四）持續創新的發展服務觀

在“互聯網+”戰略的推行之下，云計算、大數據及物聯網等技術“各顯神通”，促進了檔案工作全過程的智慧化發展。云計算技術為智慧檔案的建設提供了基礎平臺，為檔案存儲空間的拓展與資源的備份提供支持；大數據技術全面滲入檔案資源的收集、處理及服務等環節，為檔案的智能化管理、數據分析、信息處理及預測提供了技術支持；物聯網技術實現了智慧檔案各要素的聯結，形成了集檔案識別、定位、追蹤、監管及服務等于一體的網絡架構，為促進檔案共建共享奠定基礎。當然，在智慧檔案建設中，云計算、物聯網及大數據等技術并非孤立存在，而是相互聯通、相輔相成的。因此，智慧檔案應樹立發展的服務觀，借助新技術，實現服務模式的優化升級與創新發展。

二、“互聯網+”背景下智慧檔案服務的優化策略

（一）基礎設施建設

為加快智慧檔案基礎設施建設，應依托云平臺、大數據、物聯網及人工智能等技術，建立檔案協同管理系統。

1.構建“智慧檔案云”，實現資源共建共享。檔案館應加快構建基于云計算的智慧檔案網絡，形成“智慧檔案云”。一是將各地數字檔案及民生類檔案存儲于“云端”，依托虛擬技術，向館舍科學分配計算能力與存儲空間；二是著力推進館際一體化、館室一體化與文檔一體化，使原本分散、孤立而存的檔案館借助“云端”實現互通互聯；三是積極整合各類檔案資源，立足于大檔案格局，全面推行“智慧檔案”模式，大力接收國土、醫療衛生、環保及教育等涉民檔案，促進檔案資源共建共享；四是構建一體化公共服務平臺，為廣大用戶提供“一站式檢索”等便民服務。[3]

2.建立智能感知系統，實現實體檔案智能監管。檔案館應借助物聯網技術，將檔案館庫房、密集架及實體檔案相聯結，構建智能感知系統，精準定位并追蹤實體檔案的具體方位，實時顯示檔案館溫濕度與館內畫面，實現實體檔案的智能監管。其一，一旦檔案出入庫，電子門禁系統將感應報警，并識別出檔號及數量等信息，將其及時傳送至智慧檔案系統，同時，將該監控畫面自動保存，便于查看；其二，借助物聯網技術實現了檔案數量的自動清點，這不僅簡化了盤庫清點流程，還優化了檔案館庫房管理工作；其三，利用跟蹤系統可迅速定位有誤檔案的位置，提升了檔案工作效率。[4]

3.創建智能數據倉庫，實現檔案深度挖掘利用。檔案的智慧化源自對數據的精準分析與科學利用。因此，應充分利用大數據技術，構建智能數據倉庫，以便深入挖掘檔案價值，提高檔案的開發與利用效率。首先，應立足于公共服務要求，確立數據模型的構建需求；其次，應結合模型需求，就結構化、非結構化海量數據展開細致篩選、轉換與提取，并建立智能數據倉庫；再次，應對模型進行修正、優化，結合實驗結果對參數與規則等進行調整；最后，應結合最終模型就檔案關聯信息進行挖掘、分析、預測，為公共服務提供支持并為科學決策提供依據。

4.搭建智能服務平臺，享受智慧查檔新體驗。智慧檔案中查檔過程能帶給用戶最直觀的感受。因此，檔案館可借助人工智能技術提升查檔效率與用戶體驗。其一，在智慧檔案系統中增加指紋識別功能，對新用戶進行指紋信息采集，使指紋關聯其個人信息，待下次查檔之時，用戶只需錄入指紋即可識別；其二，在檔案館庫房管理中引入人臉識別功能，以保障員工出入庫的安全性；其三，在系統搜索引擎中引入語音識別功能，用戶可利用人機對話，連接系統搜索引擎，通過語音的轉化與處理，完成查檔過程，使檔案檢索與查閱過程更靈活。[5]

5.開發“掌上檔案館”，提供便捷優質的檔案服務。移動互聯網時代，檔案部門應把握契機、科學布局，構建“掌上檔案館”，為廣大用戶提供更加便捷與優質的服務。一方面，應樹立開放思維，大膽創新，自主設計跨平臺、多功能的移動應用程序，開發微信等公眾平臺，開放檢索及查閱等多項服務，拓寬用戶的查檔渠道；另一方面，積極利用新平臺發布最新檔案資訊，推送優秀資源，利用媒體加強宣傳與推廣，吸引更多人關注。

（二）軟環境建設

智慧檔案的建設，除了需要加快推進基礎設施建設以外，還需加強軟環境建設。

1.加快出臺政策法規，完善管理體制。當前，國家針國內有關智慧檔案建設，仍未出臺具體政策法規。因此，有關部門必須加快整體規劃與頂層設計，明確智慧檔案建設的技術規范、管理規定及安全要求等。地方政府應嚴格執行國家政策法規，結合地方實際進行適當調整，以便引領智慧檔案的建設。政府相關部門應積極牽頭，加快成立智慧檔案領導小組，立足全局進行統籌規劃、協調管理與分步實施，促進智慧檔案建設的穩步推進。

2.制定共性應用標準，形成行業規范。明晰的應用標準是智慧檔案資源實現共享的基礎。因此，有關部門應借鑒國內外先進經驗，建立智慧檔案標準體系，對數據采集、各類接口、數據質量及數據安全等共性標準進行構建。此外，還應加快構建一套與國際標準相兼容、與國家標準相統一的行業標準，包括智慧檔案建設指南、數據共享規范、實施要求及管理規定等，為智慧檔案的建設提供依據。

3.構建多元融資機制，保證資金到位。智慧檔案建設需投入大量資金，單純依靠政府投入仍顯得捉襟見肘。為此，應在政府的引導下，廣泛吸納民間資金，構建起多元融資機制，通過金融貸款、企業融資、設備租賃及項目合作建設等多重方式實現“開源”。與此同時，檔案館應用好每一筆資金，通過加強項目預算、嚴格項目審批、強化過程監管及構建績效考核機制等方式，保障智慧檔案建設的質量與效益，達到“節流”之效。

4.加強人才隊伍建設，優化發展環境。在“互聯網+”背景下，為推進智慧檔案建設，還需積極引進專業檔案人才，全面落實人才優惠政策，優化人才發展環境。首先，檔案館應深化與科研院校專家學者的合作，充分發揮他們的決策與顧問作用，為智慧檔案建設建言獻策；其次，提升職業素養，加強技能培訓，定期組織檔案館員工開展智慧檔案學習與技術練兵，使其適應智慧檔案的發展；再次，在高校專業教學中，應增設物聯網、云計算及大數據等課程，培養兼具統計、計算機與經濟管理等多門學科的復合型檔案人才。

5.注重品牌宣傳推廣，牢記服務使命。智慧檔案的建設并非一勞永逸。因此，檔案工作者只有與時俱進，深化各界聯系，牢記為民服務的重大使命，才能充分發揮智慧檔案的價值。在智慧檔案試點推行中，檔案工作者應積極運用電視、廣播等傳統媒體以及微信、微博等新興媒體，立足于智慧檔案的特色與創新，加強品牌推廣，逐步提升品牌知名度，使更多人了解、熟悉并善用智慧檔案，切實履行好檔案服務的神圣職責。[6]

三、結語

“互聯網+”以強大的跨界融合、創新驅動、重塑結構、開放生態、尊重人性、連接一切等特征引發了傳統檔案工作模式的巨大變革。[7]未來“互聯網+檔案”發展模式將以“智慧檔案”的形式呈現。借助云計算、物聯網、大數據、人工智能及移動互聯網等技術，智慧檔案實現了館際間的互聯互通與信息資源的共建共享，使人們享受到“一站式服務、一鍵式檢索”的便利，真正響應了國家“讓信息多跑路，群眾少跑腿”的號召。