從郵政機要件到EMS
——高校學生檔案寄送新模式

■　謝文杰

根據中國集團公司發布的通知《關于規范郵政機要通信渠道傳遞大學生檔案等有關工作的通知》（業務函[2015]117號）要求各省、自治區、直轄市郵政公司自2015年6月1日起，全國各大專院校、人社部門以及人才交流中心的“大學檔案”不再通過郵政機要通信渠道傳遞，移交當地郵政公司辦理。要求各郵政公司“引導有關單位將原來由郵政機要通信渠道傳遞‘大學生’檔案轉由‘EMS標準快遞’等方式傳遞”，這就意味著我國60余年“機要寄送”大學生檔案的歷史畫上了句號。新的高效學生檔案寄送模式的轉變在提高寄送轉遞效率的同時，也面臨著諸多的現實挑戰，需要各方認真研究解決，切實為高校學生做好服務。

一、寄送方式轉變的優勢分析

根據新的規定和要求，采用EMS寄送大學生檔案主要步驟：（1）將大學生檔案整理好后裝入檔案袋（封面要詳細注明學校、學號、姓名、所在地、材料名稱等）。（2）將檔案用封條封裝好并加蓋騎縫章（學工辦公章即可），粘貼封條需將檔案袋封口處用封條封住并“包邊”至檔案袋正面。（3）將封裝好的檔案裝入EMS專用套封內，EMS封口處已備好“雙面膠”，將封口“封牢”“壓平”。（4）將EMS“四聯單”底膠撕下并粘貼至EMS專用封套背面封口“騎縫處”，將第③聯“寄件人存”頁撕下，與檔案一同在郵寄時交至學工部，備查。新的寄送方式改變了傳統機要寄送模式復雜、低效、易丟失等弊端。

1.寄送效率更高。機要寄送程序復雜，通常是通過派專人送取，先要先讓檔案管理單位辦理登記手續，然后統一寄送至本省省會城市，由省級郵政機要班登記，再寄送到目的省份省會城市，待當地省級郵政機要班登記后再派專人送達至接收單位。一份機要件寄送需要十幾天，每到高校畢業季，從檔案寄出到收到花費一個月時間也經常發生。而EMS快遞高校學生檔案，沒有機要件層層審批的繁瑣手續，可在1-4天到達，遍布全國2000多個EMS寄送網點使偏遠地區也能享受到快捷高效的服務。高校通過EMS寄送方式突破了機要寄送時間和“專人”的藩籬束縛，實現“隨叫隨到”、“隨寄隨走”。

2.后續查詢便捷。大學生檔案寄送后，檔案接收單位收到但不退回執，使得檔案回執功能難以有效發揮。傳統機要件寄送大學生檔案，若沒有收到回執，高校大學生檔案寄送部門就無法獲得檔案是否被簽收，只能通過機要件上的機要號到機要局當面查詢（機要查詢有1年時效期）。大學生檔案意識淡薄，常常沒有及時記錄機要號，即便記下機要號也不知道機要查詢的時效期限，待發現檔案有問題需要查詢時過了時效，檔案丟失時有發生。即便是及時查詢，由于機要件不接受學生個人查詢，需要以學校或院系為單位才可查詢，耗時耗力。而EMS寄送大學生檔案，由于一件一個快遞單號，通過撥打“11183”客服電話或登陸官網，輸入“快遞單號”，EMS寄送的每一步一目了然，極大地提升了EMS寄送模式的優秀體驗感。

3.符合時代需要。2017年，我國快遞業務量完成了400.6億件，是2007年的33.4倍，連續4年位居世界第一。EMS、順豐、“三通一達”占到了快遞業務量的絕大多數。與機要件寄送對個人開放不同的是，EMS快遞模式開放性、透明性更強，面向幾乎所有人、各個行業和領域，更容易為大家所接受，也是符合開放、包容時代發展的現實需要。

二、寄送方式轉變面臨的挑戰

大學生檔案寄送方式由機要向EMS轉變，滿足了學生檔案寄送高效、透明的同時，EMS寄送大學生檔案也面臨著一些現實問題和挑戰。

1.高校學生檔案寄送工作有待改進。EMS寄送高校大學生檔案實現了快捷、高效的同時，由于是2015年才陸續推開實施，習慣于傳統機要件寄送的方式，現在需要逐漸向EMS寄送方式轉變，在此過程中學生、學校檔案部門都還需要不斷的探索和積累經營。例如，填寫大學生寄送材料時未按規定要求，書寫內容隨便，影響檔案寄送，延長了學生檔案寄送時間。此外，學生不能及時提交檔案寄送信息，以及查詢檔案去向不及時，都是影響檔案安全的重要因素。由于高校大學生檔案數量龐大，尤其是每年6月下旬大學生檔案寄送高峰期，學生們常常反應通過EMS寄送常常難以收集齊收件人的詳細地址、聯系電話等。

2.拒收、越權拆封學生檔案依然存在。據某報記者調查了解到，由于《關于規范郵政機要通信渠道傳遞大學生檔案等有關工作的通知》新規并未與教育部和人社部達成共識，一些地方人才交流中心往往抵制、拒收EMS快遞檔案，還是要求高校采取專人專車專送的方式傳遞大學生畢業檔案。此外，由于高校畢業生就業方向的變化，大學生檔案的流向也越來越廣，學校檔案管理者也不能完全掌握接收單位是否具有接收、拆封、保管學生檔案權限。如，許多大學生在畢業前就已經聯系好就業單位，認為檔案直接快遞給工作單位，無需人才交流中心等機構中轉，殊不知有的就業單位是無權保管其檔案，接收檔案后常常越權拆封學生檔案后又無權密封。

3.缺乏統一簽收規定。與機要件寄送對簽收環節有著苛刻的要求相比，EMS寄送方式寄送大學生檔案的要求并不嚴格，這就導致不同的接收單位在簽收檔案時各自處置，沒有統一的標準。例如，非實名簽收、收發章代簽，更為甚者還有門衛代簽，導致大學生檔案快遞過程中發生問題后無法追溯。簽收統一性缺乏還表現在對回執的要求方面。EMS寄送大學檔案常常出現回執不退現象，且大多數回執以公章而非署名，對學生檔案安全埋下隱患。

三、高校學生檔案寄送方式轉變應對之策

大學生檔案是其整個學生生涯的真實歷史記錄，高校學生檔案寄送工作不僅影響到檔案自身的安全性，也會對大學生今后的成長發展產生重要影響，關乎每一名同學的切身利益，需要高校、寄送部門和檔案接收單位共同努力，確保大學生檔案寄送工作的順利開展。

1.進一步做好協調統籌工作。高校作為大學生檔案的寄送方，應做好檔案寄送前的各項統籌協調工作，為EMS方式寄送學生檔案奠定扎實基礎。首先是要高度重視大學生檔案寄送工作，把大學生檔案工作與教學、管理工作放在同等重要位置，做到同部署、同落實、同考核。其次是立足學校自身實際，結合郵政公司的相關規定，制定嚴格的畢業生檔案轉遞制度，規范大學生檔案快遞工作。再次，學生檔案工作部門要順勢而為，主動迎接EMS寄送大學生檔案時代的到來。從事檔案寄送工作人員要熟悉EMS快遞的業務，并通過微博、微信、新聞客戶端等平臺向廣大學生宣傳EMS快遞知識；此外，要及時全面的收集檔案寄送地址和聯系方式；統一做好檔案密封、蓋章、裝袋等工作，并與EMS快遞公司及人員保持良好地溝通，做好檔案寄送前后的跟蹤工作。學生要高度重視自身檔案，要及時關注其檔案的寄送進度和簽收狀態，并做好記錄，確保檔案寄送后有據可查。

2.健全完善相關業務規章制度。作為EMS業務的主辦方郵政公司應積極與教育、人社部門溝通協調，達成統一采用EMS寄送大學檔案的模式共識，防止出現“拒收”現象的發生。要根據大學生檔案的特殊性完善當前EMS快遞的業務規章制度。一方面，劃分EMS片區，防止因出現跨區競爭導致大學生檔案寄送安全事件的發生；加大大學生檔案寄送人員安排及培訓工作。大學生檔案EMS寄送多集中在6月下旬，郵政公司應在這一時間段加強人手，提高檔案寄送的效率。此外，要提升業務人員的職業培訓，以機要的安全標準嚴格要求，積極學習借鑒機要件寄送的成功經驗。嚴格落實EMS取件、投遞制度。借鑒寄送大學生錄取通知書的諸多經驗，采取專人取件配送，寄送時要嚴格署名制等規定。

3.認真落實檔案簽收等工作。檔案接收單位要積極支持EMS這一新的大學生檔案寄送模式。在每年畢業季要主動與郵政快遞部門做好銜接和配合，確保各項檔案簽收制度得到貫徹和落實。一方面，要嚴格落實大學生檔案簽收責任制，確保有專人簽收，并嚴格落實署名簽收制；要保障之前提供的接收電話的暢通；另一方面，要認真做好簽收回執退回工作，當接收單位簽收學生檔案后，要及時認真規范填寫隨附通知單，并加蓋簽收單位印章，注明檔案簽收人姓名及日期，及時退回給高校檔案管理部門，便于后期查詢需要。

[1]戴麗虹.高校學生檔案轉遞工作存在的問題與對策研究[J]滁州學院學報，2016（6）:134-136.

[2]曹勤民.高校學生檔案轉遞中存在的問題與對策[J]山西檔案，2011（5）：33-34.

[3]王寧.高校學生檔案轉遞中存在的問題與對策探索[J]產業與科技；論壇，2014（24）：230-231.