醫院檔案信息化工作的幾點思考

■張紅

隨著社會信息化程度的加深，醫院的各項管理工作也迎來了新時代給予的新挑戰，作為上海三甲綜合性醫院只有在實行了信息化管理才能使其服務、科研工作順應時代發展潮流，信息化、數字化、網絡化技術的應用必定能夠有效的提高醫院檔案管理水平。

醫療單位檔案是醫院在醫療衛生工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫院各項工作真實和客觀的記錄，也是醫療衛生工作中不可缺少的信息資源。醫院綜合檔案工作內容涉及醫療、教學、科研和管理等，所形成的檔案內容豐富、具有綜合性。檔案工作承擔著為醫院行政管理、臨床醫療、教學和科研管理等各項工作提供信息服務的重任，同時也為醫院的科學管理、經驗總結、日常醫療事務處理、臨床教學和科研管理發揮著不可替代的重要作用。

一、新時代下醫院檔案信息化管理的重要意義

檔案事業的發展和騰飛，既要依靠科學技術的發展進步，又要依靠高素質管理的人才隊伍。信息技術應用已成為各行各業現代化發展的核心，在新的時代背景下的醫院管理中，檔案更應具備網絡化、數字化、規范化的總成，涉及檔案管理、電子信息、網絡技術等專業綜合技術。運用信息化技術，數字化檔案工作已滲透到醫院管理的每個環節，給醫院檔案工作帶來了機遇和挑戰。檔案部門如何在新形勢下，特別是在信息技術廣泛應用的時代背景下，充分發揮醫院檔案部門的職能作用，更加科學規范地收好、管好、用好檔案資源，提高醫院檔案管理的水平，為醫院各項工作的科學發展，發揮檔案工作更好的基礎性、保障性和服務性的功能作用，顯得尤為緊迫和具有現實的重要意義。

二、新時代下醫院檔案信息化工作面臨的困難

1.傳統的檔案管理模式和思維方式一時難以轉變

受傳統檔案工作方式的影響，檔案部門一般比較關注檔案資源的收集和保管，并不注重檔案信息資源的開發和利用，而且傳統的檔案管理模式和思維方式又根深蒂固，新的技術和方法一時難以讓人完全接受。因此，在醫院新一任信息化發展和建設過程中往往忽視檔案信息化的規劃和建設，以致于醫院的檔案管理尚不能很好地融入醫院各項工作的管理之中，有效地做好信息化條件下檔案資源的收、管、存、用工作，較大的影響了檔案工作的規范化管理和科學發展的水平。

2.缺乏信息化檔案的遠瞻性和大局觀

目前，中國醫院的決策層多數來源于醫學專家，而他們對信息化建設的認識往往是從臨床醫療方面出發，難免會存在片面，缺乏一定整體架構，雖然很多醫院把信息化的最終目標已定義為數字化、智能化醫院，但并沒有對數字化醫院有一個遠瞻性和整體的大局觀，因此，就現狀而言，醫院檔案數字化管理手段還尚不完善。一是數字檔案資源建設尚不到位。隨著醫院辦公自動化和業務系統無紙化的廣泛應用，大量產生的電子文件，目前尚未按規范做好電子文件歸檔工作。同時，醫院的傳統載體檔案數字化也是沒有總體規劃和具體推進措施，與檔案信息化發展要求相差甚遠。二是檔案應用系統開發尚未納入醫院信息化系統建設之中，做到文檔一體化。目前醫院的檔案管理系統很多都是“單機版”，要么就是檔案管理功能模塊不齊全，無法滿足電子檔案全流程管理。三是檔案信息資源的開發利用途徑比較單一。應該說目前醫院信息網絡建設已經非常完善，既有局域網，又有互聯網，而檔案部門在開發檔案信息資源方面力度尚不夠大，依靠網絡技術，方便、快捷地提供檔案信息資源服務的效果尚不明顯。

3.檔案工作的服務功能有待加強

醫院檔案部門是一個重要的服務部門，科學的決策只能建立在客觀依據的基礎之上。由于，醫院是一個擁有特殊職能的單位，治命救人、科學研究還包括一些綜合管理。醫療衛生事業的發展及醫療水平的提高，有賴于日常醫療及管理工作的積累，醫院檔案部門通過積極為臨床醫務人員提供大量的歷史檔案資料，協助包括科研人員在內所有其他相關科室的人員進行資料翻閱和查證，也從而在科技成果的開發等方面作出一定貢獻。科學的檔案管理早已告訴我們，檔案工作要適應社會發展，要使“死檔案”變為“活檔案”。加快檔案信息資源的開發利用，加強檔案信息化建設，是時代賦予檔案工作者的使命。作為一名醫院檔案工作者，要從檔案工作服務醫院工作大局、服務社會、服務于老百姓的角度，進一步增強檔案工作的責任感和緊迫感，大力開發檔案信息資源，加快推進檔案信息化建設，為醫院各項工作的發展提質增效。

4.檔案人員的專業素質有待提高

隨著智慧城市建設的不斷推進，醫院信息化管理程度的不斷提高和發展，做好醫院檔案工作，檔案人員除了要有檔案管理的專業知識以外，還需要了解和熟悉醫院管理和信息化管理的相關知識。據調查，目前醫院檔案人員普遍缺乏此類專業背景，檔案人員的專業素質與所從事的檔案工作尚不相適應。加強醫院檔案人員的專業培訓，不斷提高檔案人員的專業素質，是保證醫院檔案工作科學發展的根本保證。

5.檔案數據安全風險的措施有待強化

隨著新時代的到來，醫院檔案也隨之踏入數字化時代，大數據時代的檔案信息資源呈指數型增長，越來越多的檔案信息被以電子形式存儲，而管理不當也很容易遭到非法竊取。因為新時代，新科技也隨之帶來了新的所謂“數據安全隱患”。如果檔案數據一旦出現丟失或損壞，或者遭遇泄漏與破壞，則將對醫院的日常醫療管理和其它相關工作帶來不可估量的影響。因此，強化醫院檔案數據的風險隱患治理，落實檔案數據安全防控措施，是信息化條件下醫院檔案工作的重中之重。

三、新時代下醫院檔案信息化工作的對策與思考

1.統籌規劃，協作配合，不斷推進醫院檔案信息化建設

隨著社會信息化的深入發展，檔案信息化作為社會信息化的有機組成部分，國家檔案局在制訂的檔案事業發展“十三五”規劃綱要和上海市檔案局印發的檔案信息化建設五年發展規劃中都對檔案信息化建設提出了明確的目標和工作要求。作為三級甲等醫院，在新形勢下做好檔案工作，首先應通過各種方式、各種渠道加強檔案工作的宣傳，使醫院領導和廣大職工在思想上充分認識檔案信息化工作的重要性，將檔案信息化工作納入醫院信息化建設的總體規劃和計劃之中，同部署、同管理、同考核。同時，作為醫院檔案部門，一方面要積極爭取醫院領導的重視和關心，強化醫院檔案管理的軟硬件基礎設施建設。另一方面要加強與信息化管理部門的協調和溝通，要參與檔案信息化建設方案的制訂和工作的管理，使醫院檔案信息化建設既滿足醫院檔案管理的各項要求，又能充分體現醫院檔案信息資源的共建共享的要求，不斷推進醫院檔案工作持續高效的發展。

2.突出重點，加強管理，不斷豐富醫院數字檔案資源

檔案資源建設是檔案工作的根本要求。在信息化條件下，做好檔案資源建設，既要關注“增量檔案電子化”，又要重視“存量檔案數字化”。所謂“增量檔案電子化”，即從源頭上加強信息系統中產生的各類電子文件的歸檔。因此，醫院在信息系統建設過程中，要做好電子文件歸檔系統與辦公自動化系統和業務系統的銜接，加強醫院行政管理、臨床醫療、教學和科研管理等電子文件的歸檔，確保電子檔案的完整、真實、安全和可用。所謂“存量檔案數字化”，即要對室藏傳統載體檔案加快數字化進程，形成傳統載體檔案數字化副本。從醫院檔案數字化建設來看，不但要重視檔案目錄數據庫建設，更要重視檔案全文數據庫建設。要結合醫院的專長和特色，加快專題檔案數字資源建設。如重大醫療成果檔案、特色醫療檔案和專家人物檔案等數字資源的建設，建立目錄和全文檔案數據庫，在一定范圍內公開部分檔案目錄和全文，方便檢索查詢，為醫院各類檔案信息資源的共建共享奠定扎實的基礎。

3.圍繞中心，主動服務，不斷開發醫院檔案信息資源

服務是檔案工作的永恒主題。上海市檔案事業發展“十三五”規劃中提出：要突出服務導向，服務能力與服務水平的顯著提升，要求各級檔案部門增強服務意識，發揮檔案工作在服務大局、服務民生、服務社會中的積極作用。

為適應新形勢下醫院的發展需要，檔案部門要牢固樹立服務意識，改變服務方式，從傳統的被動服務變為主動服務。要關心醫院的大局工作，掌握醫院各業務部門對檔案信息資源的利用需求，及時挖掘和開發檔案信息資源，為醫院的大局工作服務。

要緊緊依托網絡技術，實現醫院檔案信息利用的網絡化。醫院檔案信息服務要由以往面對面服務為主向以網絡服務為主轉變。醫院檔案信息化服務要達到借閱者通過網絡提交借閱申請，醫院檔案管理員通過網絡審核并借出。整個借閱過程，借閱者無須到醫院檔案室，這大大便利了廣大醫務人員。由于使用方便利用，必然會提高醫院檔案信息資源的開發利用效率。

實現檔案檢索的自動化。傳統醫院檔案信息管理雖然編制了不少檢索工具，但當信息的數量較大時，使用效率會降低。計算機檢索速度快，效率高，可實現多角度檢索，是傳統檢索工具無法比擬的，通過實現醫院檔案檢索的自動化，可大大提高檔案工作的效率，提升檔案工作的服務水平搭建檔案數據安全和隱私保護的服務環境。注重訪問過濾、系統防護、傳輸加密、數據備份，以及應急預案和應急演練的工作，確保檔案信息的絕對安全。

4.注重學習，增強能力，不斷提高醫院檔案工作水平

新時代，新挑戰，新機遇。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現不是檔案部門的單一工作，也不能僅僅單憑幾個計算機技術人員就能實現的。由于電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。因此，檔案人員計算機技能的提高是目前醫院檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，檔案部門只有克服困難，迎頭趕上，與醫院其他部門同步發展，才能適應社會和時代發展的需要，更好地服務于醫院的各項工作。

總之，加強醫院檔案信息化建設是醫院檔案管理的一項長期而艱巨的任務，是社會信息化發展對檔案事業發展提出的必然要求。我們既要充分認識醫院檔案信息化建設的緊迫性，也要認真面對它的復雜性、系統性。醫院應積極創造條件，采取有力措施適時逐步推進檔案信息化管理，適應時代前進的步伐。因此，醫院要從提高信息化意識、創新管理手段、提高工作人員素質和完善檔案信息化管理制度等方面入手，實現醫院檔案管理信息化建設，促進醫院檔案工作持續健康的發展。

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