檔案數字轉型視角下的企業檔案管理工作研究

史波君

寧波市軌道交通集團有限公司

現代信息技術的快速發展，為推動檔案信息化提供了技術支撐。而檔案數字轉型是企業檔案工作的重要內容。推進檔案數字轉型，在提升企業檔案管理效率，挖掘和利用檔案數據的重要價值等層面具有重要的現實意義。目前，國內企業正積極有序地推進檔案數字轉型，檔案管理水平和檔案管理質量得到了顯著的提升。數字時代，企業如何有效地推動檔案數字轉型建設，促進企業檔案管理工作水平的提升，成為當下的重要研究課題。為加快企業檔案數字轉型，應當著力從制度、人力、信息化技術、信息安全等層面進行全方位探索，推進企業檔案管理工作的數字化、智能化和高效化開展。

1 檔案數字轉型對企業的重要性

檔案管理是企業管理工作的重要構成部分。對企業而言，檔案數字轉型的重要性集中體現在以下4個方面：

第一，檔案數字轉型可以有效地幫助企業節約日常管理所耗費的人力成本和空間位置。同時，檔案數字轉型也可以提升檔案查閱效率，既可以提升查詢者的滿意度，也可以減少不必要的成本支出。

第二，檔案數字轉型可以揭示現代企業發展趨勢，充分利用現代信息技術和大數據技術，對檔案信息進行集中管理，形成全面完整的檔案信息系統，促進企業檔案管理水平的有效提升。

第三，檔案數字轉型可以拓寬檔案信息的使用范圍，提升檔案的使用效率，充分發揮檔案信息的作用。

第四，檔案數字轉型可以實現對企業檔案的更好保護，防止篡改檔案等違法違規行為的發生。

2 檔案數字轉型視角下提升企業檔案管理工作質量的路徑

基于檔案數字轉型對企業的重要性，對于檔案數字轉型視角下提升企業檔案管理工作質量的路徑，有以下建議：

2.1 構建完善的檔案數字轉型管理制度

在檔案數字轉型工作中，企業必須構建起完善的檔案數字轉型管理制度。具體而言：

第一，建立起契合企業檔案管理工作實際需求的數字檔案管理制度。例如，保密機制、查詢方法、日常管理體系等。在多種類型的規則、條例的制約下，檔案數字轉型工作有可參照的依據，才能實現長效、穩健發展。

第二，建立起有效的檔案工作者安全意識教育制度。在網絡社會下，企業檔案管理需要高度重視信息安全問題，因為網絡社會信息傳播效率特別高，較易產生寶貴檔案資料泄露的風險。這便要求企業第一時間采用恰當的應對舉措，防止信息外泄產生重大不良影響。

第三，建立起規范化的檔案數字轉型管理制度。企業應利用規章提升管理工作者實操的規范化水平，確保各種防護舉措落到實處，防止發生病毒軟件侵入的狀況，從而實現檔案數字轉型管理實際效果的提升。

2.2 建立起角色分明的操作權限，保證數字檔案信息的安全性

在檔案數字轉型工作開展期間，企業應當把信息安全置于關鍵位置，采用有效的舉措確保檔案儲存信息的安全。檔案管理工作對檔案的安全性和保密性有較高的要求。因此，企業在檔案數字轉型工作中，應當注意如下幾點：

第一，按照用戶實際情況確定操作權限，用戶只能打開和自身權限相對應的檔案資料，并配置啟動日志，將系統操作的時間與內容等自動記錄下來。在這個方面，應當注意權限設置的全面和合理，確保所有的檔案資料都進行恰當的類別劃分，在保障用戶瀏覽和使用需求得到滿足的同時，保障信息安全。

第二，健全檔案管理安全防護體系。增大安全系統構建力度，有效運用多種技術防護舉措，配備視頻監視、智能化火災消防設施等安全防護設備，以及電磁防護、計算機監控等多種安全系統，確保紙質檔案數字轉型轉化設施、檔案數據等處于全面的保護之中。例如，可以引入具備較高防御水平的電子簽章、口令、密鑰等，確保檔案信息使用的安全性，保護企業的商業秘密。

2.3 推進企業檔案數據庫建設，實現檔案數字轉型的高效管理

企業檔案數據庫是確保數字化時代下檔案工作順利進行的重要平臺和支撐。企業在建設檔案數據庫時，應注意如下幾點：

第一，構建企業檔案狀態信息庫，旨在將企業新產生的信息加以歸納、梳理，且依托計算機和互聯網完成信息傳輸與儲存，依托檔案狀態信息庫搜集重要的檔案數據。該數據庫有利于對信息進行管控，區別新檔案與原有檔案，為獲取有效檔案信息創造便捷條件，還有利于企業檔案管理工作者工作量的減輕，讓其能夠抽出時間對檔案信息進行梳理，把檔案精準儲存到相對應的檔案庫。

第二，構建企業檔案目錄信息庫，這直接影響到企業數據庫構建與檢索系統的實踐運用。目錄信息庫構建應當依據有關要求與標準將檔案資料信息加以目錄編制，且把其導進檔案管理平臺，依托計算機對資料進行篩選、分類、梳理；依照企業檔案資料類別劃分依據與日常管理工作規章，在檔案管理平臺構建電力項目準備階段資料、數字化施工圖、紙質資料等目錄信息庫，且依據檔案的特點將數據庫類型進行劃分，構建相應的數據庫表。為確保檔案運用人員能夠快速搜索到所需內容，提升檔案檢索效率，應當依據國家三級目錄構建規范修訂所有的目錄表格，對字段的類別與長度、檔號規范、順序排列準則等進行設計，然后和三級目錄相關聯，從而提高信息檢索的精準度。

第三，構建企業檔案信息共享平臺，實現企業檔案的高效率利用。企業在檔案數字轉型建設過程中，應當注意在不涉及商業機密的前提下，逐步開發和發布檔案信息共享平臺。例如，將企業的辦公自動化平臺、業務平臺、檔案平臺有效銜接，構成健全的信息平臺，實現不同部門數據的共享，以獲取更多有效檔案數據，提高檔案資料運用效率。同時，依托線上信息共享系統，一方面可以方便工作人員進行高效率的檢索，另一方面則可以方便企業對各類檔案資料進行高效率的整理和存儲，方便企業內部的共享，實現檔案數字轉型的高效率利用。

2.4 提升檔案管理人員的綜合素質，助力企業檔案數字轉型

在企業檔案管理工作中，檔案管理工作者是推進檔案數字轉型的重要主體。因此，一定要提高檔案管理人員的職業素養與專業技能。基于此，企業應當抓好檔案管理人員的教培工作，提升檔案管理工作者的電腦實操能力，保證其可以嫻熟操作計算機。在步入數字化發展階段后，檔案管理人員應當改變觀念，提升綜合素養，做好檔案信息安全保護工作，確保檔案管理工作順暢開展。另外，在檔案數字轉型期間，企業應當注意對檔案管理從業者安全認知的強化，在確保方便有關人員運用的同時，不產生泄密問題。

3 結語

綜上，檔案數字轉型能夠有效提升企業檔案管理工作效果，在網絡社會背景下讓檔案管理的實際訴求得到有效滿足。目前市場競爭日益加劇，企業為達成穩健經營目標，應當加大檔案管理數字化發展力度，持續健全檔案數據庫，把檔案管理機制有效落實，且培育一批專業能力突出的檔案管理人才，確保檔案功能得以全面發揮。