大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作的挑戰(zhàn)與對(duì)策

黃 虹

杭州市第三人民醫(yī)院

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理已逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，檔案數(shù)據(jù)資源的存儲(chǔ)和利用更為便捷高效，開始具備了大數(shù)據(jù)的特征，主要表現(xiàn)為數(shù)據(jù)的多樣性、海量化、異構(gòu)性等。因此，必須使用新型技術(shù)方法來加強(qiáng)檔案信息管理。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1.1 檔案信息安全問題日益突出

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來使得檔案管理中信息的安全性面臨較大的挑戰(zhàn)。信息安全不僅僅表現(xiàn)在理念層面，部分還涉及法律問題。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案開放的標(biāo)準(zhǔn)沒有嚴(yán)格定義，系統(tǒng)獲取相關(guān)檔案資料更為方便，一些有特殊性的檔案信息，會(huì)被相關(guān)人員輕易地獲取。從國家層面上講，大量的機(jī)密信息被泄露，會(huì)造成國家財(cái)產(chǎn)的損失，嚴(yán)重情況下對(duì)國家的發(fā)展會(huì)產(chǎn)生威脅。從個(gè)人角度來講，一些屬于隱私的信息被泄露，對(duì)個(gè)人的發(fā)展以及其家庭安全也會(huì)造成災(zāi)難性的后果。

1.2 海量檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)管理跟不上要求

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)指數(shù)增長趨勢，而檔案管理機(jī)構(gòu)的存儲(chǔ)設(shè)備不能滿足數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的要求，即使使用云盤對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，也難以解決檔案存儲(chǔ)問題。大數(shù)據(jù)系統(tǒng)需要對(duì)所有的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析后才能夠從中提取重要的信息，然后將這些數(shù)據(jù)進(jìn)行上傳又需要大量的時(shí)間，由于數(shù)據(jù)變化的速度比較快，導(dǎo)致上傳到云盤的數(shù)據(jù)缺乏時(shí)效性。利用云計(jì)算的分布式性質(zhì)對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析也存在一定的問題。大數(shù)據(jù)背景下數(shù)據(jù)的處理首先應(yīng)該實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳輸，將大量的數(shù)據(jù)從存儲(chǔ)點(diǎn)傳送到處理點(diǎn)，在數(shù)據(jù)流量較大的情況下，數(shù)據(jù)傳輸會(huì)造成各種數(shù)據(jù)的堵塞，從而影響到整個(gè)數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃俣取?/p>

1.3 檔案管理人員的專業(yè)化能力有待提升

大數(shù)據(jù)增強(qiáng)了數(shù)據(jù)的復(fù)雜性，檔案管理向著專業(yè)化、多元化的方向發(fā)展，信息處理需要通過分布式的架構(gòu)進(jìn)行處理，而現(xiàn)有的檔案管理工作人員掌握的技能相對(duì)較少，管理理念也比較傳統(tǒng)，難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的要求。大數(shù)據(jù)背景下，檔案的收集、管理及利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都發(fā)生了較大的變化，增強(qiáng)了檔案管理人員工作的挑戰(zhàn)性。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的主要策略

2.1 建立健全檔案安全管理制度

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案的開放性和多樣性等特征，使得各種檔案信息存在的安全隱患不斷增多。為了確保檔案管理的安全性，需要建立健全檔案安全管理制度，實(shí)施檔案信息準(zhǔn)入制度，從而加大對(duì)各類檔案信息的保護(hù)力度，降低檔案信息存在的風(fēng)險(xiǎn)，避免各種數(shù)據(jù)和信息出現(xiàn)泄露的情況。此外，相關(guān)政府部門也應(yīng)該加大對(duì)檔案管理的投入力度，籌集資金建立安全保密管理系統(tǒng)，建立信息化管理平臺(tái)，設(shè)置查詢登錄權(quán)限，才能更好地提高檔案管理的信息化水平。

2.2 加強(qiáng)檔案大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)分析系統(tǒng)的開發(fā)

大數(shù)據(jù)的分析技術(shù)比較復(fù)雜，無論哪一個(gè)行業(yè)引入大數(shù)據(jù)，都需要打破專業(yè)限制，通過與大公司和企業(yè)之間的合作，才能夠?qū)?shù)據(jù)分析能力較強(qiáng)的人員和數(shù)據(jù)結(jié)合在一起，比如一些公司中有懂?dāng)?shù)據(jù)分析的人員卻沒有數(shù)據(jù)，而不懂?dāng)?shù)據(jù)分析的公司卻擁有大量的數(shù)據(jù)，通過多方合作可以提升數(shù)據(jù)分析有效性。不同行業(yè)需要有不同的數(shù)據(jù)分析工具，檔案管理也是如此，因此，需要加強(qiáng)檔案管理工作者與數(shù)據(jù)分析工具開發(fā)公司之間的合作，并且結(jié)合檔案管理部門的實(shí)際情況，才能夠開發(fā)出適合檔案管理行業(yè)特點(diǎn)的數(shù)據(jù)分析工具。利用數(shù)據(jù)分析工具對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，從中提取重要的信息加以儲(chǔ)存，不僅能夠節(jié)約信息儲(chǔ)存空間，還能夠避免重要信息的丟失，減少了信息傳輸?shù)亩氯?，一定程度上能夠加快信息上傳的速度，提高信息管理效率?/p>

2.3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理人員的管理理念和素質(zhì)都提出了更高要求，因此，需要加大對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，改變他們的傳統(tǒng)管理理念，提高他們的綜合管理技能，方便他們更好地從事檔案管理工作。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，可以將檔案管理人員從以往的檔案管理手工勞動(dòng)中解放出來，提高檔案管理效率。此外，需要不斷改善檔案管理人員結(jié)構(gòu)?，F(xiàn)有的檔案管理人員大多年齡較大，對(duì)于新鮮事物的接受能力較弱，受傳統(tǒng)思想影響根深蒂固，對(duì)于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用比較陌生，他們習(xí)慣于勞動(dòng)強(qiáng)度大、技術(shù)含量低的手工勞動(dòng)，缺乏大膽創(chuàng)新的精神，因而制約了檔案管理的信息化發(fā)展。為了改變這種現(xiàn)狀，需要引進(jìn)年輕的檔案管理人員，通過考核方式淘汰綜合能力弱的管理人員，平衡檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，促進(jìn)檔案管理人員的協(xié)調(diào)發(fā)展。為了提高檔案管理人員的工作效率，可以建立績效考核機(jī)制，對(duì)檔案管理人員的能力和知識(shí)的掌握情況進(jìn)行考核，建立相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，以此增強(qiáng)檔案管理人員工作的積極性，提高檔案管理效率。

傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅勞動(dòng)強(qiáng)度大，而且科技含量較低，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，這種管理方式面臨著較大的挑戰(zhàn)，無法滿足檔案管理的要求。因此，檔案管理需要緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，引進(jìn)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化的管理模式；還需要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，改變傳統(tǒng)的管理方式，培養(yǎng)他們掌握新型的信息技術(shù)和相關(guān)管理知識(shí)，將管理人員從煩瑣的檔案管理工作中解放出來；通過信息化管理提高檔案管理效率，同時(shí)降低相關(guān)人員的工作強(qiáng)度，減輕他們的工作壓力，才能夠讓他們有更多的精力投身于工作中，才能提高檔案管理的綜合效率。