大數(shù)據(jù)時代檔案工作的挑戰(zhàn)與對策

黃 虹

杭州市第三人民醫(yī)院

隨著信息技術的廣泛應用，檔案管理已逐步實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡化，檔案數(shù)據(jù)資源的存儲和利用更為便捷高效，開始具備了大數(shù)據(jù)的特征，主要表現(xiàn)為數(shù)據(jù)的多樣性、海量化、異構性等。因此，必須使用新型技術方法來加強檔案信息管理。

1 大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1.1 檔案信息安全問題日益突出

大數(shù)據(jù)時代的到來使得檔案管理中信息的安全性面臨較大的挑戰(zhàn)。信息安全不僅僅表現(xiàn)在理念層面，部分還涉及法律問題。在大數(shù)據(jù)時代，檔案開放的標準沒有嚴格定義，系統(tǒng)獲取相關檔案資料更為方便，一些有特殊性的檔案信息，會被相關人員輕易地獲取。從國家層面上講，大量的機密信息被泄露，會造成國家財產(chǎn)的損失，嚴重情況下對國家的發(fā)展會產(chǎn)生威脅。從個人角度來講，一些屬于隱私的信息被泄露，對個人的發(fā)展以及其家庭安全也會造成災難性的后果。

1.2 海量檔案數(shù)據(jù)的存儲管理跟不上要求

大數(shù)據(jù)時代的檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)指數(shù)增長趨勢，而檔案管理機構的存儲設備不能滿足數(shù)據(jù)存儲的要求，即使使用云盤對檔案信息進行存儲，也難以解決檔案存儲問題。大數(shù)據(jù)系統(tǒng)需要對所有的數(shù)據(jù)進行分析后才能夠從中提取重要的信息，然后將這些數(shù)據(jù)進行上傳又需要大量的時間，由于數(shù)據(jù)變化的速度比較快，導致上傳到云盤的數(shù)據(jù)缺乏時效性。利用云計算的分布式性質(zhì)對大數(shù)據(jù)進行分析也存在一定的問題。大數(shù)據(jù)背景下數(shù)據(jù)的處理首先應該實現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳輸，將大量的數(shù)據(jù)從存儲點傳送到處理點，在數(shù)據(jù)流量較大的情況下，數(shù)據(jù)傳輸會造成各種數(shù)據(jù)的堵塞，從而影響到整個數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃俣取?/p>

1.3 檔案管理人員的專業(yè)化能力有待提升

大數(shù)據(jù)增強了數(shù)據(jù)的復雜性，檔案管理向著專業(yè)化、多元化的方向發(fā)展，信息處理需要通過分布式的架構進行處理，而現(xiàn)有的檔案管理工作人員掌握的技能相對較少，管理理念也比較傳統(tǒng)，難以適應大數(shù)據(jù)時代檔案管理的要求。大數(shù)據(jù)背景下，檔案的收集、管理及利用等各個環(huán)節(jié)都發(fā)生了較大的變化，增強了檔案管理人員工作的挑戰(zhàn)性。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的主要策略

2.1 建立健全檔案安全管理制度

大數(shù)據(jù)時代檔案的開放性和多樣性等特征，使得各種檔案信息存在的安全隱患不斷增多。為了確保檔案管理的安全性，需要建立健全檔案安全管理制度，實施檔案信息準入制度，從而加大對各類檔案信息的保護力度，降低檔案信息存在的風險，避免各種數(shù)據(jù)和信息出現(xiàn)泄露的情況。此外，相關政府部門也應該加大對檔案管理的投入力度，籌集資金建立安全保密管理系統(tǒng)，建立信息化管理平臺，設置查詢登錄權限，才能更好地提高檔案管理的信息化水平。

2.2 加強檔案大數(shù)據(jù)存儲分析系統(tǒng)的開發(fā)

大數(shù)據(jù)的分析技術比較復雜，無論哪一個行業(yè)引入大數(shù)據(jù)，都需要打破專業(yè)限制，通過與大公司和企業(yè)之間的合作，才能夠將數(shù)據(jù)分析能力較強的人員和數(shù)據(jù)結合在一起，比如一些公司中有懂數(shù)據(jù)分析的人員卻沒有數(shù)據(jù)，而不懂數(shù)據(jù)分析的公司卻擁有大量的數(shù)據(jù)，通過多方合作可以提升數(shù)據(jù)分析有效性。不同行業(yè)需要有不同的數(shù)據(jù)分析工具，檔案管理也是如此，因此，需要加強檔案管理工作者與數(shù)據(jù)分析工具開發(fā)公司之間的合作，并且結合檔案管理部門的實際情況，才能夠開發(fā)出適合檔案管理行業(yè)特點的數(shù)據(jù)分析工具。利用數(shù)據(jù)分析工具對檔案信息數(shù)據(jù)進行分析，從中提取重要的信息加以儲存，不僅能夠節(jié)約信息儲存空間，還能夠避免重要信息的丟失，減少了信息傳輸?shù)亩氯?，一定程度上能夠加快信息上傳的速度，提高信息管理效率?/p>

2.3 加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓

大數(shù)據(jù)時代對檔案管理人員的管理理念和素質(zhì)都提出了更高要求，因此，需要加大對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓，改變他們的傳統(tǒng)管理理念，提高他們的綜合管理技能，方便他們更好地從事檔案管理工作。加強對檔案管理人員的培訓，可以將檔案管理人員從以往的檔案管理手工勞動中解放出來，提高檔案管理效率。此外，需要不斷改善檔案管理人員結構?，F(xiàn)有的檔案管理人員大多年齡較大，對于新鮮事物的接受能力較弱，受傳統(tǒng)思想影響根深蒂固，對于計算機和網(wǎng)絡技術的應用比較陌生，他們習慣于勞動強度大、技術含量低的手工勞動，缺乏大膽創(chuàng)新的精神，因而制約了檔案管理的信息化發(fā)展。為了改變這種現(xiàn)狀，需要引進年輕的檔案管理人員，通過考核方式淘汰綜合能力弱的管理人員，平衡檔案管理人員的結構，促進檔案管理人員的協(xié)調(diào)發(fā)展。為了提高檔案管理人員的工作效率，可以建立績效考核機制，對檔案管理人員的能力和知識的掌握情況進行考核，建立相關獎懲制度，以此增強檔案管理人員工作的積極性，提高檔案管理效率。

傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅勞動強度大，而且科技含量較低，在大數(shù)據(jù)時代，這種管理方式面臨著較大的挑戰(zhàn)，無法滿足檔案管理的要求。因此，檔案管理需要緊跟時代發(fā)展的腳步，引進計算機和網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)信息化的管理模式；還需要加強對管理人員的培訓，改變傳統(tǒng)的管理方式，培養(yǎng)他們掌握新型的信息技術和相關管理知識，將管理人員從煩瑣的檔案管理工作中解放出來；通過信息化管理提高檔案管理效率，同時降低相關人員的工作強度，減輕他們的工作壓力，才能夠讓他們有更多的精力投身于工作中，才能提高檔案管理的綜合效率。