集團(tuán)化企業(yè)檔案體系建設(shè)實(shí)踐思考

朱 靖

綠城房地產(chǎn)建設(shè)管理集團(tuán)有限公司

近年來(lái)，隨著企業(yè)的快速發(fā)展，很多單個(gè)企業(yè)變?yōu)榧瘓F(tuán)化企業(yè)。與單個(gè)企業(yè)相比，集團(tuán)化企業(yè)的檔案材料種類(lèi)繁多、內(nèi)容豐富，涉及多個(gè)業(yè)務(wù)條線，且由于子（分）公司眾多，呈現(xiàn)分散管理和業(yè)務(wù)水平不均衡的特點(diǎn)，檔案管理任務(wù)更加繁重。因此，集團(tuán)化企業(yè)的整體檔案體系建設(shè)，其復(fù)雜度遠(yuǎn)大于單個(gè)企業(yè)的體系建設(shè)。只有在體系建設(shè)時(shí)遵循集中管控、分級(jí)管理相結(jié)合的管理模式，保證多級(jí)組織架構(gòu)的統(tǒng)一管理，才符合集團(tuán)化企業(yè)的檔案管理需求。

1 集團(tuán)化企業(yè)檔案管理面臨的問(wèn)題

作為一家房地產(chǎn)企業(yè)，本集團(tuán)擁有百余家子（分）公司，不僅數(shù)量眾多、地域分布廣闊，業(yè)務(wù)管理水平差異也較大，主要問(wèn)題如下：

1.1 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)在落地過(guò)程中的管理偏差

因集團(tuán)各子（分）公司較多、地域分布廣泛、業(yè)務(wù)形態(tài)不一，受限于當(dāng)?shù)卣撸糠肿樱ǚ郑┕緹o(wú)法直接使用集團(tuán)制訂的檔案管理制度并予以落地實(shí)施，導(dǎo)致部分管理偏差，如檔案類(lèi)型、歸檔范圍具有差異等。

1.2 檔案管理員多為兼職，專(zhuān)業(yè)水平參差不齊

檔案工作在企業(yè)里是個(gè)容易被忽略的工作，檔案管理員大多為兼職，參加專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)不多，管理水平也參差不齊。隨著新《檔案法》的實(shí)施，檔案管理人員若不與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的重視，將直接影響企業(yè)應(yīng)歸檔文件的內(nèi)容、質(zhì)量與有效利用。

1.3 多套業(yè)務(wù)系統(tǒng)未做打通，檔案信息共享利用困難

目前，集團(tuán)同時(shí)使用多套業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、計(jì)劃系統(tǒng)、營(yíng)銷(xiāo)系統(tǒng)、招投標(biāo)系統(tǒng)、SAP系統(tǒng)等。另外，各子（分）公司也會(huì)根據(jù)自身需求建設(shè)個(gè)性化的信息系統(tǒng)。這些系統(tǒng)的使用提升了工作效率，但相應(yīng)地，多達(dá)幾十套的系統(tǒng)數(shù)據(jù)分散在各個(gè)系統(tǒng)及員工電腦中，數(shù)據(jù)架構(gòu)也不相同。在檔案系統(tǒng)未與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)打通的情況下，大量的歷史數(shù)據(jù)、成果文檔既不能被有效檢索、安全管控，也給檔案信息共享利用造成了困難。

2 集中管控、分級(jí)管理模式下的集團(tuán)化企業(yè)檔案體系建設(shè)

以上這些問(wèn)題嚴(yán)重影響了檔案工作的開(kāi)展，集團(tuán)化企業(yè)的檔案管理要以“特色化、專(zhuān)業(yè)化、信息化”為基本要求，佐以技術(shù)化手段，實(shí)現(xiàn)集中管控、分級(jí)管理。

2.1 建立健全檔案管理制度

結(jié)合集團(tuán)組織架構(gòu)及各子（分）公司不同的業(yè)務(wù)形態(tài)，建立一套能夠滿(mǎn)足集團(tuán)化運(yùn)營(yíng)模式的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，明確集團(tuán)及各子（分）公司的職責(zé)，結(jié)合實(shí)際情況分級(jí)確定分類(lèi)方案、界定歸檔范圍，并對(duì)檔案的收集歸檔全過(guò)程進(jìn)行規(guī)范化管理。在制度編制過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與業(yè)務(wù)部門(mén)結(jié)合工作內(nèi)容、上級(jí)要求、國(guó)家要求進(jìn)行具體、詳細(xì)的梳理，避免泛泛而談，確保制度最終能夠落地執(zhí)行。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理“三納入”

一是將檔案工作發(fā)展納入企業(yè)年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入各專(zhuān)業(yè)條線的各個(gè)管理環(huán)節(jié)。

二是納入有關(guān)部門(mén)、人員的職責(zé)范圍和KPI指標(biāo)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，成立集團(tuán)檔案領(lǐng)導(dǎo)小組及分級(jí)檔案工作小組，實(shí)行矩陣式管理，由集團(tuán)檔案管理部門(mén)牽頭組織，各子（分）公司檔案管理部門(mén)及職能部門(mén)負(fù)責(zé)人參與統(tǒng)籌，按檔案管理體系建設(shè)的總體要求，分別組織開(kāi)展集團(tuán)、下屬單位及各專(zhuān)業(yè)條線的檔案管理工作。

三是將檔案工作相關(guān)的經(jīng)費(fèi)納入年度預(yù)算，確保“人、財(cái)、物”的到位，統(tǒng)籌規(guī)劃各子（分）公司的檔案庫(kù)房、裝具、硬件設(shè)施設(shè)備等。

2.3 加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

一是檔案管理部門(mén)通過(guò)參加各檔案館（局）舉辦的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。

二是加強(qiáng)與其他企業(yè)對(duì)標(biāo)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和管理方法，不斷拓寬知識(shí)面，盡快掌握檔案管理所需要的相關(guān)知識(shí)和檔案信息化管理的技能。

三是設(shè)置獎(jiǎng)懲機(jī)制，通過(guò)專(zhuān)項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)的方法，提升檔案人員黏性，加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。

2.4 建立健全檢查督查機(jī)制

檔案管理工作不是一個(gè)部門(mén)所能完成的，往往涉及多個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，這些部門(mén)都會(huì)產(chǎn)生文件材料；另外，相關(guān)的乙方單位（如設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位等）也是檔案形成的主體和主要責(zé)任者。而這些職能部門(mén)和乙方單位的人員并不熟悉企業(yè)的檔案管理工作。

因此，應(yīng)建立一套完整的檢查和督查機(jī)制，做好過(guò)程管理，嚴(yán)格把控檔案質(zhì)量。集團(tuán)檔案領(lǐng)導(dǎo)小組及時(shí)跟蹤各子（分）公司的檔案收集整理進(jìn)度，及早介入并對(duì)相關(guān)部門(mén)和子（分）公司進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)；有計(jì)劃、分階段地對(duì)各職能部門(mén)收集的材料進(jìn)行監(jiān)督檢查，從齊全完整和準(zhǔn)確無(wú)誤2個(gè)方面進(jìn)行質(zhì)量把關(guān)，確保歸檔的檔案不僅能夠反映業(yè)務(wù)開(kāi)展的全過(guò)程，且能夠真實(shí)反映各子（分）公司在經(jīng)營(yíng)建設(shè)過(guò)程中的實(shí)際情況，做到實(shí)物相符、電子數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠、簽字手續(xù)完備。

2.5 積極搭建集成式的檔案系統(tǒng)平臺(tái)

推動(dòng)企業(yè)檔案管理從以紙質(zhì)檔案管理為主的模式向信息化管理轉(zhuǎn)變，依托現(xiàn)代信息技術(shù)，搭建一套全集團(tuán)統(tǒng)一的集成式檔案系統(tǒng)平臺(tái)。在實(shí)現(xiàn)制度規(guī)范、分類(lèi)方案、流程等統(tǒng)一管控的情況下，各子（分）公司可在此基礎(chǔ)上再進(jìn)行個(gè)性化的定制，以滿(mǎn)足不同業(yè)務(wù)形態(tài)下的檔案管理需求。

同時(shí)結(jié)合檔案業(yè)務(wù)，將檔案系統(tǒng)平臺(tái)與集團(tuán)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，以檔案信息資源的采集自動(dòng)化、存儲(chǔ)安全化、管理科學(xué)化、利用便捷化、服務(wù)人性化為目標(biāo)，按照分階段、分步驟的方式部署，解決業(yè)務(wù)系統(tǒng)眾多、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同和檔案信息共享利用困難等問(wèn)題，在權(quán)限允許的情況下，最大限度滿(mǎn)足各子（分）公司之間的檔案數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)掘利用價(jià)值。