集團化企業檔案體系建設實踐思考

朱 靖

綠城房地產建設管理集團有限公司

近年來，隨著企業的快速發展，很多單個企業變為集團化企業。與單個企業相比，集團化企業的檔案材料種類繁多、內容豐富，涉及多個業務條線，且由于子（分）公司眾多，呈現分散管理和業務水平不均衡的特點，檔案管理任務更加繁重。因此，集團化企業的整體檔案體系建設，其復雜度遠大于單個企業的體系建設。只有在體系建設時遵循集中管控、分級管理相結合的管理模式，保證多級組織架構的統一管理，才符合集團化企業的檔案管理需求。

1 集團化企業檔案管理面臨的問題

作為一家房地產企業，本集團擁有百余家子（分）公司，不僅數量眾多、地域分布廣闊，業務管理水平差異也較大，主要問題如下：

1.1 檔案管理標準在落地過程中的管理偏差

因集團各子（分）公司較多、地域分布廣泛、業務形態不一，受限于當地政策，部分子（分）公司無法直接使用集團制訂的檔案管理制度并予以落地實施，導致部分管理偏差，如檔案類型、歸檔范圍具有差異等。

1.2 檔案管理員多為兼職，專業水平參差不齊

檔案工作在企業里是個容易被忽略的工作，檔案管理員大多為兼職，參加專業培訓的機會不多，管理水平也參差不齊。隨著新《檔案法》的實施，檔案管理人員若不與時俱進，加強對電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的重視，將直接影響企業應歸檔文件的內容、質量與有效利用。

1.3 多套業務系統未做打通，檔案信息共享利用困難

目前，集團同時使用多套業務系統，如ERP系統、OA系統、計劃系統、營銷系統、招投標系統、SAP系統等。另外，各子（分）公司也會根據自身需求建設個性化的信息系統。這些系統的使用提升了工作效率，但相應地，多達幾十套的系統數據分散在各個系統及員工電腦中，數據架構也不相同。在檔案系統未與其他業務系統打通的情況下，大量的歷史數據、成果文檔既不能被有效檢索、安全管控，也給檔案信息共享利用造成了困難。

2 集中管控、分級管理模式下的集團化企業檔案體系建設

以上這些問題嚴重影響了檔案工作的開展，集團化企業的檔案管理要以“特色化、專業化、信息化”為基本要求，佐以技術化手段，實現集中管控、分級管理。

2.1 建立健全檔案管理制度

結合集團組織架構及各子（分）公司不同的業務形態，建立一套能夠滿足集團化運營模式的檔案管理標準。統一領導、分級管理，明確集團及各子（分）公司的職責，結合實際情況分級確定分類方案、界定歸檔范圍，并對檔案的收集歸檔全過程進行規范化管理。在制度編制過程中，檔案管理部門應主動與業務部門結合工作內容、上級要求、國家要求進行具體、詳細的梳理，避免泛泛而談，確保制度最終能夠落地執行。

2.2 實現檔案管理“三納入”

一是將檔案工作發展納入企業年度經營計劃，納入領導議事日程，納入各專業條線的各個管理環節。

二是納入有關部門、人員的職責范圍和KPI指標，明確分管領導，成立集團檔案領導小組及分級檔案工作小組，實行矩陣式管理，由集團檔案管理部門牽頭組織，各子（分）公司檔案管理部門及職能部門負責人參與統籌，按檔案管理體系建設的總體要求，分別組織開展集團、下屬單位及各專業條線的檔案管理工作。

三是將檔案工作相關的經費納入年度預算，確保“人、財、物”的到位，統籌規劃各子（分）公司的檔案庫房、裝具、硬件設施設備等。

2.3 加強檔案隊伍建設

一是檔案管理部門通過參加各檔案館（局）舉辦的專業培訓，提高業務水平。

二是加強與其他企業對標，學習先進的經驗和管理方法，不斷拓寬知識面，盡快掌握檔案管理所需要的相關知識和檔案信息化管理的技能。

三是設置獎懲機制，通過專項獎勵的方法，提升檔案人員黏性，加強檔案人才隊伍建設。

2.4 建立健全檢查督查機制

檔案管理工作不是一個部門所能完成的，往往涉及多個業務部門，這些部門都會產生文件材料；另外，相關的乙方單位（如設計單位、監理單位、施工單位等）也是檔案形成的主體和主要責任者。而這些職能部門和乙方單位的人員并不熟悉企業的檔案管理工作。

因此，應建立一套完整的檢查和督查機制，做好過程管理，嚴格把控檔案質量。集團檔案領導小組及時跟蹤各子（分）公司的檔案收集整理進度，及早介入并對相關部門和子（分）公司進行業務指導；有計劃、分階段地對各職能部門收集的材料進行監督檢查，從齊全完整和準確無誤2個方面進行質量把關，確保歸檔的檔案不僅能夠反映業務開展的全過程，且能夠真實反映各子（分）公司在經營建設過程中的實際情況，做到實物相符、電子數據準確可靠、簽字手續完備。

2.5 積極搭建集成式的檔案系統平臺

推動企業檔案管理從以紙質檔案管理為主的模式向信息化管理轉變，依托現代信息技術，搭建一套全集團統一的集成式檔案系統平臺。在實現制度規范、分類方案、流程等統一管控的情況下，各子（分）公司可在此基礎上再進行個性化的定制，以滿足不同業務形態下的檔案管理需求。

同時結合檔案業務，將檔案系統平臺與集團其他業務系統進行有效銜接，以檔案信息資源的采集自動化、存儲安全化、管理科學化、利用便捷化、服務人性化為目標，按照分階段、分步驟的方式部署，解決業務系統眾多、數據結構不同和檔案信息共享利用困難等問題，在權限允許的情況下，最大限度滿足各子（分）公司之間的檔案數據共享，充分發掘利用價值。