檔案數字化外包服務的困惑及對策

王 園

浙江星漢信息技術股份有限公司

在檔案管理中，檔案的數字化發展是未來主要的趨勢，也是信息化的時代背景下檔案管理工作變革的必然要求。對于檔案數字化建設，很多企業都采用外包的形式實現。對于檔案數字化的外包來說，主要是指需求企業委托具備獨立法人身份的相關機構來承擔和負責對其檔案的數字化建設工作。因為此類外包服務公司具備技能嫻熟、設備先進、經驗豐富、速度快、效率高等優點，所以外包成為企業檔案數字化建設的重要手段，是檔案管理部門短期內迅速提升檔案服務水平的有力手段。但由于外包形式存在一定的特殊性，在檔案數字化的外包服務中，還普遍存在諸多的困惑，這就需要企業針對此類困惑積極采取有效的對策，確保其檔案管理工作的有效開展。

1 檔案數字化外包服務的困惑

1.1 外包服務的質量控制難度大

檔案的數字化建設具有很強的專業性，為了更好地實現檔案的數字化建設，企業往往通過外包的方式進行，這也說明他們在檔案的數字化建設中往往不具備相應的能力，進而導致他們對外包檔案數字化建設往往不能實現有效的質量控制。在外包合同形成后，主要是通過外包公司來負責數字化的建設，對其建設質量的控制也主要通過外包公司進行，相關檔案部門一般只是在驗收階段進行質量檢查。同時，外包公司的人員對檔案管理并不是很專業，在面對海量檔案數據時，往往會通過抽檢方式進行校對，這就造成校對的不全面和不準確，無法切實保障外包的質量，從而影響了檔案的數字化建設質量。外包公司在工作開展中主要目標是追求利潤，因此往往會忽視產品的質量，進而對工作存在把控不嚴的情況，很難實現有效管控數字化的質量。另外，企業和外包公司還可能存在質量標準的不統一情況，在質量驗收中會出現分歧和沖突。

1.2 外包服務的檔案安全性具有風險

檔案往往具有多樣的類型和巨大的規模，且很多內容都呈現出很高的機密性。在檔案數字化的外包服務中，需要向外包公司提供相應的檔案信息，而這就會導致檔案數據存在泄露的風險。外包公司內部人員的素質參差不齊，安全保密意識也較為薄弱，職業素養存在各不相同的情況，因此檔案內容的外泄概率就會加大。同時，一些人員在檔案的數字化建設中還存在對檔案認識的不足。流程沒有掌握到位、操作不規范等，都可能會對檔案信息產生破壞。

另外，外包服務期間還常出現監管的不力，這很容易導致檔案內容泄密，出現安全風險。在外包服務的工作開展中，若沒有對外包業務的范圍進行明確規定，會導致一些不能開放和外泄的檔案信息流入外包公司，加大泄密風險；數字化轉換環節，若在檔案整理、鑒定、處理和校對中出現疏忽或者失誤，就可能對檔案信息安全性產生威脅。因為電子檔案具有很強的可復制性，若完成外包服務后，對服務期間檔案信息清理不到位，對檔案信息的安全性就會產生威脅。

2 檔案數字化外包服務的對策

2.1 全面了解外包公司，加強風險評估

對于檔案數字化外包服務模式的應用，為了保證其有效推進、實現預期目標，需要重視對外包風險的評估。企業要從宏觀的角度出發，對外包公司進行深入和全面的了解，掌握其資質情況，對可能出現的風險實施評估。同時，企業要從微觀的角度做好細節工作的有效落實，實地考察外包公司，做好對外包公司情況的全面了解，如管理方法、運行模式、技術水平和人員素質等，來實現對可能存在的檔案安全性及質量隱患的有效規避[3]。另外，結合檔案風險評估的情況，要做好相關風險的防范方案和控制目標的制定，實現對風險的有效控制。

2.2 選取高品質的外包公司，并全方位考核

在檔案數字化建設中，為了確保外包服務的良好品質，就需要做好對高品質外包公司的合理選擇。選擇時，可以將信用、專業能力和技術能力等當作考核的依據，綜合考量其行業經驗，保證其能夠提供優質高效的服務。同時，企業還可以通過公開招標的方式，對外包公司的信譽、經驗和業務能力等綜合評價和對比，從而選擇高品質的公司。因為檔案的數字化建設存在復雜的內容和環節，為了避免數字化建設中存在質量糾紛，就要對建設工作建立統一的質量標準，并做好對工作流程、技術指標的全面落實[4]。

2.3 依據國家和行業標準，對外包服務的模式加強監管

為了促進檔案數字化建設，并實現對數字化外包服務的有效控制，一系列法律法規陸續出臺和實施，這對檔案數字化建設中的外包風險實現了有效控制。在外包工作中就需要嚴格遵守這些法律法規。同時，檔案行政管理機構也要充分發揮其職能，做好對檔案外包工作情況的全面和深入調查，依據國家和行業標準，對外包服務的模式加強監管。另外，針對外包工作中常出現的風險和重點內容，要實施精細化的處理，特別是對具有違約、泄密和質量等風險的內容，規范檔案的數字化建設體系，做好對外包工作的規范管理和有效監督。最后，在對外包公司工作的監督和定期檢查中，如果發現存在問題，則雙方要積極協商，對風險預案實施構建，并簽訂保密協議，積極落實安全和質量管理的責任機制，按照精細化的管理目標和要求，對監管制度實施細化，確保檔案數字化建設具有良好質量。