在企業(yè)檔案管理中引入積分制的思考

朱 卉

浙江中大技術(shù)進(jìn)出口集團(tuán)有限公司

目前，積分制在營(yíng)銷、服務(wù)、質(zhì)量等多個(gè)管理領(lǐng)域得到了較為普遍的應(yīng)用，運(yùn)用積分對(duì)管理行為進(jìn)行全方位的量化評(píng)價(jià)，具有好理解、易操作的特點(diǎn)。隨著國(guó)有企業(yè)改革的不斷深入和現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，企業(yè)檔案工作在創(chuàng)建成為現(xiàn)代企業(yè)“重要窗口”的過程中，遇到了員工檔案意識(shí)薄弱、檔案管理不夠規(guī)范、制度執(zhí)行不夠高效等諸多問題。這就迫切需要我們創(chuàng)新檔案工作模式，破解檔案管理難題，不斷提高檔案管理水平。本文就“在企業(yè)檔案管理中引入積分制，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式”談幾點(diǎn)思考。

1 制訂積分規(guī)則

制訂積分規(guī)則要堅(jiān)持“服務(wù)中心工作、抓好關(guān)鍵少數(shù)”的原則，基于企業(yè)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度建立責(zé)任體系和評(píng)分機(jī)制，做到全覆蓋、個(gè)性化、精確化。

1.1 明確積分對(duì)象

按照管理責(zé)任分工確定，一般可分為“歸檔人員”和“檔案人員”兩大類。

1.2 確定評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)

以“量身定制”的方式設(shè)置，將企業(yè)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，貫穿管理各個(gè)環(huán)節(jié)，并積極發(fā)揮各方作用。其中，按照不同積分對(duì)象設(shè)置“個(gè)性＋共性”的評(píng)分維度，例如“歸檔人員”可個(gè)性化設(shè)置“形成積累”“整理歸檔”等維度，“檔案人員”可個(gè)性化設(shè)置“分類著錄”“安全保管”“制度建設(shè)”“指導(dǎo)監(jiān)督”“統(tǒng)計(jì)報(bào)表”等維度；針對(duì)協(xié)同工作可設(shè)置共性維度，如“鑒定銷毀”“服務(wù)利用”“檢查整改”“分享交流”等維度。

1.3 科學(xué)計(jì)分評(píng)分

計(jì)分方法采用加、扣分雙向評(píng)分，要科學(xué)量化衡量評(píng)價(jià)，平衡好不同維度間的評(píng)分，并要體現(xiàn)“獎(jiǎng)優(yōu)罰劣”。其中，對(duì)在服務(wù)保障企業(yè)中心工作和重大項(xiàng)目中做出貢獻(xiàn)的要加大加分；對(duì)違反法律法規(guī)、管理失責(zé)產(chǎn)生嚴(yán)重后果等觸及底線、紅線的要加重扣分并清零正向積分；對(duì)分享經(jīng)驗(yàn)、分享優(yōu)秀案例、解決問題的要給予鼓勵(lì)加分。積分周期一般為一年，跨年度的工作可依據(jù)階段性工作成效計(jì)入當(dāng)年積分，并在結(jié)果年度進(jìn)行積分清算。

2 加強(qiáng)積分管理

堅(jiān)持“公平、公正、公開”的原則，指定專人具體負(fù)責(zé)積分的日常管理，做好宣貫、統(tǒng)計(jì)、對(duì)標(biāo)和應(yīng)用等工作，并確保落地見效。

2.1 做好宣貫工作

要明確職責(zé)分工，精心組織安排，加強(qiáng)溝通指導(dǎo)，可采用線下線上等多種方式開展，不斷提高知曉度和參與度。

2.2 做好統(tǒng)計(jì)工作

在檔案管理系統(tǒng)中增設(shè)積分統(tǒng)計(jì)功能模塊，實(shí)現(xiàn)清單化管理，讓使用者感受到便捷性和人性化。

2.3 做好對(duì)標(biāo)工作

積極營(yíng)造氛圍，建立比學(xué)趕幫機(jī)制，并組織開展勞動(dòng)競(jìng)賽、專項(xiàng)評(píng)比、案例通報(bào)等活動(dòng)。

2.4 做好應(yīng)用工作

要加強(qiáng)評(píng)估和通報(bào)工作，配套建立激勵(lì)考核、責(zé)任追究等機(jī)制，與企業(yè)評(píng)優(yōu)評(píng)先相掛鉤，落實(shí)結(jié)果應(yīng)用，確保落在實(shí)處。

3 強(qiáng)化監(jiān)督檢查

堅(jiān)持問題導(dǎo)向和結(jié)果導(dǎo)向，強(qiáng)化對(duì)積分制落實(shí)執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，圍繞制度執(zhí)行、責(zé)任落實(shí)、問題整治等內(nèi)容，常態(tài)化有組織地開展交叉檢查、會(huì)商交流，按照制訂檢查方案、匯總檢查情況、撰寫檢查報(bào)告、通報(bào)檢查結(jié)果的四步法實(shí)施，切實(shí)做到高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，不斷提升企業(yè)檔案積分管理的科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化水平。一方面要以檢查促整改，聚焦發(fā)現(xiàn)問題，立足解決問題，加大執(zhí)行力度，推動(dòng)整改到位，不斷提高檢查的針對(duì)性和有效性。另一方面要以交流促提高，在交叉檢查的過程中，相互對(duì)標(biāo)、查找不足，相互促進(jìn)、共同進(jìn)步，認(rèn)識(shí)到自身的不足，學(xué)習(xí)和借鑒亮點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)交流溝通，達(dá)到相互學(xué)習(xí)、共同提升的目的。

4 幾點(diǎn)工作體會(huì)

企業(yè)檔案管理積分制的有效推進(jìn)，既要有科學(xué)的方法加以持續(xù)推動(dòng)，也要以各級(jí)檔案管理者優(yōu)良的工作作風(fēng)為保障。

4.1 增強(qiáng)主動(dòng)擔(dān)當(dāng)意識(shí)

企業(yè)檔案管理積分制不是檔案管理部門能獨(dú)立完成的，需要跨部門協(xié)作。檔案管理者要進(jìn)一步增強(qiáng)擔(dān)當(dāng)意識(shí)、協(xié)同意識(shí)，堅(jiān)決反對(duì)本位主義，在跨部門溝通協(xié)調(diào)中不推諉、不扯皮，牽頭抓總、認(rèn)真履職，積極發(fā)揮作用。

4.2 深化變革創(chuàng)新認(rèn)識(shí)

積極支持和參與到企業(yè)變革創(chuàng)新工作中去，強(qiáng)化系統(tǒng)思維，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理積分制的頂層設(shè)計(jì)，保持政策的連續(xù)性和穩(wěn)定性，破除慣性思維的條條框框，做好迭代升級(jí)優(yōu)化，突破重點(diǎn)難點(diǎn)，激發(fā)整體效應(yīng)。

4.3 牢固樹立務(wù)實(shí)作風(fēng)

堅(jiān)持“干”字為先、“實(shí)”字當(dāng)頭，在推進(jìn)企業(yè)檔案管理積分制工作中要遵循客觀規(guī)律、解決突出問題、設(shè)置合理目標(biāo)、科學(xué)評(píng)估結(jié)果，堅(jiān)決杜絕為積分而積分的各種形式主義、官僚主義現(xiàn)象，強(qiáng)化執(zhí)行能力，抓好工作落實(shí)，率先做實(shí)落地，避免坐而論道、層層傳達(dá)指令。時(shí)刻保持謙虛謹(jǐn)慎、不驕不躁的作風(fēng)，自覺遵守各項(xiàng)規(guī)定，在推進(jìn)企業(yè)檔案管理積分制工作中要做到秉公辦事、敢抓敢管，把“弦”繃緊，堅(jiān)守底線、不踩紅線。

4.4 保證制度剛性執(zhí)行

持續(xù)推進(jìn)企業(yè)檔案管理體系和能力建設(shè)，建立系統(tǒng)完備、科學(xué)規(guī)范、運(yùn)行有效的檔案制度體系，不斷完善檔案管理制度和工作機(jī)制，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案制度執(zhí)行的剛性約束，嚴(yán)格落實(shí)企業(yè)檔案管理積分制中的扣分項(xiàng)，確保令行禁止、不折不扣，真正讓制度發(fā)揮效力、威懾力。

總之，通過在企業(yè)檔案管理中引入積分制，進(jìn)一步規(guī)范、指導(dǎo)和約束檔案管理行為，并以此為驅(qū)動(dòng)因子，使量化“積分表”變成工作“助推器”，調(diào)動(dòng)各方積極性，增強(qiáng)制度執(zhí)行力，提升管理規(guī)范化，提高工作實(shí)效性，不斷提高檔案管理水平，更好地服務(wù)保障企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。