在企業檔案管理中引入積分制的思考

朱 卉

浙江中大技術進出口集團有限公司

目前，積分制在營銷、服務、質量等多個管理領域得到了較為普遍的應用，運用積分對管理行為進行全方位的量化評價，具有好理解、易操作的特點。隨著國有企業改革的不斷深入和現代企業制度的建立，企業檔案工作在創建成為現代企業“重要窗口”的過程中，遇到了員工檔案意識薄弱、檔案管理不夠規范、制度執行不夠高效等諸多問題。這就迫切需要我們創新檔案工作模式，破解檔案管理難題，不斷提高檔案管理水平。本文就“在企業檔案管理中引入積分制，創新企業檔案管理模式”談幾點思考。

1 制訂積分規則

制訂積分規則要堅持“服務中心工作、抓好關鍵少數”的原則，基于企業檔案管理各項規章制度建立責任體系和評分機制，做到全覆蓋、個性化、精確化。

1.1 明確積分對象

按照管理責任分工確定，一般可分為“歸檔人員”和“檔案人員”兩大類。

1.2 確定評分標準

以“量身定制”的方式設置，將企業檔案管理各項規章制度，貫穿管理各個環節，并積極發揮各方作用。其中，按照不同積分對象設置“個性＋共性”的評分維度，例如“歸檔人員”可個性化設置“形成積累”“整理歸檔”等維度，“檔案人員”可個性化設置“分類著錄”“安全保管”“制度建設”“指導監督”“統計報表”等維度；針對協同工作可設置共性維度，如“鑒定銷毀”“服務利用”“檢查整改”“分享交流”等維度。

1.3 科學計分評分

計分方法采用加、扣分雙向評分，要科學量化衡量評價，平衡好不同維度間的評分，并要體現“獎優罰劣”。其中，對在服務保障企業中心工作和重大項目中做出貢獻的要加大加分；對違反法律法規、管理失責產生嚴重后果等觸及底線、紅線的要加重扣分并清零正向積分；對分享經驗、分享優秀案例、解決問題的要給予鼓勵加分。積分周期一般為一年，跨年度的工作可依據階段性工作成效計入當年積分，并在結果年度進行積分清算。

2 加強積分管理

堅持“公平、公正、公開”的原則，指定專人具體負責積分的日常管理，做好宣貫、統計、對標和應用等工作，并確保落地見效。

2.1 做好宣貫工作

要明確職責分工，精心組織安排，加強溝通指導，可采用線下線上等多種方式開展，不斷提高知曉度和參與度。

2.2 做好統計工作

在檔案管理系統中增設積分統計功能模塊，實現清單化管理，讓使用者感受到便捷性和人性化。

2.3 做好對標工作

積極營造氛圍，建立比學趕幫機制，并組織開展勞動競賽、專項評比、案例通報等活動。

2.4 做好應用工作

要加強評估和通報工作，配套建立激勵考核、責任追究等機制，與企業評優評先相掛鉤，落實結果應用，確保落在實處。

3 強化監督檢查

堅持問題導向和結果導向，強化對積分制落實執行情況的監督檢查，圍繞制度執行、責任落實、問題整治等內容，常態化有組織地開展交叉檢查、會商交流，按照制訂檢查方案、匯總檢查情況、撰寫檢查報告、通報檢查結果的四步法實施，切實做到高標準、嚴要求，不斷提升企業檔案積分管理的科學化、規范化、精細化水平。一方面要以檢查促整改，聚焦發現問題，立足解決問題，加大執行力度，推動整改到位，不斷提高檢查的針對性和有效性。另一方面要以交流促提高，在交叉檢查的過程中，相互對標、查找不足，相互促進、共同進步，認識到自身的不足，學習和借鑒亮點經驗，加強交流溝通，達到相互學習、共同提升的目的。

4 幾點工作體會

企業檔案管理積分制的有效推進，既要有科學的方法加以持續推動，也要以各級檔案管理者優良的工作作風為保障。

4.1 增強主動擔當意識

企業檔案管理積分制不是檔案管理部門能獨立完成的，需要跨部門協作。檔案管理者要進一步增強擔當意識、協同意識，堅決反對本位主義，在跨部門溝通協調中不推諉、不扯皮，牽頭抓總、認真履職，積極發揮作用。

4.2 深化變革創新認識

積極支持和參與到企業變革創新工作中去，強化系統思維，加強企業檔案管理積分制的頂層設計，保持政策的連續性和穩定性，破除慣性思維的條條框框，做好迭代升級優化，突破重點難點，激發整體效應。

4.3 牢固樹立務實作風

堅持“干”字為先、“實”字當頭，在推進企業檔案管理積分制工作中要遵循客觀規律、解決突出問題、設置合理目標、科學評估結果，堅決杜絕為積分而積分的各種形式主義、官僚主義現象，強化執行能力，抓好工作落實，率先做實落地，避免坐而論道、層層傳達指令。時刻保持謙虛謹慎、不驕不躁的作風，自覺遵守各項規定，在推進企業檔案管理積分制工作中要做到秉公辦事、敢抓敢管，把“弦”繃緊，堅守底線、不踩紅線。

4.4 保證制度剛性執行

持續推進企業檔案管理體系和能力建設，建立系統完備、科學規范、運行有效的檔案制度體系，不斷完善檔案管理制度和工作機制，進一步強化檔案制度執行的剛性約束，嚴格落實企業檔案管理積分制中的扣分項，確保令行禁止、不折不扣，真正讓制度發揮效力、威懾力。

總之，通過在企業檔案管理中引入積分制，進一步規范、指導和約束檔案管理行為，并以此為驅動因子，使量化“積分表”變成工作“助推器”，調動各方積極性，增強制度執行力，提升管理規范化，提高工作實效性，不斷提高檔案管理水平，更好地服務保障企業高質量發展。