城建檔案服務(wù)外包工作的問題及對(duì)策分析

賴超芳

寧海縣城建檔案館

寧海縣城建檔案館成立于1989年6月，承擔(dān)著縣域內(nèi)報(bào)建的各類房屋建筑和市政工程的檔案接收、保管和利用職能。2019年起，本館改變了接收成品檔案的傳統(tǒng)進(jìn)館方式，將檔案整理及數(shù)字化加工外包給專業(yè)的檔案服務(wù)企業(yè)來實(shí)施完成，有效地提高了城建檔案工作的效率，但城建檔案服務(wù)外包工作的監(jiān)管壓力也隨之加大，因此，亟須制訂相應(yīng)對(duì)策措施，規(guī)范城建檔案服務(wù)外包工作。

1 城建檔案服務(wù)外包工作現(xiàn)狀與問題

1.1 檔案服務(wù)外包企業(yè)業(yè)務(wù)水平有差距

城建檔案館把檔案服務(wù)外包推向市場(chǎng)以后，出現(xiàn)了眾多提供城建檔案整理和數(shù)字化加工服務(wù)的檔案服務(wù)企業(yè)，但企業(yè)的資質(zhì)和業(yè)務(wù)能力卻參差不齊，有的企業(yè)雖然擁有較為高級(jí)的檔案設(shè)施設(shè)備，但在工作人員配備方面存著專業(yè)水平不足、業(yè)務(wù)不精通的問題，導(dǎo)致服務(wù)外包后的檔案收集不全、著錄內(nèi)容出錯(cuò)率高、整理質(zhì)量不符合進(jìn)館要求等問題。

1.2 檔案服務(wù)外包工作監(jiān)管機(jī)制不健全

市場(chǎng)上的檔案服務(wù)企業(yè)在館外開展服務(wù)外包活動(dòng)，容易忽視服務(wù)外包工作制度的建設(shè)，同時(shí)存在著相關(guān)工作制度執(zhí)行不到位的問題，城建檔案部門對(duì)其服務(wù)項(xiàng)目的質(zhì)量和進(jìn)度也難以進(jìn)行有效的監(jiān)督。缺少健全的管理制度和有效的監(jiān)管，項(xiàng)目檔案原件和數(shù)字復(fù)制件的質(zhì)量和安全就難以把控，容易出現(xiàn)檔案原件損壞、缺失、篡改或信息泄露等現(xiàn)象。

1.3 檔案服務(wù)外包業(yè)務(wù)流程存在缺陷

由于城建檔案數(shù)量不斷增加，建設(shè)單位要求檔案進(jìn)館的時(shí)間又比較緊迫，本館目前的做法是由檔案服務(wù)企業(yè)先對(duì)建設(shè)單位移交的資料整理組卷，通過電子文件在線接收系統(tǒng)報(bào)送條目數(shù)據(jù)，完成數(shù)字化加工后再進(jìn)行裝訂，整體移交。實(shí)體檔案由城建檔案館核對(duì)驗(yàn)收、入庫(kù)。由于在線報(bào)送時(shí)只提交條目數(shù)據(jù)，未比對(duì)實(shí)體檔案和數(shù)字復(fù)制件，往往出現(xiàn)收集不完整、掃描件缺失、歸檔文件錯(cuò)誤等各種需要整改的問題，不僅需要大量的時(shí)間和精力返工，也會(huì)對(duì)檔案造成二次傷害。

2 改進(jìn)城建檔案服務(wù)外包質(zhì)量的對(duì)策

2.1 選擇合格的檔案服務(wù)企業(yè)

首先，城建檔案館應(yīng)將那些獲得政府部門核發(fā)的備案證明的檔案服務(wù)企業(yè)，抑或是能夠得到檔案主管部門舉薦的企業(yè)，納入業(yè)務(wù)發(fā)包對(duì)象的考慮范圍。

其次，在正式簽訂協(xié)議書之前，城建檔案館應(yīng)對(duì)檔案服務(wù)企業(yè)進(jìn)行資質(zhì)調(diào)查，考量其是否具有城建檔案服務(wù)外包經(jīng)驗(yàn)、是否具有完備的人員隊(duì)伍等。

最后，城建檔案館應(yīng)當(dāng)選擇信譽(yù)情況良好、服務(wù)水平高及收費(fèi)制度合理的檔案服務(wù)外包企業(yè)。

2.2 完善檔案服務(wù)外包工作監(jiān)管機(jī)制

首先，要加強(qiáng)檔案服務(wù)企業(yè)的資質(zhì)管理。檔案服務(wù)企業(yè)應(yīng)在縣級(jí)以上檔案主管部門登記備案，配備與業(yè)務(wù)規(guī)模匹配的檔案專業(yè)技術(shù)人員，相關(guān)人員持證上崗。

其次，要加強(qiáng)檔案服務(wù)外包安全管理。檔案服務(wù)企業(yè)須簽訂安全保密協(xié)議，明確參與檔案外包服務(wù)活動(dòng)的工作人員的安全保密責(zé)任，降低檔案服務(wù)外包工作的安全保密風(fēng)險(xiǎn)。

最后，要加強(qiáng)對(duì)進(jìn)館項(xiàng)目的監(jiān)督指導(dǎo)。城建檔案館應(yīng)配備若干監(jiān)督指導(dǎo)人員，做好進(jìn)館項(xiàng)目的聯(lián)絡(luò)溝通，對(duì)其檔案服務(wù)外包活動(dòng)中的收集、整理和數(shù)字化加工等工作進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)和服務(wù)。

2.3 改進(jìn)城建檔案進(jìn)館工作流程

將現(xiàn)有的“先掃后交”改為“先交后掃”，即在檔案服務(wù)企業(yè)將整理合格的紙質(zhì)檔案移交進(jìn)館后再由城建檔案館統(tǒng)一進(jìn)行數(shù)字化加工，這種模式可有效避免返工重掃、二次審核等費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的問題。檔案服務(wù)企業(yè)接收到建設(shè)單位的委托后，在檔案館的監(jiān)管之下完成后續(xù)的數(shù)字化加工流程，通過檔案館的抽查驗(yàn)收后接收進(jìn)館，確保檔案不再流出館外，既提高了項(xiàng)目檔案移交工作的效率、加快了建設(shè)單位辦理竣工備案的進(jìn)度，又能夠保障項(xiàng)目檔案的安全。

3 結(jié)語(yǔ)

城建檔案服務(wù)外包工作是新形勢(shì)下適應(yīng)城建檔案事業(yè)發(fā)展的創(chuàng)新路徑，不但能夠解決城建檔案館人員配置少、工作量大等實(shí)際困難，也大大提升了檔案館的工作質(zhì)量與效率。城建檔案館應(yīng)繼續(xù)加大對(duì)城建檔案服務(wù)外包工作法治化、規(guī)范化和科學(xué)化的探索、創(chuàng)新，助力城建檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。