基層醫療機構檔案管理存在的問題及建議

陳 蓉

寧海縣中醫醫院

基層醫療機構承擔著防病治病、保障人民群眾身體健康的職責。基層醫療機構檔案管理，對基層醫療事業發展有推進作用。但目前基層醫療機構檔案管理方面還需加強和改進。

1 當前基層醫療機構檔案管理存在的問題

1.1 重視程度不高

醫院屬于業務性強的單位，而檔案室屬于非業務科室，醫院管理層傾向于將有限的資源給業務科室，在一定程度上導致檔案管理方面經費投入不足、空間不足等問題。以寧海縣中醫醫院醫療健康集團為例，前童鎮衛生院目前檔案室面積13平方米，以存檔為主，未設置閱檔室，空間已呈飽和狀態。

1.2 管理模式傳統

規范檔案管理規章制度未落實到位，檔案管理未形成統一協調機制。檔案管理觀念淡薄，以“等、靠、要”的傳統檔案管理模式為主。基本上是等醫院相關職能科室收集后交檔案室，再由檔案管理人員對文書檔案、設備檔案等各類別檔案進行梳理。由于職能科室工作人員缺乏檔案業務知識，未進行有效歸類整理，導致檔案管理人員任務繁重，整體檔案工作效率低。

1.3 信息化程度低

信息化設備投入不足，檔案管理設備多年未更新，配置較低，已無法滿足當前檔案管理需要。在實際應用中，僅限于進行檔案目錄的編目、著錄及檢索等，且存儲方式以掃描成PDF格式在本地電腦或移動硬盤方式存儲為主，查檔方式以傳統借閱為主，未能實現數字化閱檔且利用率低。

1.4 人員水平不高

目前基層醫療機構因人員編制等原因，在檔案管理人員配備上以年齡較大、臨床業務能力水平不高的人員為主，檔案管理業務水平、理論知識水平較低。尤其是鄉鎮衛生院的檔案管理人員以臨床、院辦的兼職人員為主，導致在檔案工作中難免出現力不從心甚至疲于應付的狀態。

2 加強基層醫療機構檔案管理的建議

2.1 切實重視檔案管理

檔案是醫療事業發展的見證者，醫院管理層應重視檔案管理工作，將檔案管理工作納入醫院整體規劃中，加大對檔案管理工作的經費投入，完善檔案室硬件設施建設，為檔案管理工作規范化發展提供基礎保障。例如寧海縣中醫醫院醫療健康集團將檔案室納入新院址遷建規劃中。2017年9月，總院完成整體搬遷，檔案室面積達128平方米。2019年，前童分院、桑洲分院檔案室建設納入新院址規劃，計劃于2021年搬遷，2家衛生院檔案室占地面積至126平方米，是原占地面積的6倍，同時增設閱檔室，配備移動檔案密集架、電腦、打印機等設施。

2.2 構建現代管理模式

以縣級主管部門為依托，制定科學合理的檔案管理規范制度，積極向現代化管理模式轉變。實行網格化垂直管理，以專技人才為基礎，從醫院領導層、職能科室負責人到檔案人員等3個層面建立等級網格，從收集、整理、保管、利用等方面明確職責。層層壓實檔案管理責任，構建網格化垂直管理模式，確保整個檔案管理工作井然有序。

2.3 推進信息化建設

隨著醫療事業和信息化技術的不斷發展，數字管理與檔案管理工作的融合度不斷提升。現代化設備作為技術載體需要及時更新，不斷提高檔案備份和留存水平。運用信息化手段實現資源共享，從簡單的閱檔查檔到知識服務引擎再到知識管理層面，利用計算機網絡體系實現資源利用最大化，打破“重管輕用”的封閉式傳統模式。根據縣檔案館等檔案管理部門要求，及時更新檔案室資源管理系統，在一定程度上加速縣域醫共體發展從而推動醫改成效落地有聲。

2.4 打造專業化隊伍

檔案人員是推進基層醫療機構檔案管理工作進程中的把關人，關鍵在于整體素質的提升。通過專職專招、繼續教育、技能比武等形式進一步提升檔案人員理論知識和業務能力。完善檔案人員專業技術職務聘任制和績效考核制，實行競聘上崗，雙向選擇，充分調動工作積極性，打造檔案管理專業化隊伍。

綜上所述，檔案管理工作是科學化、規范化、制度化的工作，在推進基層醫療事業發展中起到重要作用，也是推動醫改的無形動力。推進縣域基層醫療機構檔案管理一體化進程，進一步實現基層醫療醫教研等資源的共享，能為醫務人員和服務對象提供多方面、多途徑、多層次的信息服務，為管理層決策提供科學合理的可行性參考。