基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理存在的問題及建議

陳 蓉

寧海縣中醫(yī)醫(yī)院

基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)承擔(dān)著防病治病、保障人民群眾身體健康的職責(zé)。基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理，對基層醫(yī)療事業(yè)發(fā)展有推進(jìn)作用。但目前基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理方面還需加強(qiáng)和改進(jìn)。

1 當(dāng)前基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理存在的問題

1.1 重視程度不高

醫(yī)院屬于業(yè)務(wù)性強(qiáng)的單位，而檔案室屬于非業(yè)務(wù)科室，醫(yī)院管理層傾向于將有限的資源給業(yè)務(wù)科室，在一定程度上導(dǎo)致檔案管理方面經(jīng)費(fèi)投入不足、空間不足等問題。以寧海縣中醫(yī)醫(yī)院醫(yī)療健康集團(tuán)為例，前童鎮(zhèn)衛(wèi)生院目前檔案室面積13平方米，以存檔為主，未設(shè)置閱檔室，空間已呈飽和狀態(tài)。

1.2 管理模式傳統(tǒng)

規(guī)范檔案管理規(guī)章制度未落實(shí)到位，檔案管理未形成統(tǒng)一協(xié)調(diào)機(jī)制。檔案管理觀念淡薄，以“等、靠、要”的傳統(tǒng)檔案管理模式為主。基本上是等醫(yī)院相關(guān)職能科室收集后交檔案室，再由檔案管理人員對文書檔案、設(shè)備檔案等各類別檔案進(jìn)行梳理。由于職能科室工作人員缺乏檔案業(yè)務(wù)知識，未進(jìn)行有效歸類整理，導(dǎo)致檔案管理人員任務(wù)繁重，整體檔案工作效率低。

1.3 信息化程度低

信息化設(shè)備投入不足，檔案管理設(shè)備多年未更新，配置較低，已無法滿足當(dāng)前檔案管理需要。在實(shí)際應(yīng)用中，僅限于進(jìn)行檔案目錄的編目、著錄及檢索等，且存儲方式以掃描成PDF格式在本地電腦或移動硬盤方式存儲為主，查檔方式以傳統(tǒng)借閱為主，未能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化閱檔且利用率低。

1.4 人員水平不高

目前基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)因人員編制等原因，在檔案管理人員配備上以年齡較大、臨床業(yè)務(wù)能力水平不高的人員為主，檔案管理業(yè)務(wù)水平、理論知識水平較低。尤其是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理人員以臨床、院辦的兼職人員為主，導(dǎo)致在檔案工作中難免出現(xiàn)力不從心甚至疲于應(yīng)付的狀態(tài)。

2 加強(qiáng)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的建議

2.1 切實(shí)重視檔案管理

檔案是醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的見證者，醫(yī)院管理層應(yīng)重視檔案管理工作，將檔案管理工作納入醫(yī)院整體規(guī)劃中，加大對檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，完善檔案室硬件設(shè)施建設(shè)，為檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。例如寧海縣中醫(yī)醫(yī)院醫(yī)療健康集團(tuán)將檔案室納入新院址遷建規(guī)劃中。2017年9月，總院完成整體搬遷，檔案室面積達(dá)128平方米。2019年，前童分院、桑洲分院檔案室建設(shè)納入新院址規(guī)劃，計(jì)劃于2021年搬遷，2家衛(wèi)生院檔案室占地面積至126平方米，是原占地面積的6倍，同時增設(shè)閱檔室，配備移動檔案密集架、電腦、打印機(jī)等設(shè)施。

2.2 構(gòu)建現(xiàn)代管理模式

以縣級主管部門為依托，制定科學(xué)合理的檔案管理規(guī)范制度，積極向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。實(shí)行網(wǎng)格化垂直管理，以專技人才為基礎(chǔ)，從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層、職能科室負(fù)責(zé)人到檔案人員等3個層面建立等級網(wǎng)格，從收集、整理、保管、利用等方面明確職責(zé)。層層壓實(shí)檔案管理責(zé)任，構(gòu)建網(wǎng)格化垂直管理模式，確保整個檔案管理工作井然有序。

2.3 推進(jìn)信息化建設(shè)

隨著醫(yī)療事業(yè)和信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字管理與檔案管理工作的融合度不斷提升。現(xiàn)代化設(shè)備作為技術(shù)載體需要及時更新，不斷提高檔案備份和留存水平。運(yùn)用信息化手段實(shí)現(xiàn)資源共享，從簡單的閱檔查檔到知識服務(wù)引擎再到知識管理層面，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系實(shí)現(xiàn)資源利用最大化，打破“重管輕用”的封閉式傳統(tǒng)模式。根據(jù)縣檔案館等檔案管理部門要求，及時更新檔案室資源管理系統(tǒng)，在一定程度上加速縣域醫(yī)共體發(fā)展從而推動醫(yī)改成效落地有聲。

2.4 打造專業(yè)化隊(duì)伍

檔案人員是推進(jìn)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作進(jìn)程中的把關(guān)人，關(guān)鍵在于整體素質(zhì)的提升。通過專職專招、繼續(xù)教育、技能比武等形式進(jìn)一步提升檔案人員理論知識和業(yè)務(wù)能力。完善檔案人員專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制和績效考核制，實(shí)行競聘上崗，雙向選擇，充分調(diào)動工作積極性，打造檔案管理專業(yè)化隊(duì)伍。

綜上所述，檔案管理工作是科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的工作，在推進(jìn)基層醫(yī)療事業(yè)發(fā)展中起到重要作用，也是推動醫(yī)改的無形動力。推進(jìn)縣域基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理一體化進(jìn)程，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)基層醫(yī)療醫(yī)教研等資源的共享，能為醫(yī)務(wù)人員和服務(wù)對象提供多方面、多途徑、多層次的信息服務(wù)，為管理層決策提供科學(xué)合理的可行性參考。