加強縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團檔案工作的若干思考

陳淑珍

寧海縣中醫(yī)醫(yī)院

縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團是新一輪綜合醫(yī)改深化的重要舉措，旨在通過縣域醫(yī)療資源重組、醫(yī)療服務(wù)體系重構(gòu)，實現(xiàn)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)發(fā)展方式以“醫(yī)療”為中心向以“健康”中心轉(zhuǎn)變，為人民群眾提供全生命周期的健康服務(wù)[1]。縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團檔案是指在縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團籌建推進的過程中形成的，具有歷史保存價值的文字、圖表、圖像、聲像、影像、實物等不同載體、不同形態(tài)的原始記錄，真實地記錄和反映了醫(yī)療改革發(fā)展精神、探索創(chuàng)新管理運行機制、全面監(jiān)測政策落地情況、有效評估醫(yī)療共同體建設(shè)成效的情況。

當(dāng)前，縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團檔案工作在制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方面存在薄弱環(huán)節(jié)，導(dǎo)致縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團的檔案工作功能碎片化、缺失。作為醫(yī)改記憶的守護者，檔案部門其首要任務(wù)就是做好醫(yī)療健康集團檔案工作的規(guī)范管理。與醫(yī)院傳統(tǒng)檔案相比，新型的縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團檔案，不僅有鮮明的時代賦予的脈絡(luò)特征，又有典型的醫(yī)療體制改革發(fā)展特性，是醫(yī)改道路上最真實的歷史記載。及時收集存檔，真實完整記錄，有效開發(fā)利用保護，為將來醫(yī)改之路的發(fā)展推進、統(tǒng)籌謀劃提供決策支持與經(jīng)驗借鑒。本文針對縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團檔案工作中存在的問題，就如何加強縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團檔案工作做一思考。

1 存在的主要問題

1.1 協(xié)同參與機制不完善

在醫(yī)療改革過程中，一方面，檔案部門未被醫(yī)改主體重視，參與醫(yī)改活動的同步機制不健全，檔案工作往往被忽略，處于事后知曉、被動介入的尷尬局面，難以一開始就全程參與服務(wù)，通常是在醫(yī)療健康集團籌建工作實行后才開始接觸，在很大程度上影響檔案部門專業(yè)職能的有效發(fā)揮，不僅不利于檔案的收集整理，還會造成檔案的流失。另一方面，檔案部門缺乏與籌建運作醫(yī)療健康集團相關(guān)領(lǐng)域不同部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動和有效對接。從目前各級部門發(fā)布的相關(guān)文件來看，并未對集團檔案工作的職責(zé)、任務(wù)、權(quán)限等提出明確要求，導(dǎo)致不同部門間配合不協(xié)調(diào)，容易造成集團檔案收集不及時、不主動，無法保證檔案的完整齊全。

1.2 工作制度體系不健全

在政策層面，針對縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團檔案工作并沒有出臺詳細(xì)、具體的指導(dǎo)性文件，縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團檔案未被納入重大活動專題檔案管理職責(zé)范圍，未建立醫(yī)療健康集團專題工作檔案，只是作為醫(yī)院傳統(tǒng)檔案部分內(nèi)容在例行保管整理，縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團檔案的收集歸檔、移交接收、征集范圍和管理邊界并不十分明確，以及由此衍生的集團檔案保密問題、保管方式方法、開發(fā)利用等并未進行相關(guān)規(guī)定，容易導(dǎo)致集團檔案管理不規(guī)范、不系統(tǒng)、不完整。

1.3 檔案應(yīng)對能力建設(shè)有待加強

縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團是綜合醫(yī)改路上的一種新型探索與創(chuàng)新，對于該類新型專題檔案業(yè)務(wù)，各級檔案主管部門并未開展系統(tǒng)性培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檔案人員參與該類新型專題檔案工作的認(rèn)知和能力有限，針對該類檔案及內(nèi)容的研究和分析不夠深入，缺乏從中總結(jié)的可用性工作經(jīng)驗和可復(fù)制推廣模式。全過程、全方位同步開展縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團檔案管理及應(yīng)對能力有待進一步加強和提升。

2 改進措施

2.1 抓好源頭管理，建立健全縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團檔案工作機制

縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團，是以縣級醫(yī)院為龍頭、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院為成員單位的緊密型集團運作模式，是縣鄉(xiāng)兩級醫(yī)療衛(wèi)生資源重組并購、同質(zhì)化管理的改革與創(chuàng)新。在國家及地方政策發(fā)文全面推進縣域醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)共同體建設(shè)實施方案初期，檔案部門應(yīng)充分發(fā)揮前瞻意識，第一時間介入，宣傳專題建檔意識，普及建檔要求和內(nèi)容，要求醫(yī)療健康集團建設(shè)方以高度的政治責(zé)任感和強烈的歷史使命感，重視醫(yī)療健康集團建設(shè)過程中檔案的形成、歸檔收集、整理、鑒定、保管保護和服務(wù)利用。將檔案工作列入醫(yī)療健康集團建設(shè)工作任務(wù)清單，統(tǒng)一納入標(biāo)準(zhǔn)考核范圍，認(rèn)真分解落實建檔任務(wù)和崗位職責(zé)。厘清檔案工作流程，主動對接財政、發(fā)改、人社、醫(yī)保和衛(wèi)健部門，以及縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團牽頭單位和成員單位，快速部署，逐級落實，從源頭上堅持兩手抓，使檔案工作和醫(yī)療健康集團建設(shè)工作共同推進，確保醫(yī)療健康集團建設(shè)檔案工作高效、有序開展。

2.2 強化體系建設(shè)，確保縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

當(dāng)前縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團檔案的收集整理缺乏相關(guān)政策指導(dǎo)和制度保障，直接影響檔案的質(zhì)量控制管理與分析評價，因此要進一步強化制度體系建設(shè)。主要做好以下幾方面工作：

一是專門針對縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團檔案，制定收集、征集與整理相關(guān)規(guī)章制度，進一步明確檔案的收集、征集和整理的范圍、種類、載體以及邊界劃分。

二是結(jié)合實際情況，分類制訂縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團檔案歸檔、移交相關(guān)規(guī)定，進一步明確縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團工作文件材料歸檔和檔案數(shù)字復(fù)制件移交接收等一系列管理辦法。

三是出臺縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團檔案相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，落實專項經(jīng)費和保障條件，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的安全保管、數(shù)字利用、資源統(tǒng)籌等有關(guān)重大問題。

2.3 把握關(guān)鍵環(huán)節(jié)，促進縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團檔案管理高質(zhì)量發(fā)展

由于縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團建設(shè)檔案形成單位類型多樣、來源渠道分散不一、牽涉領(lǐng)域廣泛多元，檔案部門在收集過程中要堅持多主體、多渠道、多手段原則，主動收集，進一步明確目標(biāo)和范圍，尤其注重縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團建設(shè)過程中的組織架構(gòu)調(diào)整、政策體系形成、管理運行機制、評審監(jiān)測指標(biāo)、建設(shè)特色和成效等重點方面進行關(guān)鍵環(huán)節(jié)把控，確保全方位、多維度、立體式展示縣政府主導(dǎo)、衛(wèi)健委牽頭、多部門聯(lián)合、縣域醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)實施的集團化改革創(chuàng)新模式。主要包括以下幾方面舉措：

一是縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團出臺的涵蓋機構(gòu)編制、人事薪酬、醫(yī)保支付、醫(yī)療價格、醫(yī)療服務(wù)、人才培養(yǎng)、藥械采購、財務(wù)管理、信息化建設(shè)、公共衛(wèi)生、家醫(yī)簽約等方面的系列配套文件材料歸檔整理，準(zhǔn)確記錄各項政策落地、落細(xì)、落實。

二是按照衛(wèi)健系統(tǒng)重大事項劃分標(biāo)準(zhǔn)，對縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團的重大決策事項實行目錄化檔案分類管理，同時及時歸檔整理決策前、決策中、決策后形成的佐證材料，確保集團內(nèi)重大決策全過程可追溯。

三是實時收集匯總縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團建設(shè)過程的運行情況分析、績效應(yīng)用評價、考核監(jiān)督結(jié)果等第一手運營指標(biāo)數(shù)據(jù)，確保有效衡量醫(yī)療健康集團建設(shè)進展?fàn)顩r。

四是充分利用電子檔案管理經(jīng)驗，對縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團建設(shè)過程中組織開設(shè)的各級各類門戶網(wǎng)站、官微等多媒體網(wǎng)頁檔案信息及時、完整采集。

2.4 打造區(qū)域一體化云平臺，助推縣域醫(yī)療健康集團檔案數(shù)字化應(yīng)用

縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團建設(shè)過程中數(shù)字化應(yīng)用是不可或缺的重要環(huán)節(jié)，鑒于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分散保存在各個集團的醫(yī)療業(yè)務(wù)管理和公共衛(wèi)生系統(tǒng)中，并沒有從檔案資源建設(shè)與發(fā)展的角度進行收集和管控，因此，依托區(qū)域平臺同架構(gòu)、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化治理為前提，打造縣域醫(yī)療健康集團一體化信息集成平臺，助推縣域醫(yī)療健康集團檔案數(shù)字化應(yīng)用勢在必行。

一是縣域醫(yī)療機構(gòu)先統(tǒng)一接入?yún)^(qū)域衛(wèi)生信息化云平臺為基礎(chǔ)載體，滿足縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團內(nèi)醫(yī)療和公衛(wèi)業(yè)務(wù)協(xié)同開展，推動信息化建設(shè)共享融合。該模式在寧海縣域?qū)嵺`成功，值得借鑒推廣。

二是以完善和開放居民電子健康檔案為重點，做好居民健康檔案質(zhì)量控制，打造基于緊密型縣域醫(yī)療健康集團的衛(wèi)生健康信息綜管平臺，實現(xiàn)縣市兩級互聯(lián)互通，并通過接口向省平臺開放。

三是立足醫(yī)療健康集團資源統(tǒng)籌管理需求，建設(shè)通用型的數(shù)字化集團應(yīng)用，實施機構(gòu)、人員、財務(wù)、物資和OA辦公的統(tǒng)一運營管理。

四是推進互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院的普及應(yīng)用，圍繞基本公衛(wèi)項目、慢性管理、婦兒保健和規(guī)劃免疫等內(nèi)容，積極探索集團內(nèi)在線簽約服務(wù)、健康咨詢教育、分診轉(zhuǎn)診服務(wù)、健康監(jiān)測指導(dǎo)、家庭病床、居家護理等線上線下同步建設(shè)模式。

五是將集中保管的電子檔案數(shù)據(jù)與當(dāng)前集團建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)中所形成的數(shù)字化信息通過數(shù)據(jù)挖掘再利用，搭建縣域醫(yī)療健康集團運營數(shù)據(jù)的可視化管理平臺，不僅為檔案工作數(shù)字化應(yīng)用提供了展示平臺，更為綜合醫(yī)改服務(wù)提供了可靠有力的數(shù)據(jù)支撐。

縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團發(fā)展是深化醫(yī)改探索的有效路徑，每一個參與主體都肩負(fù)著重要責(zé)任，檔案部門更是其中不可分割的重要組成。只有正確認(rèn)識檔案工作在縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團建設(shè)過程中的作用價值，充分發(fā)揮檔案工作在縣級醫(yī)院醫(yī)療健康集團建設(shè)過程中的協(xié)同效應(yīng)，積極構(gòu)建科學(xué)有效的治理格局，才能最終實現(xiàn)衛(wèi)生健康治理體系、治理能力建設(shè)現(xiàn)代化。這不僅是國家及政府醫(yī)改行徑路上的必然選擇，更是醫(yī)療健康集團檔案部門提升自我改革發(fā)展的有效途徑。