加強醫院兼職檔案員隊伍建設的幾點思考

李紅娟

常山縣中醫醫院

1 檔案工作網絡中的兼職檔案員隊伍

一個單位要做好檔案工作，必須有組織保證，建立檔案工作網絡。醫院也是如此，必要時應成立檔案工作領導小組，負責領導和組織協調全院檔案工作，制定規劃、計劃，決定工作進程，協調各方面關系，研究解決檔案工作中的重大問題。同時要明確檔案工作主管部門，一般是醫院辦公室。建立綜合檔案室，明確機構編制，配備檔案室工作人員。在各部門指定兼職檔案員。

其中，領導是關鍵，檔案人員是基礎。

首先，領導要重視檔案工作，為檔案室開展工作提供必要的條件，進行有關協調工作。

其次，部門的分管領導也應重視本部門的檔案工作，負責本部門檔案工作的組織協調。如果部門分管領導“本位主義”嚴重，不配合全院檔案工作，不支持兼職檔案員的工作，就會妨礙全院檔案的集中統一管理。

再次，專兼職檔案人員要認真負責，積極作為。

在這個網絡中，樞紐單位是綜合檔案室。綜合檔案室負責全院檔案的集中統一管理和對各部門檔案工作的業務指導。工作基礎在各部門，各部門的兼職檔案員作用很重要。檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、編目、利用、編研八大環節中，收集和整理是首要和基礎環節。也就是說，只有經過收集和整理，才能形成檔案，確保檔案的完整齊全、真實準確、系統有序。這兩項工作首先是由兼職檔案員來完成的。因此，文件材料是否形成、形成是否規范、各類檔案的收集是否完整齊全，分類是否科學、案卷質量是否達標，都直接影響全醫院檔案工作的水平。如果沒有一支過硬的兼職檔案員隊伍，檔案工作肯定是做不好的。

目前，兼職檔案員的年齡、學歷、專業結構層次差別很大，其特點是兼職任務多，日常工作繁雜，從事檔案工作時間少，專業知識缺乏，崗位變動頻繁，難以專心做好檔案工作。由于檔案工作效果難以立竿見影，不易引起領導和同事們的重視，而常被其他工作擠掉。他們默默無聞地做著煩瑣的檔案收集、整理工作，卻又不被別人理解與支持。

2 加強兼職檔案員的素質培養

2.1 領導重視，積極創造條件

醫院及各部門領導要重視關心支持兼職檔案員的工作，在政治進步、職級職稱晉升、工資福利待遇提高等方面關心關愛兼職檔案員，想方設法為兼職檔案員開展檔案工作創造條件。加強職業教育，鼓勵他們樹立專業思想，充分調動其工作積極性，增強檔案工作的責任感、尊崇感、榮譽感。

2.2 加大宣傳，增強檔案意識

增強檔案意識不但要加大檔案宣傳力度，還要注意形式的多樣化。例如為使《檔案法》更加深入人心，我院先后舉辦了兩次《檔案法》知識考試，把《檔案法》及有關宣傳材料發到每一個兼職檔案員和部門分管領導的手中，做到人手一份。不定期地在院報上登載檔案知識，并通過院報及時報道檔案工作新動態。通過廣泛深入持久的宣傳工作，全院干部職工普遍對檔案和檔案工作有了新的認識。形成了檔案工作統一領導、分級管理，檔案集中管理利用，一級抓一級，上下齊努力的良好氛圍。

2.3 開展培訓，提高實操能力

我院定期舉辦檔案業務培訓班，對兼職檔案員進行集中培訓。針對兼職檔案員日常工作繁多、工作變動頻繁、新手多、專業水平低等特點，有目的地開展檔案業務培訓。首先要循序漸進，加強檔案專業基礎知識教育和基本應用技能的培訓，適當減少純理論知識的介紹，缺什么補什么，急需什么講什么，切實提高業務水平。針對不斷更換的新上崗兼職檔案員，要進行檔案管理的基本知識和基本技能、實際操作方法的培訓。針對不同門類檔案的實體管理，要進行教學檔案、黨政管理檔案、實物檔案、多媒體檔案等專門檔案的業務培訓。

但是如果培訓方法不當、要求不嚴，學習后不復習又不實踐，到用時又不會，影響工作順利開展。因此，對于一年一次的歸檔整理工作來講，檔案室指導人員應當不厭其煩，每年應在歸檔整理前組織一次專門業務培訓。在培訓方法上，可以采取“模擬啟發式教學法”，就是先舉例教學，再模擬實踐，后啟發引導。改變過去那種在培訓班上滿堂灌、照本宣科和平鋪直敘的講課方法。要通過大量的實例，講述歸檔整理知識，在兼職檔案人員對歸檔整理工作具有感性認識的基礎上，讓他們根據實例進行模擬歸檔整理，指導人員根據實例進行綜合，結合不同部門檔案的特點進行啟發性引導，使兼職檔案員能夠根據本部門情況掌握文件材料的收集、分類、排列、編目等工作程序和基本要求，全面掌握歸檔整理的方法和技能。

2.4 深入部門，解決實際問題

檔案室設立指導熱線電話和電子郵箱，可以更方便快捷地解決廣大兼職檔案員工作中的問題，有效地緩解歸檔整理工作壓力，提高工作效率。檔案室指導人員要經常深入各科室，在從分類、組卷到擬寫案卷標題等業務環節都主動進行幫助，解決疑難問題，面對面、手把手地指導。開展經常性的業務指導，不但使原有的兼職檔案員能按要求獨立完成每年的歸檔整理工作，而且能使新兼職檔案員較快地掌握基本技能。

2.5 突出重點，加強業務指導

綜合檔案室及時指定專人跟蹤指導醫院重點項目、重大活動和突發事件檔案的歸檔整理工作，積極主動聯系歸檔文件材料的相關事宜。特別是對于醫院多個部門共同組成的臨時工作小組和專項活動形成的文件材料，綜合檔案室及時進行歸檔范圍制定、歸檔文件整理的指導和培訓工作。做到特殊事件特殊對待，最大限度地做好各項重點項目、重大活動和突發事件檔案的業務指導工作。

2.6 強化考核，引入競爭機制

為調動兼職檔案員的積極性，應當在工作中引進競爭機制。比如我院綜合檔案室在每年一次布置歸檔整理工作的同時，也把《檢查評比標準》下發到每個兼職檔案員手中，將歸檔整理工作細化，一邊兼職檔案員自覺對照評比標準中的年度工作內容、質量要求、完成時間、評比標準、得分、扣分等具體項目按表操作，自我評分。在此基礎上，組織有關人員對各科室歸檔整理工作進行總結評比，在全院檔案工作會議上進行表彰獎勵。多年來，我院歸檔整理及總結評比工作已經程序化、制度化。它有力地促進了科室歸檔整理工作的開展，增強了各科室兼職檔案員之間的競爭意識。每年1—3月份，各部門兼職檔案員就積極主動地與綜合檔案室取得聯系，自覺做好歸檔整理工作。他們有的為了保證質量，不怕麻煩，不怕辛苦，主動加班加點，甚至帶病堅持工作，絕不影響全院歸檔整理工作進度。

建立健全醫院兼職檔案員隊伍是一項細致的工作，需要領導重視、各科室積極配合、各兼職檔案員大力支持，以及綜合檔案室的努力。應當把學習、宣傳、貫徹、落實《檔案法》，增強兼職檔案員的檔案意識，全面提高兼職檔案員的政治素質和業務素質。只有這樣，才能培養一支熱愛檔案工作、業務過硬的兼職檔案員隊伍，使整個檔案工作網絡有序、高效地運行。