加強設計院檔案工作探討
——以化工設計院為例

高天嬌

浙江工程設計有限公司

1 化工設計院檔案工作的重要性

化工設計院檔案工作的主要內容是對日常工作中的設計圖紙、文字材料等進行收集整理，然后分類歸檔保存。檔案工作是化工設計院各項工作的重要內容，是化工設計院發展過程的真實反映，是化工設計院內部文化實力的體現。

1.1 反映了化工設計院歷史發展過程

化工設計院檔案中關于設計院建設、發展，以及設計研究的相關內容，真實反映了化工設計院的歷史發展過程，是化工設計院發展歷史的見證，也為新進工作人員了解化工設計院的基本情況提供了珍貴的一手資料，給新進工作人員的工作和未來發展方向提供了指導方向，有利于工作人員的未來發展。

1.2 體現了化工設計院文化軟實力

化工設計院檔案包含化工設計院設計研究全過程資料以及設計研究成果，這些研究資料和研究成果是設計人員工作經驗的總結，是設計人員智慧的結晶，是化工設計院文化實力的體現。

1.3 是化工設計院日常工作的依據和參考

化工設計院承接的各個工程項目中的圖紙、設計任務書、項目報告、工程項目造價信息、工程項目招投標信息等，對于化工設計院今后的工作而言具有很高的參考價值和指導意義，也是新員工積累項目設計經驗必不可少的學習資料。

2 化工設計院檔案工作中存在的問題

2.1 數字化率低，信息化進程慢

化工設計院目前存放著一定數量的紙質檔案，包括不同項目各子項、各專業設計底圖（硫酸紙），各專業設計計算書，程序規定要歸檔的材料，等等。受專業化水平限制，化工設計院大多選擇檔案數字化外包，將檔案數字化業務委托給專業機構，專業機構利用自身的計算機、多媒體、互聯網等數字化技術手段，完成化工設計院提出的檔案數字化業務要求，但由于檔案數字化管理尚處于初級階段，化工設計院檔案數字化率還較低。

2.2 檔案意識薄弱，歸檔不及時，收集難度大

化工設計人員熟悉石化、化工類工藝流程，編制可研報告、安全專篇、職業病防護設計專篇等。他們工作重點在工藝參數調整和修改，平時不太重視文件材料歸檔工作。一些設計人員在項目結束后沒有及時將需要歸檔的文件材料整理移交給檔案室。在項目設計過程中，設計人員將圖紙等材料隨意堆放，沒有集中保存，處理方式過于隨意，需要檔案員多次催交，收集難度大。

2.3 業務系統與檔案系統歸檔集成效率不高

OA系統、CAD系統與檔案系統的歸檔集成，通過接口方式實現。化工設計院擁有的數據來源廣泛、格式眾多，隨著設計院業務的不斷拓展，檔案數據量快速增長。OA系統、CAD系統與檔案系統的文件，在審批流程中流轉速度慢，審批所需時間長。檔案系統處理速度慢，影響檔案人員的工作效率。

2.4 檔案人員隊伍建設滯后

化工設計院普遍缺乏專業的檔案人員。檔案人員需要了解并掌握檔案學、計算機等相關專業的知識。目前化工設計院一些檔案人員是原有設計崗位調整過來的，缺乏專業知識與實踐經驗，業務水平滯后，不能適應現代化管理方式，更不能在原有的基礎上創新。

3 加強化工設計院檔案工作的措施

3.1 健全完善檔案工作體制

檔案工作人人有責，做好檔案工作不僅是檔案部門和檔案人員的職責，也是各級領導、管理人員和廣大設計人員的共同職責。強化檔案工作領導責任制，一是要求各部門必須明確檔案工作主管領導，對本單位的檔案工作負主要責任；二是強化專兼職檔案工作人員的崗位責任制，確保各類檔案的建檔工作落到實處；三是切實將檔案工作納入各級各類人員的考核范圍，逐步建立激勵與約束并重的檔案工作考核機制；四是加大檔案宣傳力度，增強全員檔案意識；五是建立檔案工作責任追究制度，對丟失、損毀檔案，造成重大損失的相關責任人，依法依規追究其相應責任。形成各部門共同參與的檔案工作氛圍，為綜合檔案室依法依規開展檔案工作提供支持創造條件。

3.2 推進檔案信息化建設

紙質檔案向電子化檔案的轉變，不僅可以節約空間，還可以加快檔案信息化建設。檔案信息化管理可以僅憑使用關鍵字就能找到相關的信息，快速地實現對檔案信息的傳送工作，提高對檔案信息的利用效率，方便信息的共享以及傳輸，實現檔案資料安全、長久、科學的管理和使用。推進檔案在“存量數字化、增量電子化”方面的成果，下一步將積極推進數字檔案室建設，著力提升檔案信息化應用層次。解決檔案數字化率偏低、信息共享度較差等問題，同時要解決好跨門類、跨領域、跨地域檔案資源的整合問題。

3.3 提升檔案人員業務素質

針對檔案人員數量少、專職少、業務能力不強的問題，明確綜合檔案室的專職檔案人員的配備標準（各單位應至少配備1名專職檔案人員，500人以上的單位應至少配備2名，并根據工作實際需要適當增加）。要求從事檔案工作的人員原則上納入專業技術職稱系列。加強高素質專業化檔案人才隊伍建設，注重對在職檔案人員的培訓和繼續教育，要求檔案人員定時參加檔案培訓，提高檔案業務水平。同時要引進計算機專業人才，推進檔案信息化建設。