加強(qiáng)設(shè)計(jì)院檔案工作探討
——以化工設(shè)計(jì)院為例

高天嬌

浙江工程設(shè)計(jì)有限公司

1 化工設(shè)計(jì)院檔案工作的重要性

化工設(shè)計(jì)院檔案工作的主要內(nèi)容是對(duì)日常工作中的設(shè)計(jì)圖紙、文字材料等進(jìn)行收集整理，然后分類歸檔保存。檔案工作是化工設(shè)計(jì)院各項(xiàng)工作的重要內(nèi)容，是化工設(shè)計(jì)院發(fā)展過(guò)程的真實(shí)反映，是化工設(shè)計(jì)院內(nèi)部文化實(shí)力的體現(xiàn)。

1.1 反映了化工設(shè)計(jì)院歷史發(fā)展過(guò)程

化工設(shè)計(jì)院檔案中關(guān)于設(shè)計(jì)院建設(shè)、發(fā)展，以及設(shè)計(jì)研究的相關(guān)內(nèi)容，真實(shí)反映了化工設(shè)計(jì)院的歷史發(fā)展過(guò)程，是化工設(shè)計(jì)院發(fā)展歷史的見(jiàn)證，也為新進(jìn)工作人員了解化工設(shè)計(jì)院的基本情況提供了珍貴的一手資料，給新進(jìn)工作人員的工作和未來(lái)發(fā)展方向提供了指導(dǎo)方向，有利于工作人員的未來(lái)發(fā)展。

1.2 體現(xiàn)了化工設(shè)計(jì)院文化軟實(shí)力

化工設(shè)計(jì)院檔案包含化工設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)研究全過(guò)程資料以及設(shè)計(jì)研究成果，這些研究資料和研究成果是設(shè)計(jì)人員工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，是設(shè)計(jì)人員智慧的結(jié)晶，是化工設(shè)計(jì)院文化實(shí)力的體現(xiàn)。

1.3 是化工設(shè)計(jì)院日常工作的依據(jù)和參考

化工設(shè)計(jì)院承接的各個(gè)工程項(xiàng)目中的圖紙、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、項(xiàng)目報(bào)告、工程項(xiàng)目造價(jià)信息、工程項(xiàng)目招投標(biāo)信息等，對(duì)于化工設(shè)計(jì)院今后的工作而言具有很高的參考價(jià)值和指導(dǎo)意義，也是新員工積累項(xiàng)目設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)必不可少的學(xué)習(xí)資料。

2 化工設(shè)計(jì)院檔案工作中存在的問(wèn)題

2.1 數(shù)字化率低，信息化進(jìn)程慢

化工設(shè)計(jì)院目前存放著一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案，包括不同項(xiàng)目各子項(xiàng)、各專業(yè)設(shè)計(jì)底圖（硫酸紙），各專業(yè)設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)，程序規(guī)定要?dú)w檔的材料，等等。受專業(yè)化水平限制，化工設(shè)計(jì)院大多選擇檔案數(shù)字化外包，將檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)委托給專業(yè)機(jī)構(gòu)，專業(yè)機(jī)構(gòu)利用自身的計(jì)算機(jī)、多媒體、互聯(lián)網(wǎng)等數(shù)字化技術(shù)手段，完成化工設(shè)計(jì)院提出的檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)要求，但由于檔案數(shù)字化管理尚處于初級(jí)階段，化工設(shè)計(jì)院檔案數(shù)字化率還較低。

2.2 檔案意識(shí)薄弱，歸檔不及時(shí)，收集難度大

化工設(shè)計(jì)人員熟悉石化、化工類工藝流程，編制可研報(bào)告、安全專篇、職業(yè)病防護(hù)設(shè)計(jì)專篇等。他們工作重點(diǎn)在工藝參數(shù)調(diào)整和修改，平時(shí)不太重視文件材料歸檔工作。一些設(shè)計(jì)人員在項(xiàng)目結(jié)束后沒(méi)有及時(shí)將需要?dú)w檔的文件材料整理移交給檔案室。在項(xiàng)目設(shè)計(jì)過(guò)程中，設(shè)計(jì)人員將圖紙等材料隨意堆放，沒(méi)有集中保存，處理方式過(guò)于隨意，需要檔案員多次催交，收集難度大。

2.3 業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)歸檔集成效率不高

OA系統(tǒng)、CAD系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的歸檔集成，通過(guò)接口方式實(shí)現(xiàn)。化工設(shè)計(jì)院擁有的數(shù)據(jù)來(lái)源廣泛、格式眾多，隨著設(shè)計(jì)院業(yè)務(wù)的不斷拓展，檔案數(shù)據(jù)量快速增長(zhǎng)。OA系統(tǒng)、CAD系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的文件，在審批流程中流轉(zhuǎn)速度慢，審批所需時(shí)間長(zhǎng)。檔案系統(tǒng)處理速度慢，影響檔案人員的工作效率。

2.4 檔案人員隊(duì)伍建設(shè)滯后

化工設(shè)計(jì)院普遍缺乏專業(yè)的檔案人員。檔案人員需要了解并掌握檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)專業(yè)的知識(shí)。目前化工設(shè)計(jì)院一些檔案人員是原有設(shè)計(jì)崗位調(diào)整過(guò)來(lái)的，缺乏專業(yè)知識(shí)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，業(yè)務(wù)水平滯后，不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理方式，更不能在原有的基礎(chǔ)上創(chuàng)新。

3 加強(qiáng)化工設(shè)計(jì)院檔案工作的措施

3.1 健全完善檔案工作體制

檔案工作人人有責(zé)，做好檔案工作不僅是檔案部門和檔案人員的職責(zé)，也是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、管理人員和廣大設(shè)計(jì)人員的共同職責(zé)。強(qiáng)化檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，一是要求各部門必須明確檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)本單位的檔案工作負(fù)主要責(zé)任；二是強(qiáng)化專兼職檔案工作人員的崗位責(zé)任制，確保各類檔案的建檔工作落到實(shí)處；三是切實(shí)將檔案工作納入各級(jí)各類人員的考核范圍，逐步建立激勵(lì)與約束并重的檔案工作考核機(jī)制；四是加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)；五是建立檔案工作責(zé)任追究制度，對(duì)丟失、損毀檔案，造成重大損失的相關(guān)責(zé)任人，依法依規(guī)追究其相應(yīng)責(zé)任。形成各部門共同參與的檔案工作氛圍，為綜合檔案室依法依規(guī)開(kāi)展檔案工作提供支持創(chuàng)造條件。

3.2 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

紙質(zhì)檔案向電子化檔案的轉(zhuǎn)變，不僅可以節(jié)約空間，還可以加快檔案信息化建設(shè)。檔案信息化管理可以僅憑使用關(guān)鍵字就能找到相關(guān)的信息，快速地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的傳送工作，提高對(duì)檔案信息的利用效率，方便信息的共享以及傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資料安全、長(zhǎng)久、科學(xué)的管理和使用。推進(jìn)檔案在“存量數(shù)字化、增量電子化”方面的成果，下一步將積極推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，著力提升檔案信息化應(yīng)用層次。解決檔案數(shù)字化率偏低、信息共享度較差等問(wèn)題，同時(shí)要解決好跨門類、跨領(lǐng)域、跨地域檔案資源的整合問(wèn)題。

3.3 提升檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

針對(duì)檔案人員數(shù)量少、專職少、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)的問(wèn)題，明確綜合檔案室的專職檔案人員的配備標(biāo)準(zhǔn)（各單位應(yīng)至少配備1名專職檔案人員，500人以上的單位應(yīng)至少配備2名，并根據(jù)工作實(shí)際需要適當(dāng)增加）。要求從事檔案工作的人員原則上納入專業(yè)技術(shù)職稱系列。加強(qiáng)高素質(zhì)專業(yè)化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，注重對(duì)在職檔案人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，要求檔案人員定時(shí)參加檔案培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)水平。同時(shí)要引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。