事業單位機構改革后的全宗變化及對策
——以海鹽縣交通運輸系統事業單位機構改革為例

陸迎春

海鹽縣港航管理服務中心

為貫徹落實黨的十九大關于深化機構改革的決策部署，轉變政府職能，優化政府機構設置和職能配置，近年來，許多部門都進行了機構改革。2020年初，筆者所在的交通系統也完成了機構改革，因單位的性質、職能、人員都發生了變化，單位全宗也隨之改變。

1 機構改革后單位全宗的現狀

根據縣委機構編制委員會對縣交通運輸局“三定”方案的批復，交通運輸局原下轄的5個事業單位改革為4個（簡稱“一隊三中心”）：

將海鹽縣公路管理段、海鹽縣公路運輸管理所、海鹽縣交通工程質量安全監督站的機構和相關職責整合，組建海鹽縣公路與運輸管理中心；

將海鹽縣交通工程建設管理處、海鹽縣公路養護管理中心的機構和相關職責整合，組建海鹽縣交通工程建設管理服務中心；

將海鹽縣港航管理處的機構和相關職責整合，組建海鹽縣港航管理服務中心；

整合海鹽縣交通運輸局所屬單位的行政執法職責，組建海鹽縣交通運輸綜合行政執法隊。

同時，辦公地點也進行了調整，所有單位全部搬遷至交通運輸大樓合署辦公。改革后的事業單位，也都是獨立行使職權的全宗立檔單位。

2 機構改革后單位全宗管理存在的問題

機構改革后因單位的性質、職能、人員發生了變化，原單位的立檔全宗也會隨之變化，這個過程中出現的問題是不可忽視的。

2.1 職能的拆分造成單位全宗檔案的不完整

機構改革后，原事業單位中的行政執法職能被分離，集中于新成立的綜合行政執法隊。被分離行政執法職能后的單位有的合并了，未合并的也變更了單位名稱和工作職能，且因原先職能工作的延續性和連貫性，單位全宗檔案中的執法檔案也要隨著單位職能的變化而發生轉移。同時，職能的重新劃分所涉及的業務檔案也要進行分割、移交。這使得檔案被拆分，造成了單位全宗檔案的不完整。

2.2 辦公場所的變遷帶來全宗檔案保管的隱患

機構改革前各單位都有自己的檔案室，有的單位擁有達到省級標準的綜合檔案室。機構改革后所有單位全部搬遷至交通運輸大樓合署辦公，原辦公場所全部由縣國資辦收回。因上級要求機構改革后單位及人員快速到位，辦公場所的搬遷非常倉促，新的辦公地點來不及配備符合各單位綜合檔案室要求的檔案庫房，造成大部分檔案只能裝箱堆放在臨時借用的倉庫里，檔案存放環境、保管條件都無法達標，可能造成檔案的缺失、損毀等安全隱患。

2.3 人事變動、設備歸屬等引起全宗檔案的變動

機構改革中的崗位變動、人事變動造成人員的重新配備，隨之而來的是人事檔案的隨員變動。同時，工作中使用的一些設施設備，如電腦、打印機等也要跟隨人員一起去新的崗位，一些大型的資產也要重新分配，這就使單位資產因發生變動需要重新核實，設備檔案產生了新的歸屬問題。

3 解決問題的思路及對策

3.1 采用匯集全宗形式，統一管理，各自負責

作為全宗補充形式的匯集全宗，是指由若干個文件數量很少且具有某些共同特征或聯系的小全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。機構改革后，職能調整使原有的工作分工及業務范圍也要做相應的調整。而此前產生的檔案、資料有著相互關聯、無法分割的關系。為此，可將一隊三中心的全宗匯集起來，由行政主管部門——海鹽縣交通運輸局統一管理，一隊三中心分別負責。一隊三中心的全宗檔案統一存放在一處，可視作一個大全宗，檔案以各單位（小全宗）為整體放置，機構改革前的全宗可以不必拆分，并按要求向縣綜合檔案館移交必要的檔案；機構改革后各單位重新形成新的全宗檔案，避免了檔案歸屬不明確的問題，也方便平時工作中的調閱、查詢、利用。

3.2 以機構改革為契機，成立部門檔案館（室）

機構改革帶來單位職能、人員的變動和重置，隨之而來的設施、場地的重新歸置和變遷，為檔案的存放、保管增加了難度。因此，成立部門檔案館（室）是解決這一難題的最好辦法。前面所說的采用匯集全宗形式后，與之匹配的便是成立交通部門檔案館（室），收集并永久管理本部門及其直屬單位形成的檔案。要以此次改革為契機，從選址、規劃發展、庫房、保管設施、信息化建設等方面達到國家規范標準，建立健全統一的檔案管理制度，配備專職人員，確保檔案永久存儲和安全保管。

3.3 對上級部門集中保管或歸屬有爭議的檔案使用雙套制

雙套制是指同樣內容的文件，同時存在電子文件和實體文件2套文件形式。機構改革后，主管局將一隊三中心的財務、人事權進行了集中收攏，統一調配。機構改革后存在移交爭議或幾個單位均需使用的檔案，如執法檔案、設備檔案等可采用雙套制形式，將這部分檔案進行掃描，原檔案仍保存在原單位，保證全宗的完整，掃描后的電子檔案可拷貝一份移交給新單位在工作中查閱、利用；由上級主管部門集中保管的檔案，如人事檔案，也可采用雙套制形式，原始檔案由主管部門保管，掃描的電子檔案由所屬單位保管，便于隨時查閱利用。這樣，既解決了職能拆分造成的單位全宗的不完整性，也保證了單位工作的順利開展。

機構改革順應了新時代的要求，但要發揮其新的作用，還需要一個磨合期，單位的檔案工作也只是其中的一項，以上幾點建議，僅做參考。