特種設(shè)備檢驗(yàn)檔案“一臺(tái)一檔”數(shù)字化管理模式研究

樓冬仙

杭州市特種設(shè)備檢測(cè)研究院

特種設(shè)備檢驗(yàn)檔案是指特種設(shè)備[鍋爐、壓力容器、壓力管道、電梯、起重機(jī)械、客運(yùn)索道、大型游樂設(shè)施和場(chǎng)（廠）內(nèi)專用機(jī)動(dòng)車輛等]從生產(chǎn)到投入使用直至報(bào)廢的整個(gè)生命周期中所涉及的相關(guān)檢驗(yàn)信息的原始記錄。2020年6月20日新頒布的《檔案法》第五章第三十七條明確規(guī)定，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。處于信息時(shí)代，絕大多數(shù)特種設(shè)備檢驗(yàn)單位都建立了業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，伴隨著生成了許多電子檔案，目前這些電子檔案基本是按年度專業(yè)檢驗(yàn)類別進(jìn)行分類分散存檔的。分散管理具有調(diào)檔不便、容易漏查和不便于數(shù)據(jù)分析等弊端。隨著新法律的出臺(tái)，信息化、數(shù)字化不斷滲透，同時(shí)為了精細(xì)化管理的需要，探討一下特種設(shè)備檢驗(yàn)“一臺(tái)一檔”數(shù)字化管理，是具有現(xiàn)實(shí)意義的。

1 特種設(shè)備檢驗(yàn)檔案“一臺(tái)一檔”數(shù)字化管理模式的優(yōu)點(diǎn)

1.1 便于檢驗(yàn)數(shù)據(jù)深度分析利用

若采取“一臺(tái)一檔”數(shù)字化集中管理，便于檢驗(yàn)技術(shù)人員調(diào)閱分析歷年設(shè)備技術(shù)參數(shù)的變化情況，通過分析，可以判斷出設(shè)備的工況，有經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)人員還可以推斷出設(shè)備具體部件的受損程度，從而可以有針對(duì)性地采取防范措施，以減少故障事故的發(fā)生，確保特種設(shè)備的安全生產(chǎn)。

1.2 便于鑒別檢驗(yàn)證書的真?zhèn)?/h3>

若特種設(shè)備檢驗(yàn)檔案采取了“一臺(tái)一檔”數(shù)字化管理，因所有設(shè)備的出廠信息、注冊(cè)登記信息、歷次檢驗(yàn)信息和元數(shù)據(jù)信息都在一個(gè)數(shù)據(jù)包里面，即使不采用數(shù)據(jù)比對(duì)技術(shù)，也容易發(fā)現(xiàn)證書的真?zhèn)巍?/p>

1.3 查檔方便

檔案人員按照使用單位、設(shè)備代碼或注冊(cè)代碼等數(shù)據(jù)信息，基本都能調(diào)出待查的檔案。

2 特種設(shè)備檢驗(yàn)檔案“一臺(tái)一檔”數(shù)字化管理的可行性

在探討可行性之前，先說(shuō)明一下表明特種設(shè)備“身份”的設(shè)備代碼和注冊(cè)代碼。設(shè)備代碼是特種設(shè)備制造單位在出廠時(shí)賦予產(chǎn)品的一串?dāng)?shù)字代碼。設(shè)備注冊(cè)代碼是使用單位在辦理使用登記證時(shí)，注冊(cè)登記部門給特種設(shè)備編的一串?dāng)?shù)字代碼。這2個(gè)代碼都是特種設(shè)備的唯一標(biāo)識(shí)符，也就是特種設(shè)備的“身份證”號(hào)碼。

為什么特種設(shè)備檢驗(yàn)檔案“一臺(tái)一檔”數(shù)字化管理是可行的呢？主要是因?yàn)椋?/p>

2.1 調(diào)整特種設(shè)備數(shù)字檔案的管理模式，無(wú)須投入太大的成本

隨著數(shù)字化社會(huì)的發(fā)展，各行各業(yè)、各個(gè)單位都非常重視數(shù)字化信息化建設(shè)，特種設(shè)備檢驗(yàn)系統(tǒng)也不例外，幾乎所有單位都建立了獨(dú)立的檢驗(yàn)信息系統(tǒng)。在特種設(shè)備檢驗(yàn)信息系統(tǒng)中，設(shè)備出廠信息、注冊(cè)登記信息和檢驗(yàn)信息都是齊全的，實(shí)行“一臺(tái)一檔”數(shù)字化管理，只要在數(shù)據(jù)庫(kù)中稍微調(diào)整一下數(shù)據(jù)集合就可以了，無(wú)須投入太多的成本。

2.2 數(shù)據(jù)庫(kù)中存量數(shù)字檔案管理模式調(diào)整方便

只要將每臺(tái)特種設(shè)備按注冊(cè)代碼或設(shè)備代碼檢索出歷次檢驗(yàn)信息和元數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)信息，形成一個(gè)數(shù)據(jù)包，并以數(shù)據(jù)包名稱為檔號(hào)，即完成特種設(shè)備檢驗(yàn)檔案在數(shù)據(jù)庫(kù)中“一臺(tái)一檔”數(shù)字化管理模式的調(diào)整

2.3 增量電子檔案與相應(yīng)檔號(hào)的數(shù)字檔案掛接技術(shù)比較成熟

依托成熟的掛接技術(shù)，可以方便地將增量電子檢驗(yàn)數(shù)據(jù)添加到標(biāo)有相應(yīng)檔案號(hào)的文件夾中。在數(shù)字檔案庫(kù)中，只要將設(shè)備代碼或注冊(cè)代碼都作為外鍵與檔案號(hào)相關(guān)聯(lián)，同時(shí)在檢驗(yàn)信息數(shù)據(jù)庫(kù)中把檔號(hào)作為外鍵與設(shè)備代碼或注冊(cè)代碼字段相關(guān)聯(lián)，僅需軟件開發(fā)人員完成檔號(hào)與設(shè)備代碼或設(shè)備注冊(cè)登記代碼的關(guān)聯(lián)處理，就完成了增量數(shù)字檔案的掛接工作。

2.4 存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的掛接操作也不麻煩

關(guān)于存量傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化后的掛接處理問題，可以參考增量電子檔案的掛接處理方法，只要將設(shè)備代碼或注冊(cè)代碼與檔號(hào)分別在特種設(shè)備檢驗(yàn)信息庫(kù)和檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中相互關(guān)聯(lián)起來(lái)即可。

3 特種設(shè)備檢驗(yàn)檔案“一臺(tái)一檔”數(shù)字化管理模式的實(shí)施

3.1 建立健全相應(yīng)的管理制度

在特種設(shè)備檢驗(yàn)檔案“一臺(tái)一檔”數(shù)字化管理模式的實(shí)施過程中，會(huì)涉及原生檢驗(yàn)檔案的收集、整理、錄入、上傳、建檔、維護(hù)、保管等基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)，要確保這么多的工作環(huán)節(jié)順利展開，必須建立健全相應(yīng)的管理制度，明確相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門、信息管理部門、檢驗(yàn)部門的管理職責(zé)，建立好相應(yīng)的管理網(wǎng)絡(luò)，明確責(zé)任考核內(nèi)容。為了把“一臺(tái)一檔”數(shù)字化管理具體工作落到實(shí)處，有必要將相關(guān)制度納入日常管理工作中。

3.2 加強(qiáng)檔案管理和信息技術(shù)復(fù)合型人才的培養(yǎng)

因“一臺(tái)一檔”數(shù)字化管理工作需要檔案管理和信息技術(shù)交叉復(fù)合型技術(shù)管理人員，建議單位不間斷地請(qǐng)專家上門舉辦一些檔案管理、信息技術(shù)和安全技術(shù)管理等方面的講座，或者將檔案管理人員和信息技術(shù)管理人員送到相關(guān)的機(jī)構(gòu)中培訓(xùn)。也可以通過公開招聘的方式，通過嚴(yán)格考核，選調(diào)出符合要求的信息資源管理人才。

3.3 完善數(shù)據(jù)庫(kù)中的關(guān)鍵信息

特種設(shè)備檢驗(yàn)信息系統(tǒng)中，早期的一些檢驗(yàn)規(guī)范不完善、數(shù)據(jù)庫(kù)升級(jí)或者漏錄等原因，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)中部分特種設(shè)備關(guān)鍵信息不齊全。譬如，缺錄設(shè)備代碼或注冊(cè)代碼，若要實(shí)行特種設(shè)備檢驗(yàn)檔案“一臺(tái)一檔”數(shù)字化管理的話，是必須補(bǔ)齊設(shè)備代碼和注冊(cè)代碼的，否則檔號(hào)與設(shè)備代碼和注冊(cè)代碼就無(wú)法關(guān)聯(lián)。基于此，應(yīng)將數(shù)據(jù)庫(kù)中的關(guān)鍵信息完善起來(lái)。

隨著2020年6月20日新《檔案法》的頒布，電子化數(shù)字化檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案是必然趨勢(shì)。依托成熟的軟硬件技術(shù)的支撐，同時(shí)為了實(shí)行特種設(shè)備精細(xì)化管理和安全生產(chǎn)管理，對(duì)特種設(shè)備檢驗(yàn)檔案采取數(shù)字化管理與“一臺(tái)一檔”管理相結(jié)合的檔案管理模式是可行的，且有現(xiàn)實(shí)意義。可以預(yù)見，不遠(yuǎn)的將來(lái)，特種設(shè)備檢驗(yàn)檔案“一臺(tái)一檔”數(shù)字化管理模式將會(huì)被廣泛采納。