特種設備檢驗檔案“一臺一檔”數字化管理模式研究

樓冬仙

杭州市特種設備檢測研究院

特種設備檢驗檔案是指特種設備[鍋爐、壓力容器、壓力管道、電梯、起重機械、客運索道、大型游樂設施和場（廠）內專用機動車輛等]從生產到投入使用直至報廢的整個生命周期中所涉及的相關檢驗信息的原始記錄。2020年6月20日新頒布的《檔案法》第五章第三十七條明確規定，電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。處于信息時代，絕大多數特種設備檢驗單位都建立了業務信息系統，伴隨著生成了許多電子檔案，目前這些電子檔案基本是按年度專業檢驗類別進行分類分散存檔的。分散管理具有調檔不便、容易漏查和不便于數據分析等弊端。隨著新法律的出臺，信息化、數字化不斷滲透，同時為了精細化管理的需要，探討一下特種設備檢驗“一臺一檔”數字化管理，是具有現實意義的。

1 特種設備檢驗檔案“一臺一檔”數字化管理模式的優點

1.1 便于檢驗數據深度分析利用

若采取“一臺一檔”數字化集中管理，便于檢驗技術人員調閱分析歷年設備技術參數的變化情況，通過分析，可以判斷出設備的工況，有經驗的技術人員還可以推斷出設備具體部件的受損程度，從而可以有針對性地采取防范措施，以減少故障事故的發生，確保特種設備的安全生產。

1.2 便于鑒別檢驗證書的真偽

若特種設備檢驗檔案采取了“一臺一檔”數字化管理，因所有設備的出廠信息、注冊登記信息、歷次檢驗信息和元數據信息都在一個數據包里面，即使不采用數據比對技術，也容易發現證書的真偽。

1.3 查檔方便

檔案人員按照使用單位、設備代碼或注冊代碼等數據信息，基本都能調出待查的檔案。

2 特種設備檢驗檔案“一臺一檔”數字化管理的可行性

在探討可行性之前，先說明一下表明特種設備“身份”的設備代碼和注冊代碼。設備代碼是特種設備制造單位在出廠時賦予產品的一串數字代碼。設備注冊代碼是使用單位在辦理使用登記證時，注冊登記部門給特種設備編的一串數字代碼。這2個代碼都是特種設備的唯一標識符，也就是特種設備的“身份證”號碼。

為什么特種設備檢驗檔案“一臺一檔”數字化管理是可行的呢？主要是因為：

2.1 調整特種設備數字檔案的管理模式，無須投入太大的成本

隨著數字化社會的發展，各行各業、各個單位都非常重視數字化信息化建設，特種設備檢驗系統也不例外，幾乎所有單位都建立了獨立的檢驗信息系統。在特種設備檢驗信息系統中，設備出廠信息、注冊登記信息和檢驗信息都是齊全的，實行“一臺一檔”數字化管理，只要在數據庫中稍微調整一下數據集合就可以了，無須投入太多的成本。

2.2 數據庫中存量數字檔案管理模式調整方便

只要將每臺特種設備按注冊代碼或設備代碼檢索出歷次檢驗信息和元數據等數據信息，形成一個數據包，并以數據包名稱為檔號，即完成特種設備檢驗檔案在數據庫中“一臺一檔”數字化管理模式的調整

2.3 增量電子檔案與相應檔號的數字檔案掛接技術比較成熟

依托成熟的掛接技術，可以方便地將增量電子檢驗數據添加到標有相應檔案號的文件夾中。在數字檔案庫中，只要將設備代碼或注冊代碼都作為外鍵與檔案號相關聯，同時在檢驗信息數據庫中把檔號作為外鍵與設備代碼或注冊代碼字段相關聯，僅需軟件開發人員完成檔號與設備代碼或設備注冊登記代碼的關聯處理，就完成了增量數字檔案的掛接工作。

2.4 存量紙質檔案數字化后的掛接操作也不麻煩

關于存量傳統載體檔案數字化后的掛接處理問題，可以參考增量電子檔案的掛接處理方法，只要將設備代碼或注冊代碼與檔號分別在特種設備檢驗信息庫和檔案信息數據庫中相互關聯起來即可。

3 特種設備檢驗檔案“一臺一檔”數字化管理模式的實施

3.1 建立健全相應的管理制度

在特種設備檢驗檔案“一臺一檔”數字化管理模式的實施過程中，會涉及原生檢驗檔案的收集、整理、錄入、上傳、建檔、維護、保管等基礎工作環節，要確保這么多的工作環節順利展開，必須建立健全相應的管理制度，明確相關領導、檔案管理部門、信息管理部門、檢驗部門的管理職責，建立好相應的管理網絡，明確責任考核內容。為了把“一臺一檔”數字化管理具體工作落到實處，有必要將相關制度納入日常管理工作中。

3.2 加強檔案管理和信息技術復合型人才的培養

因“一臺一檔”數字化管理工作需要檔案管理和信息技術交叉復合型技術管理人員，建議單位不間斷地請專家上門舉辦一些檔案管理、信息技術和安全技術管理等方面的講座，或者將檔案管理人員和信息技術管理人員送到相關的機構中培訓。也可以通過公開招聘的方式，通過嚴格考核，選調出符合要求的信息資源管理人才。

3.3 完善數據庫中的關鍵信息

特種設備檢驗信息系統中，早期的一些檢驗規范不完善、數據庫升級或者漏錄等原因，導致數據庫中部分特種設備關鍵信息不齊全。譬如，缺錄設備代碼或注冊代碼，若要實行特種設備檢驗檔案“一臺一檔”數字化管理的話，是必須補齊設備代碼和注冊代碼的，否則檔號與設備代碼和注冊代碼就無法關聯。基于此，應將數據庫中的關鍵信息完善起來。

隨著2020年6月20日新《檔案法》的頒布，電子化數字化檔案代替傳統紙質檔案是必然趨勢。依托成熟的軟硬件技術的支撐，同時為了實行特種設備精細化管理和安全生產管理，對特種設備檢驗檔案采取數字化管理與“一臺一檔”管理相結合的檔案管理模式是可行的，且有現實意義?？梢灶A見，不遠的將來，特種設備檢驗檔案“一臺一檔”數字化管理模式將會被廣泛采納。