水文“5＋1”工程建設(shè)項目檔案工作的若干思考

黃 敏

浙江水文新技術(shù)開發(fā)經(jīng)營公司

水文“5＋1”工程作為浙江省水文重點工程項目，建設(shè)投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、參與方廣，形成的檔案載體種類全、數(shù)量多、保存價值高。工程檔案是項目建設(shè)的真實記錄，是水文“5＋1”工程考核驗收的重要憑證，是項目管理、維護、改擴建的重要依據(jù)。水文“5＋1”工程檔案工作是水文“5＋1”工程工作的重要組成部分，是保障工程順利進行的一項基礎(chǔ)性工作。作為水文“5＋1”工程重要參與企業(yè)（水文管理中心唯一直屬企業(yè)），更應(yīng)強化責(zé)任意識，采取有效措施，確保“5＋1”工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

1 通力合作，切實抓好檔案的收集和整理工作

水文“5＋1”工程建設(shè)項目檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程開展的全過程。在項目建設(shè)初期，遵循項目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，及時收集檔案非常必要。一組完整、準確、系統(tǒng)的檔案，必須由全體參戰(zhàn)人員共同參與收集，而工程的管理、設(shè)計、技術(shù)和施工人員對項目情況最為了解，檔案產(chǎn)生于他們手中，同時他們也是以后利用檔案的主體。所以，檔案整理工作需要精通檔案管理和熟悉工程建設(shè)業(yè)務(wù)知識的人員共同協(xié)作，才能保證檔案的系統(tǒng)、完整、規(guī)范。在工程建設(shè)過程中，檔案人員參與其中，深入現(xiàn)場，隨時進行資料收集和指導(dǎo)，同時讓工程技術(shù)、管理人員明確檔案整理的重要性，引起他們的重視。在收集、整理環(huán)節(jié)，可采取以下方法。

1.1 堅持水文工程檔案管理與工程建設(shè)同步

用于水文工程建設(shè)的準備階段。在水文工程項目提出后，建檔工作即開始。完整的建設(shè)前期文件，在維護各參建單位合法權(quán)益方面是重要的依據(jù)憑證。這一時期形成的文件材料相對較少，利用與傳遞也不多，能保證檔案的完整性。

1.2 堅持檔案管理與工程建設(shè)同步跟蹤管理

用于工程建設(shè)施工階段。這一時期，文件材料利用較為頻繁，難以做到同步收集，檔案人員應(yīng)主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進度，及時掌握工程信息，并指導(dǎo)和督促業(yè)務(wù)部門有針對性地收集、整理檔案資料。這種方法速度快，質(zhì)量高，能保障檔案資料的連續(xù)性，但花費的人力、物力較大。

2 嚴格進行水文工程建設(shè)項目檔案驗收

規(guī)范、嚴格地進行水文“5＋1”工程建設(shè)項目檔案驗收，是保證項目檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。國家檔案局與國家發(fā)展和改革委員會于2006年聯(lián)合印發(fā)了《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》，對項目檔案驗收的程序、方法和要求做出了具體規(guī)定，使水文工程建設(shè)項目檔案管理可以有規(guī)可循，確保水文工程檔案的成套性。在此基礎(chǔ)上，可采取以下方法進行驗收。

第一，重點是檢查項目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖編制情況。

第二，對建設(shè)周期長的工程，應(yīng)分階段驗收，查漏補缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾錯改誤。

第三，加強對檔案的預(yù)驗收工作，以確保資料齊全完整和準確。

第四，在合同中明確竣工檔案完整和規(guī)范的移交條款，并采用有效措施與竣工結(jié)算密切掛鉤。

3 完善制度，保障精細化管理

在檔案管理工作中融入精細化管理的理念，將每個環(huán)節(jié)細化分解，總結(jié)最優(yōu)執(zhí)行方法，以達到檔案服務(wù)功能的最大化。這一理念同樣適用于水文“5＋1”工程建設(shè)項目檔案的管理。在檔案管理過程中，通過不斷完善制度，落實精細化管理措施，形成檔案管理的固定操作，增強檔案管理效率。

首先，在明確水文“5＋1”工程建設(shè)項目檔案管理目標的基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案管理相關(guān)規(guī)范和水文行業(yè)具體要求，參照《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)〔1988〕4號）、《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》（水辦〔2005〕480號）、《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》（水辦〔2010〕8號）、《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》，制定完善水文“5＋1”工程建設(shè)項目檔案管理相關(guān)規(guī)定，如《檔案管理人員崗位責(zé)任制度》《資料復(fù)制制度》《水文檔案保密制度》《檔案資料借閱制度》《文件材料歸檔范圍和保管期限表》等，規(guī)范檔案管理。

其次，檔案管理制度要符合實際情況，不能照抄規(guī)范或其他文本，要具有適用性。制度要清晰明確，具有可操作性，通過完善制度指導(dǎo)下的精細化管理，不斷促進檔案管理的標準化、規(guī)范化、科學(xué)化。

4 通過創(chuàng)新，力求提供優(yōu)質(zhì)的知識化服務(wù)

做好檔案資料的收集、歸檔工作，一個重要的目的是發(fā)揮檔案的價值和作用。水文“5＋1”工程建設(shè)項目檔案的形成是所有參與者勞動與智慧的結(jié)晶，通過文件材料的收集與歸檔，可將其再轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，提供給需要的人。

要創(chuàng)新檔案利用服務(wù)的方式、手段、表達方式，突破利用服務(wù)淺層化的局限，從管理服務(wù)向知識服務(wù)轉(zhuǎn)型升級。

4.1 檔案利用服務(wù)多元化

可向社會各階層、部門提供廣泛的服務(wù)，如為氣象、國土、城建等部門提供精確、全面的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)等。除服務(wù)水文行業(yè)運營發(fā)展、工作決策、編修史志、編輯年鑒、水文編研外，也要利用好檔案資政、育人的功能，打造“水文文化之窗”，發(fā)揮檔案的文化功能。

4.2 檔案利用服務(wù)數(shù)字化

一方面可充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，進行水文分析、水文規(guī)律探究，提高水文資料利用率，實現(xiàn)實時數(shù)據(jù)傳輸共享、成果共享；另一方面可利用檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，充分挖掘其價值，注重微傳播，制作微信、二維碼、小視頻，既可促進新技術(shù)新設(shè)備的推廣應(yīng)用，又可宣傳水文事業(yè)發(fā)展歷史，更可宣傳水文檔案發(fā)揮作用的典型事例。檔案服務(wù)形式活了，才能不斷增強檔案和檔案工作的吸引力和感染力，促使檔案管理工作更上一層樓。