水文“5＋1”工程建設項目檔案工作的若干思考

黃 敏

浙江水文新技術開發經營公司

水文“5＋1”工程作為浙江省水文重點工程項目，建設投資大、周期長、環節多、參與方廣，形成的檔案載體種類全、數量多、保存價值高。工程檔案是項目建設的真實記錄，是水文“5＋1”工程考核驗收的重要憑證，是項目管理、維護、改擴建的重要依據。水文“5＋1”工程檔案工作是水文“5＋1”工程工作的重要組成部分，是保障工程順利進行的一項基礎性工作。作為水文“5＋1”工程重要參與企業（水文管理中心唯一直屬企業），更應強化責任意識，采取有效措施，確保“5＋1”工程檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。

1 通力合作，切實抓好檔案的收集和整理工作

水文“5＋1”工程建設項目檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程開展的全過程。在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規律，對項目檔案工作進行統籌規劃，及時收集檔案非常必要。一組完整、準確、系統的檔案，必須由全體參戰人員共同參與收集，而工程的管理、設計、技術和施工人員對項目情況最為了解，檔案產生于他們手中，同時他們也是以后利用檔案的主體。所以，檔案整理工作需要精通檔案管理和熟悉工程建設業務知識的人員共同協作，才能保證檔案的系統、完整、規范。在工程建設過程中，檔案人員參與其中，深入現場，隨時進行資料收集和指導，同時讓工程技術、管理人員明確檔案整理的重要性，引起他們的重視。在收集、整理環節，可采取以下方法。

1.1 堅持水文工程檔案管理與工程建設同步

用于水文工程建設的準備階段。在水文工程項目提出后，建檔工作即開始。完整的建設前期文件，在維護各參建單位合法權益方面是重要的依據憑證。這一時期形成的文件材料相對較少，利用與傳遞也不多，能保證檔案的完整性。

1.2 堅持檔案管理與工程建設同步跟蹤管理

用于工程建設施工階段。這一時期，文件材料利用較為頻繁，難以做到同步收集，檔案人員應主動到現場詢問和了解工程進度，及時掌握工程信息，并指導和督促業務部門有針對性地收集、整理檔案資料。這種方法速度快，質量高，能保障檔案資料的連續性，但花費的人力、物力較大。

2 嚴格進行水文工程建設項目檔案驗收

規范、嚴格地進行水文“5＋1”工程建設項目檔案驗收，是保證項目檔案質量的重要環節。國家檔案局與國家發展和改革委員會于2006年聯合印發了《重大建設項目檔案驗收辦法》，對項目檔案驗收的程序、方法和要求做出了具體規定，使水文工程建設項目檔案管理可以有規可循，確保水文工程檔案的成套性。在此基礎上，可采取以下方法進行驗收。

第一，重點是檢查項目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖編制情況。

第二，對建設周期長的工程，應分階段驗收，查漏補缺，發現問題，及時糾錯改誤。

第三，加強對檔案的預驗收工作，以確保資料齊全完整和準確。

第四，在合同中明確竣工檔案完整和規范的移交條款，并采用有效措施與竣工結算密切掛鉤。

3 完善制度，保障精細化管理

在檔案管理工作中融入精細化管理的理念，將每個環節細化分解，總結最優執行方法，以達到檔案服務功能的最大化。這一理念同樣適用于水文“5＋1”工程建設項目檔案的管理。在檔案管理過程中，通過不斷完善制度，落實精細化管理措施，形成檔案管理的固定操作，增強檔案管理效率。

首先，在明確水文“5＋1”工程建設項目檔案管理目標的基礎上，結合檔案管理相關規范和水文行業具體要求，參照《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（國檔發〔1988〕4號）、《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦〔2005〕480號）、《水利科學技術檔案管理規定》（水辦〔2010〕8號）、《重大建設項目檔案驗收辦法》，制定完善水文“5＋1”工程建設項目檔案管理相關規定，如《檔案管理人員崗位責任制度》《資料復制制度》《水文檔案保密制度》《檔案資料借閱制度》《文件材料歸檔范圍和保管期限表》等，規范檔案管理。

其次，檔案管理制度要符合實際情況，不能照抄規范或其他文本，要具有適用性。制度要清晰明確，具有可操作性，通過完善制度指導下的精細化管理，不斷促進檔案管理的標準化、規范化、科學化。

4 通過創新，力求提供優質的知識化服務

做好檔案資料的收集、歸檔工作，一個重要的目的是發揮檔案的價值和作用。水文“5＋1”工程建設項目檔案的形成是所有參與者勞動與智慧的結晶，通過文件材料的收集與歸檔，可將其再轉化為檔案信息資源，提供給需要的人。

要創新檔案利用服務的方式、手段、表達方式，突破利用服務淺層化的局限，從管理服務向知識服務轉型升級。

4.1 檔案利用服務多元化

可向社會各階層、部門提供廣泛的服務，如為氣象、國土、城建等部門提供精確、全面的信息，為領導決策提供依據等。除服務水文行業運營發展、工作決策、編修史志、編輯年鑒、水文編研外，也要利用好檔案資政、育人的功能，打造“水文文化之窗”，發揮檔案的文化功能。

4.2 檔案利用服務數字化

一方面可充分利用大數據技術，進行水文分析、水文規律探究，提高水文資料利用率，實現實時數據傳輸共享、成果共享；另一方面可利用檔案數據庫內容，充分挖掘其價值，注重微傳播，制作微信、二維碼、小視頻，既可促進新技術新設備的推廣應用，又可宣傳水文事業發展歷史，更可宣傳水文檔案發揮作用的典型事例。檔案服務形式活了，才能不斷增強檔案和檔案工作的吸引力和感染力，促使檔案管理工作更上一層樓。