城建檔案工作存在的問題與對策

黃海燕

余杭區(qū)城建檔案館服務部

城市建設檔案（以下簡稱“城建檔案”），是指在城市規(guī)劃、建設和管理活動中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體的文件材料。城建檔案是城市規(guī)劃、建設和管理的重要基礎資料，是建設各主管部門依法實施行政管理、行政許可、市政監(jiān)管和執(zhí)法監(jiān)督的重要依據，是抗震防災、應對突發(fā)事件的重要參考信息，也是工程建設、維修養(yǎng)護、改建擴建、審計稽查、維護權益的可靠信息來源和憑證。

城建檔案工作是圍繞城市建設開展的一系列檔案管理工作，包括收集、整理、保管保護、鑒定、統(tǒng)計、開發(fā)利用等，是城鄉(xiāng)建設事業(yè)的重要組成部分。隨著城市建設的飛速發(fā)展，城市建設檔案的數(shù)量與日俱增，檔案內容和類別也不斷增加，城建檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

1 城建檔案工作中的難題

當前，在檔案收集過程中，檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，仍然是一個基礎性難題。

第一，建設單位工程前期準備階段資料不齊、開工過程中材料不完備；施工單位在施工過程中技術材料不全，施工商品砼、試驗報告缺少，隱蔽層數(shù)缺層等；各責任主體簽章手續(xù)不齊，日期空缺，蓋章不簽字或簽字不蓋章，竣工圖亂蓋、漏蓋章現(xiàn)象比比皆是。

第二，按照2018年版移交書，需要提交文件原件的，部分單位提供了復印件，施工文件材料日期與實際施工不符，工程名稱、層數(shù)不對應，修改現(xiàn)象嚴重，不是該項目的施工文件材料充斥其中。

第三，由于建設單位缺乏專業(yè)及兼職檔案管理人員，檔案往往在移交主管部門時，未按照工程的準備、施工、驗收等順序整理排列。同一工程無法區(qū)別是按照房建還是市政移交書移交，沒有按專業(yè)、時間、重要程度排列。

第四，施工單位資料員沒有及時使用同一國標和省標表格，造成分部、子分部“有娘無娃”“有娃找娘”現(xiàn)象。施工圖修改超過20%，未重新由設計單位出圖，部分由施工單位出圖的，未加蓋設計出圖章，建設、施工、監(jiān)理單位竣工圖章手簽，全刻章加蓋或一人手簽。

紙質檔案滿足了檔案長期保管的安全需要，必須嚴格按照標準，進行專業(yè)水準的整理工作。按照文件形成的時間順序、專業(yè)、重要程度排列整理，需要花費一定的腦力和時間，還需要一定的耐心。城建主管部門在人員配置不足的情況下，往往會委托第三方進行整理與電子化掃描，因人員非專業(yè)，易造成分卷不清、頁碼亂敲、編目不合理等問題。第三方人員流動過快，造成前后文件不銜接、檔案錯亂問題。電子化數(shù)據掛接及利用還存在時間差等問題。電子文件的磁盤和光盤等載體非常不穩(wěn)定，靜電、磨合、消磁、易氧化等不利因素嚴重影響著載體的穩(wěn)定性。電子文件有較強的非人工識讀性和極強的系統(tǒng)依賴性，給長期保存和長期利用造成了很大困難。數(shù)字化的電子文件使得其增加、刪除、更改非常容易且可以不留下任何蛛絲馬跡，防火墻、數(shù)據加密、數(shù)字水印等技術存在著漏洞。

2 出現(xiàn)問題的原因

當前，個別單位對城建檔案工作意識淡薄，缺乏足夠的重視。只求工期和進度，忽視檔案工作，很多建設單位是臨時機構，在前期審批、竣工驗收時未配備專業(yè)檔案人員及檔案室妥善保管文件；與施工單位、監(jiān)理單位、分包單位工作職責不清，缺乏配合與溝通，資料員流動過快，施工資料缺失，實際工期與資料不同步。建設單位未對施工單位進行監(jiān)管，未制定相應的管理制度，沒有形成約束力。檔案人員缺乏相應的技術知識和檔案專業(yè)知識，文化水平不高，造成文件不齊全、案卷質量差、不規(guī)范等問題。檔案電子化建設硬件及基礎設施配備不全，相關法律和規(guī)范化管理體系建設不足，管理人才缺乏，安全建設存在很大隱患。

3 解決問題的對策

3.1 提高認識，加強領導，完善機制

城建檔案管理部門應大力宣傳相關法律法規(guī)，組織學習《城建檔案管理規(guī)定》，在工程建設過程中，建立健全管理機制，使檔案全過程處于受控狀態(tài)。確保檔案的完整與齊全。定期舉行檔案業(yè)務培訓，使各單位檔案人員執(zhí)證上崗，城建管理部門深入一線，進行業(yè)務指導和檢查。

3.2 落實參建單位檔案工作責任制

嚴格要求各參建單位制訂檔案管理制度，并落到實處，與經濟利益掛鉤。嚴把檔案驗收質量關，對不符合要求的單位，采取必要的行政手段。

3.3 建立健全的檔案管理標準體系

在電子文件的使用格式、轉換格式、數(shù)據庫標準等方面制訂相應的管理標準，統(tǒng)一文件管理的元數(shù)據等標準，以提高電子文件管理元數(shù)據的交換效率，提高電子文件管理系統(tǒng)之間、管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的兼容性。

城建檔案是城市建設的歷史縮影。城建檔案管理工作有條不紊地開展，是為了更好地提供便捷的服務。因此，檔案工作者要緊跟城市建設的步伐，與時俱進，開拓創(chuàng)新，為城市建設和社會發(fā)展服務。