小項目施工文件材料歸檔移交控制研究

魏燕輝

浙江浙能溫州發電有限公司

建設工程檔案是建設工程實體完工后體現原施工過程質量控制的文件，它是施工過程的文字體現。施工檔案管理是一個復雜的管理過程，尤其是小項目的施工檔案管理。小項目施工方移交工程檔案的困難在于項目小，工期短，沒有全職檔案員，沒有專人制作、管理檔案。小項目施工方人員流動大，檔案人員不專業，且幾乎全部是兼職，在檔案工作的時間分配上不夠充足。為趕工期，小項目的兼職檔案員往往白天都在工地上干活，報表和施工記錄幾乎都是靠晚上加班制作。甚至不抓緊過程控制的話，常常在工程完成后才開始動手做檔案，沒有現場原始資料，檔案最后憑記憶完成。

工程建設單位對工程項目檔案負有主體責任，應加強領導，組織協調內設部門和參建單位，按照“誰形成文件材料，誰立卷歸檔”原則，依據前期立項階段、設計階段、施工階段、竣工階段這4個階段來進行系統管理。

1 預先控制

在合同簽訂時，初次確定施工方檔案的大致內容，包括移交的內容、數量和移交時間等。要求施工方檔案工作與工程項目同時開工、同時制作、同時完工、同時參加驗收，并且確定未完成檔案工作的違約責任。除了書面材料，一定要與施工單位面談明確檔案相關內容，以杜絕對方單位不重視檔案工作，造成施工文件材料歸檔的不及時、不完整、不準確、不系統。

2 施工進場前的準備工作

組織成立項目檔案管理小組，成員包括業主方、監理方、施工方單位等各參建單位的檔案主管領導與檔案員，明確施工方單位負責的領導和檔案員。

在業主單位的項目建設管理手冊中明確工程檔案管理規定，明確詳細的檔案整理基本原則、要求、歸檔范圍、檢查與審核要求。

在首次工程例會時業主方檔案員一定要到場，宣講檔案工作的重要性。就該項目檔案管理規定中的重點做講解。了解施工方檔案員的工作熟練程度、檔案規范程度，并針對對方的弱項做指導。對基本的檔案知識、基本檔案要求細化講解，避免施工方檔案員做錯而造成重復勞動。

此外，要求施工方檔案員學習《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822）、《建設項目檔案管理規范》（DA/T 28）等，強化對最基本的檔案知識、實際操作的掌握。

3 施工過程中的監督指導

施工過程中要求監理方對施工方的檔案進行切實的指導與監督。監理是時時刻刻在現場的，比業主更了解原始資料的制作過程。很多資料無須業主簽署，監理方簽署意見后就可以直接生效，更體現了監理方監督管理的重要性。

日常工作中，要與各技術專工多探討，例如施工記錄、驗評記錄的標準，表格與簽署意見的要求，等等。技術專工了解相關檔案要求，不會造成資料的重復整改。

定期參加工程例會，在會上對當前檔案工作中出現的問題提出意見，要求對方整改，并將整改要求寫到會議紀要里。要求施工方領導承諾做到按要求、按規定整改，按檔案規定整理檔案。

檔案管理小組要利用工程例會過后的時間，不定期組織討論會，就檔案工作過程中的困難、問題暢所欲言，并討論出切實可行的方案。

4 檔案審核、驗收與移交

施工方對本單位形成的竣工檔案，要先進行自查，合格后再提交監理方。監理方對施工單位提交的檔案先進行預驗收，在項目竣工驗收3個月之前，業主方組織相關人員對項目檔案進行驗收。對不合格項目，出具檔案整改通知單進行整改，全部合格后，在項目竣工一個月內移交竣工檔案。

檔案工作，特別是小項目的檔案工作，全程都是在與項目搶支持、搶時間，在不影響進度的前提下，如期移交完整、準確、合格的檔案。總之，檔案管理尤其是小項目檔案管理是項目管理全過程中的一個薄弱環節，但也是工程質量管理及竣工驗收的重要組成部分，完整、真實、準確的工程檔案是尤為重要的長效資料，可為日后工程竣工投入使用、維修管理提供有力的參考依據，能夠實現其顯著的經濟效益。