城建檔案“最多跑一次”保密風險與防范

梁兆冰

杭州金沙湖投資發展有限公司

1 城建檔案之“最多跑一次”背景介紹

為打造服務型政府，政府要建立為企業和群眾全程服務和長效服務的工作機制，全面提升人民群眾的獲得感和幸福感。2016年底，“最多跑一次”改革在浙江首次被提出，這項“刀刃向內”、面向政府自身的自我革命，已然顯出成效。地方政府為有效解決企業和群眾辦事“最后一公里”問題，建立了全覆蓋、全方位的各級行政服務體系，不僅受到企業和群眾的歡迎，而且提升了政府形象。“最多跑一次”改革通過“一窗受理、集成服務、一次辦結”的服務模式創新，讓企業和群眾到政府辦事實現“最多跑一次”的行政目標。被納入“最多跑一次”改革的政府機關部門越來越多，企業和群眾辦事情越來越便利。杭州市城建檔案專項驗收工作也被納入了“最多跑一次”中。

2 城建檔案之“最多跑一次”保密風險分析

城建檔案是城市建設檔案的簡稱，是指城市規劃、建設、管理等活動中形成并歸檔的科學技術文件材料，是城市自然面貌和城市建筑物、構筑物、地上和地下管線等各項建設的真實記錄。《城鄉建設檔案密級劃分暫行規定》（1988年10月15日〔88〕城辦字第29號）對城建檔案的保密內容和保密期限做了詳細規定，由此可知，城建檔案是需要保密的，不到可以公開的期限，是不能隨便公開的。

保證檔案保管的安全性是檔案管理工作中最重要也最具挑戰性的一項工作，抓好城建檔案安全工作，任何時候都不能放松。檔案安全警鐘必須重敲長鳴，檔案安全工作要常抓不懈。

隨著歸檔項目的增多，通過對其他建設單位存檔方式的調查研究，發現：城建檔案專項驗收工作納入“最多跑一次”是不利于檔案保密的，甚至是在加速檔案信息的泄露。

第一，在線上存檔，需要建設單位將歸檔資料全部掃描成檔案館要求的格式，并加蓋建設單位電子公章以后，上傳到城建檔案館指定的接收系統上。關于線上歸檔這項工作，不同的建設單位會采取不同的做法，大致分為2種：一是建設單位招標3家檔案歸檔中介公司（以下簡稱“中介公司”），由3家中介公司輪流進行歸檔。二是建設單位直接將存檔工作委托給施工單位，施工單位再自行委托市場上的中介公司來做。無論采取哪種方式，在歸檔過程中，都逃不過中介公司的參與。中介公司的保密工作做得是否讓建設單位放心，有待商榷。中介公司掃描、上傳、裝訂歸檔文件材料需要很多人員，有些中介公司甚至沒有先進的掃描儀器，會拿著歸檔的文件材料尤其是竣工圖隨便找一家文印店進行掃描，這期間又會有很多人接觸到這份材料。接觸的人越多，越是不利于城建檔案的保密。

第二，線上歸檔文件，一經掃描，加速了傳播和泄露。別說一份文件、一張圖紙，就連一個項目的所有歸檔資料，一經掃描，就可能被輕而易舉地發給任何一個想要的人。因為不確定因素太多，不確定掃描資料的文印店是否徹底地刪除了掃描的文件；不確定中介公司的員工在存檔好以后，是否將歸檔資料的掃描件全部徹底刪除；不確定中介公司員工是否真的做到了保密；不確定施工單位的人員收到歸檔掃描件后，是否能嚴守檔案的秘密；等等。掃描后的歸檔文件傳播起來就像“唾手可得”一樣輕松，這勢必影響城建檔案的保密性。

第三，對采取第二種歸檔方式的建設單位來說，檔案的保密更是難上加難。一個建設單位就有許多建設項目，而每一個項目都對應一家不同的施工單位，如果此建設單位選擇第二種歸檔方式，那就意味著其歸檔系統的賬號和密碼要同時給每一家施工單位，這樣的話，每一家施工單位都能輕松看到此建設單位任何一個在歸檔系統里的項目的所有歸檔資料。可想而知，這非常不利于歸檔材料的保密。

基于以上事實，可以看出，將城建檔案歸檔工作納入“最多跑一次”是有弊端存在的——不利于檔案的保密。

“最多跑一次”的初衷是好的，是為了減少建設單位的“麻煩”，提高歸檔工作的效率，而且“最多跑一次”是時代發展進步的要求，不能因為其存在不足之處就全盤否定。事物都有兩面性，我們要趨利避害，解決存在的問題。

3 確保城建檔案安全的防范措施

對于將城建檔案納入“最多跑一次”不利于檔案的保密這一問題，建議采取以下措施。

3.1 明確建設單位和施工單位的歸檔責任

提倡建設單位和施工單位自行歸檔。建設單位可以和施工單位合作，建設單位的檔案管理人員和施工單位的資料員共同完成歸檔資料的掃描、上傳等相關歸檔工作。建設單位檔案管理人員負責加蓋電子公章及上傳到檔案接收系統，施工單位資料員負責掃描，無須聘用檔案歸檔中介公司。這樣的話，接觸到歸檔資料的人員減少，且施工單位人員看不到接收系統中建設單位的其他項目資料，能有效地保護歸檔資料的安全。

3.2 加強檔案管理的統一性

一個建設項目對應一個歸檔賬號。現在的歸檔方式是一個建設單位對應一個歸檔賬號，建議每個建設單位的歸檔賬號都可以設置子賬號，一個項目設置一個子賬號，就能避免所有施工單位人員都可以看見建設單位所有項目資料這一弊端，也能極大地加強對其他項目資料的保護力度。

3.3 減少泄密環節

建設單位在歸檔的時候，盡量采用第一種歸檔方式，即招聘3家年度合作單位進行歸檔，這樣較施工單位自行存檔接觸的人員少，且便于建設單位對歸檔中介的管理，更有利于檔案的保密。

城建檔案的保密工作需要各方的共同努力，建設單位、施工單位、中介公司等相關歸檔單位人員要提高檔案保密意識和綜合素質，共同守護住城建檔案的“秘密”。