城建檔案“最多跑一次”保密風險與防范

梁兆冰

杭州金沙湖投資發(fā)展有限公司

1 城建檔案之“最多跑一次”背景介紹

為打造服務型政府，政府要建立為企業(yè)和群眾全程服務和長效服務的工作機制，全面提升人民群眾的獲得感和幸福感。2016年底，“最多跑一次”改革在浙江首次被提出，這項“刀刃向內(nèi)”、面向政府自身的自我革命，已然顯出成效。地方政府為有效解決企業(yè)和群眾辦事“最后一公里”問題，建立了全覆蓋、全方位的各級行政服務體系，不僅受到企業(yè)和群眾的歡迎，而且提升了政府形象。“最多跑一次”改革通過“一窗受理、集成服務、一次辦結(jié)”的服務模式創(chuàng)新，讓企業(yè)和群眾到政府辦事實現(xiàn)“最多跑一次”的行政目標。被納入“最多跑一次”改革的政府機關(guān)部門越來越多，企業(yè)和群眾辦事情越來越便利。杭州市城建檔案專項驗收工作也被納入了“最多跑一次”中。

2 城建檔案之“最多跑一次”保密風險分析

城建檔案是城市建設(shè)檔案的簡稱，是指城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等活動中形成并歸檔的科學技術(shù)文件材料，是城市自然面貌和城市建筑物、構(gòu)筑物、地上和地下管線等各項建設(shè)的真實記錄。《城鄉(xiāng)建設(shè)檔案密級劃分暫行規(guī)定》（1988年10月15日〔88〕城辦字第29號）對城建檔案的保密內(nèi)容和保密期限做了詳細規(guī)定，由此可知，城建檔案是需要保密的，不到可以公開的期限，是不能隨便公開的。

保證檔案保管的安全性是檔案管理工作中最重要也最具挑戰(zhàn)性的一項工作，抓好城建檔案安全工作，任何時候都不能放松。檔案安全警鐘必須重敲長鳴，檔案安全工作要常抓不懈。

隨著歸檔項目的增多，通過對其他建設(shè)單位存檔方式的調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)：城建檔案專項驗收工作納入“最多跑一次”是不利于檔案保密的，甚至是在加速檔案信息的泄露。

第一，在線上存檔，需要建設(shè)單位將歸檔資料全部掃描成檔案館要求的格式，并加蓋建設(shè)單位電子公章以后，上傳到城建檔案館指定的接收系統(tǒng)上。關(guān)于線上歸檔這項工作，不同的建設(shè)單位會采取不同的做法，大致分為2種：一是建設(shè)單位招標3家檔案歸檔中介公司（以下簡稱“中介公司”），由3家中介公司輪流進行歸檔。二是建設(shè)單位直接將存檔工作委托給施工單位，施工單位再自行委托市場上的中介公司來做。無論采取哪種方式，在歸檔過程中，都逃不過中介公司的參與。中介公司的保密工作做得是否讓建設(shè)單位放心，有待商榷。中介公司掃描、上傳、裝訂歸檔文件材料需要很多人員，有些中介公司甚至沒有先進的掃描儀器，會拿著歸檔的文件材料尤其是竣工圖隨便找一家文印店進行掃描，這期間又會有很多人接觸到這份材料。接觸的人越多，越是不利于城建檔案的保密。

第二，線上歸檔文件，一經(jīng)掃描，加速了傳播和泄露。別說一份文件、一張圖紙，就連一個項目的所有歸檔資料，一經(jīng)掃描，就可能被輕而易舉地發(fā)給任何一個想要的人。因為不確定因素太多，不確定掃描資料的文印店是否徹底地刪除了掃描的文件；不確定中介公司的員工在存檔好以后，是否將歸檔資料的掃描件全部徹底刪除；不確定中介公司員工是否真的做到了保密；不確定施工單位的人員收到歸檔掃描件后，是否能嚴守檔案的秘密；等等。掃描后的歸檔文件傳播起來就像“唾手可得”一樣輕松，這勢必影響城建檔案的保密性。

第三，對采取第二種歸檔方式的建設(shè)單位來說，檔案的保密更是難上加難。一個建設(shè)單位就有許多建設(shè)項目，而每一個項目都對應一家不同的施工單位，如果此建設(shè)單位選擇第二種歸檔方式，那就意味著其歸檔系統(tǒng)的賬號和密碼要同時給每一家施工單位，這樣的話，每一家施工單位都能輕松看到此建設(shè)單位任何一個在歸檔系統(tǒng)里的項目的所有歸檔資料。可想而知，這非常不利于歸檔材料的保密。

基于以上事實，可以看出，將城建檔案歸檔工作納入“最多跑一次”是有弊端存在的——不利于檔案的保密。

“最多跑一次”的初衷是好的，是為了減少建設(shè)單位的“麻煩”，提高歸檔工作的效率，而且“最多跑一次”是時代發(fā)展進步的要求，不能因為其存在不足之處就全盤否定。事物都有兩面性，我們要趨利避害，解決存在的問題。

3 確保城建檔案安全的防范措施

對于將城建檔案納入“最多跑一次”不利于檔案的保密這一問題，建議采取以下措施。

3.1 明確建設(shè)單位和施工單位的歸檔責任

提倡建設(shè)單位和施工單位自行歸檔。建設(shè)單位可以和施工單位合作，建設(shè)單位的檔案管理人員和施工單位的資料員共同完成歸檔資料的掃描、上傳等相關(guān)歸檔工作。建設(shè)單位檔案管理人員負責加蓋電子公章及上傳到檔案接收系統(tǒng)，施工單位資料員負責掃描，無須聘用檔案歸檔中介公司。這樣的話，接觸到歸檔資料的人員減少，且施工單位人員看不到接收系統(tǒng)中建設(shè)單位的其他項目資料，能有效地保護歸檔資料的安全。

3.2 加強檔案管理的統(tǒng)一性

一個建設(shè)項目對應一個歸檔賬號。現(xiàn)在的歸檔方式是一個建設(shè)單位對應一個歸檔賬號，建議每個建設(shè)單位的歸檔賬號都可以設(shè)置子賬號，一個項目設(shè)置一個子賬號，就能避免所有施工單位人員都可以看見建設(shè)單位所有項目資料這一弊端，也能極大地加強對其他項目資料的保護力度。

3.3 減少泄密環(huán)節(jié)

建設(shè)單位在歸檔的時候，盡量采用第一種歸檔方式，即招聘3家年度合作單位進行歸檔，這樣較施工單位自行存檔接觸的人員少，且便于建設(shè)單位對歸檔中介的管理，更有利于檔案的保密。

城建檔案的保密工作需要各方的共同努力，建設(shè)單位、施工單位、中介公司等相關(guān)歸檔單位人員要提高檔案保密意識和綜合素質(zhì)，共同守護住城建檔案的“秘密”。