提升軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的若干要務(wù)

孫智影

金華市金義東軌道交通有限公司

建設(shè)項(xiàng)目檔案，又稱基本建設(shè)檔案，是指在建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收等活動中形成的科技檔案。而軌道交通項(xiàng)目具有建設(shè)規(guī)模大、涉及專業(yè)多、建設(shè)周期長、綜合協(xié)調(diào)難度大、參建單位多等特點(diǎn)，軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案不僅是建設(shè)全過程的反映，而且將對軌道交通資產(chǎn)的維護(hù)改造以及經(jīng)營管理發(fā)揮舉足輕重的作用。

目前軌道交通行業(yè)建設(shè)單位檔案管理方面普遍存在一些問題，以金華市軌道交通集團(tuán)有限公司為例，存在檔案人員組織架構(gòu)未建立完善、在職人員檔案專業(yè)技能不過關(guān)、公司領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作等問題，這些問題直接影響了軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

作為對項(xiàng)目檔案工作負(fù)總責(zé)的建設(shè)單位，確保軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案收集齊全、完整，整理符合規(guī)范要求，做好軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案過程管控尤為重要，現(xiàn)就建設(shè)單位如何提升軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量進(jìn)行探討。

1 建章立制，抓好源頭管理

健全制度規(guī)范是項(xiàng)目檔案工作有序開展的基本保證，為抓好項(xiàng)目檔案管理的源頭，增強(qiáng)規(guī)范化管理意識，建設(shè)單位首先應(yīng)根據(jù)軌道交通建設(shè)項(xiàng)目管理實(shí)際，參照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立歸檔范圍及保管期限相關(guān)制度并報當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門審批。歸檔范圍是項(xiàng)目檔案歸檔制度的核心內(nèi)容，正確劃定軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔范圍，是保證項(xiàng)目檔案完整和質(zhì)量的關(guān)鍵。

建設(shè)單位還應(yīng)制定企業(yè)檔案管理辦法，明確檔案管理機(jī)構(gòu)、職責(zé)及工作機(jī)制，完善項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范及程序，并且建立項(xiàng)目檔案獎懲制度，要求項(xiàng)目檔案形成者嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成項(xiàng)目文件材料的歸檔和項(xiàng)目檔案管理工作，并強(qiáng)化監(jiān)理及業(yè)務(wù)部門的審核職責(zé)，對歸檔文件層層把關(guān)，杜絕不合格檔案入庫。

建設(shè)單位也可根據(jù)不同城市軌道交通建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際需求，建立針對不同參建單位的檔案管理細(xì)則，如施工監(jiān)理檔案管理細(xì)則、設(shè)計勘察文件歸檔細(xì)則及招投標(biāo)合同文件檔案管理細(xì)則等。針對不同工程建設(shè)階段明確組卷要求、竣工圖編制要求、聲像檔案相關(guān)要求及單位工程檔案驗(yàn)收要求等內(nèi)容，進(jìn)一步完善項(xiàng)目檔案工作制度，并組織協(xié)調(diào)工程管理相關(guān)部門及參建單位實(shí)施。

2 前置服務(wù)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)

軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收及歸檔工作往往在工程竣工驗(yàn)收階段，但建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)將檔案工作前置，在項(xiàng)目初期就介入檔案工作。在與參建單位簽訂工程合同時就應(yīng)設(shè)立專門條款明確項(xiàng)目檔案職責(zé)、文件形成質(zhì)量要求等內(nèi)容，并將此部分內(nèi)容加入合同履約考核項(xiàng)目，作為合同款支付的前提條件。

建設(shè)單位檔案部門要主動介入，加強(qiáng)對檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督。在項(xiàng)目開工前制定檔案工作方案，及時對參建單位進(jìn)行項(xiàng)目文件管理和歸檔交底。建立項(xiàng)目聯(lián)系人信息組，及時跟蹤各參建單位在歸檔文件形成、收集、整理、驗(yàn)收、移交方面的進(jìn)度，提供日常咨詢及現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)。定期組織大型檔案培訓(xùn)，對檔案工作中的共性問題進(jìn)行匯總并統(tǒng)一解答，提升項(xiàng)目整體檔案管理水平。建立檔案歸檔業(yè)務(wù)知識庫并不斷更新，及時提供給參建單位學(xué)習(xí)參考，從而進(jìn)一步提升軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量。

3 審核把關(guān)，提升驗(yàn)收效率

單位工程檔案驗(yàn)收對檔案的質(zhì)量提升起著關(guān)鍵的作用，建設(shè)單位要嚴(yán)格把關(guān)，避免驗(yàn)收流于形式，提升驗(yàn)收效率。建設(shè)單位應(yīng)組織運(yùn)營公司等關(guān)注檔案質(zhì)量相關(guān)部門及單位，重點(diǎn)對施工監(jiān)理單位竣工檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，包含綜合管理文件、技術(shù)管理文件、測量監(jiān)測文件、原材料質(zhì)量證明文件、施工記錄、施工試驗(yàn)檢驗(yàn)記錄、驗(yàn)收文件、竣工圖及聲像檔案等。檔案驗(yàn)收通常分為預(yù)驗(yàn)收及正式驗(yàn)收兩步，由于檔案預(yù)驗(yàn)收耗時較長，且流程相對簡單，可安排在單位工程質(zhì)量驗(yàn)收之后單獨(dú)進(jìn)行，預(yù)驗(yàn)收的通過與否直接決定正式驗(yàn)收能否順利召開。正式驗(yàn)收主要是針對預(yù)驗(yàn)收存在的問題進(jìn)行復(fù)核。

4 主動作為，提高外包質(zhì)量

主動借助中介機(jī)構(gòu)力量，盡可能選擇工程檔案經(jīng)驗(yàn)豐富、人員設(shè)備配備完善的大型檔案中介機(jī)構(gòu)對軌道交通建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量進(jìn)行管控。加強(qiáng)中介機(jī)構(gòu)在檔案鑒定方面的作用，要求做到逐頁鑒定，逐頁審查，不符合要求的檔案一律退回整改。待組卷、打碼、著錄、掃描完成后上傳建設(shè)單位檔案管理系統(tǒng)，建設(shè)單位檔案管理人員負(fù)責(zé)線上審查，同時對檔案內(nèi)部質(zhì)量及檔案加工質(zhì)量進(jìn)行逐頁審核，把好軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量最后一關(guān)。

軌道交通建設(shè)工程檔案是軌道交通資產(chǎn)的一個重要組成部分，它不僅是軌道交通建設(shè)的重要體現(xiàn)，同時對維權(quán)審計、改建擴(kuò)建及后期運(yùn)營的管理、維護(hù)、經(jīng)營同樣起著重要作用。

我公司通過以上4點(diǎn)管理措施，不僅提升了軌道交通建設(shè)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，同時受到了檔案主管部門的認(rèn)可，為金義東項(xiàng)目試運(yùn)營前檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的順利通過奠定了基礎(chǔ)，也為軌道交通建設(shè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供了保障。