提升軌道交通建設項目檔案質量的若干要務

孫智影

金華市金義東軌道交通有限公司

建設項目檔案，又稱基本建設檔案，是指在建設項目立項審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收等活動中形成的科技檔案。而軌道交通項目具有建設規模大、涉及專業多、建設周期長、綜合協調難度大、參建單位多等特點，軌道交通建設項目檔案不僅是建設全過程的反映，而且將對軌道交通資產的維護改造以及經營管理發揮舉足輕重的作用。

目前軌道交通行業建設單位檔案管理方面普遍存在一些問題，以金華市軌道交通集團有限公司為例，存在檔案人員組織架構未建立完善、在職人員檔案專業技能不過關、公司領導不重視檔案工作等問題，這些問題直接影響了軌道交通建設項目檔案的質量。

作為對項目檔案工作負總責的建設單位，確保軌道交通建設項目檔案收集齊全、完整，整理符合規范要求，做好軌道交通建設項目檔案過程管控尤為重要，現就建設單位如何提升軌道交通建設項目檔案質量進行探討。

1 建章立制，抓好源頭管理

健全制度規范是項目檔案工作有序開展的基本保證，為抓好項目檔案管理的源頭，增強規范化管理意識，建設單位首先應根據軌道交通建設項目管理實際，參照行業標準，建立歸檔范圍及保管期限相關制度并報當地檔案行政管理部門審批。歸檔范圍是項目檔案歸檔制度的核心內容，正確劃定軌道交通建設項目檔案的歸檔范圍，是保證項目檔案完整和質量的關鍵。

建設單位還應制定企業檔案管理辦法，明確檔案管理機構、職責及工作機制，完善項目檔案管理的規范及程序，并且建立項目檔案獎懲制度，要求項目檔案形成者嚴格按照有關標準和要求共同完成項目文件材料的歸檔和項目檔案管理工作，并強化監理及業務部門的審核職責，對歸檔文件層層把關，杜絕不合格檔案入庫。

建設單位也可根據不同城市軌道交通建設項目的實際需求，建立針對不同參建單位的檔案管理細則，如施工監理檔案管理細則、設計勘察文件歸檔細則及招投標合同文件檔案管理細則等。針對不同工程建設階段明確組卷要求、竣工圖編制要求、聲像檔案相關要求及單位工程檔案驗收要求等內容，進一步完善項目檔案工作制度，并組織協調工程管理相關部門及參建單位實施。

2 前置服務，強化業務指導

軌道交通建設項目檔案驗收及歸檔工作往往在工程竣工驗收階段，但建設單位應當將檔案工作前置，在項目初期就介入檔案工作。在與參建單位簽訂工程合同時就應設立專門條款明確項目檔案職責、文件形成質量要求等內容，并將此部分內容加入合同履約考核項目，作為合同款支付的前提條件。

建設單位檔案部門要主動介入，加強對檔案工作的指導與監督。在項目開工前制定檔案工作方案，及時對參建單位進行項目文件管理和歸檔交底。建立項目聯系人信息組，及時跟蹤各參建單位在歸檔文件形成、收集、整理、驗收、移交方面的進度，提供日常咨詢及現場業務指導服務。定期組織大型檔案培訓，對檔案工作中的共性問題進行匯總并統一解答，提升項目整體檔案管理水平。建立檔案歸檔業務知識庫并不斷更新，及時提供給參建單位學習參考，從而進一步提升軌道交通建設項目檔案質量。

3 審核把關，提升驗收效率

單位工程檔案驗收對檔案的質量提升起著關鍵的作用，建設單位要嚴格把關，避免驗收流于形式，提升驗收效率。建設單位應組織運營公司等關注檔案質量相關部門及單位，重點對施工監理單位竣工檔案的完整性、準確性進行檢查，包含綜合管理文件、技術管理文件、測量監測文件、原材料質量證明文件、施工記錄、施工試驗檢驗記錄、驗收文件、竣工圖及聲像檔案等。檔案驗收通常分為預驗收及正式驗收兩步，由于檔案預驗收耗時較長，且流程相對簡單，可安排在單位工程質量驗收之后單獨進行，預驗收的通過與否直接決定正式驗收能否順利召開。正式驗收主要是針對預驗收存在的問題進行復核。

4 主動作為，提高外包質量

主動借助中介機構力量，盡可能選擇工程檔案經驗豐富、人員設備配備完善的大型檔案中介機構對軌道交通建設工程檔案管理質量進行管控。加強中介機構在檔案鑒定方面的作用，要求做到逐頁鑒定，逐頁審查，不符合要求的檔案一律退回整改。待組卷、打碼、著錄、掃描完成后上傳建設單位檔案管理系統，建設單位檔案管理人員負責線上審查，同時對檔案內部質量及檔案加工質量進行逐頁審核，把好軌道交通建設項目檔案質量最后一關。

軌道交通建設工程檔案是軌道交通資產的一個重要組成部分，它不僅是軌道交通建設的重要體現，同時對維權審計、改建擴建及后期運營的管理、維護、經營同樣起著重要作用。

我公司通過以上4點管理措施，不僅提升了軌道交通建設項目檔案的質量，同時受到了檔案主管部門的認可，為金義東項目試運營前檔案專項驗收的順利通過奠定了基礎，也為軌道交通建設的持續穩定發展提供了保障。