如何加強工程建設臨時機構檔案管理
——以泰順通用航空機場項目為例

吳學武

泰順縣發展和改革局

近年來，為加強重點工程項目建設檔案的管理，國家檔案局先后制定印發了《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》《重大建設項目檔案驗收辦法》《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》等一系列管理規范文件，有效保證了建設項目檔案的完整性、準確性、系統性、安全性。但由于各地負責重點工程項目推進的多為工程項目建設指揮部、專班等臨時機構，機構隊伍不穩定、工程資料復雜、人員業務不足，造成檔案管理工作存在一定的難度。

1 工程建設臨時機構檔案管理的常見問題

1.1 檔案意識薄弱

不同于機關部門的專業檔案管理人員，工程項目建設臨時機構一般由各部門、鄉鎮抽調臨時人員組成，隊伍具有素質參差不齊、人員流動頻繁等特點，而組織抽調人員更多強調的是工程建設專業技術，負責工程項目建設檔案管理的人員素質相對較低，檔案管理意識薄弱，在項目建設過程中存在“重建設、輕檔案”的思想，沒有充分認識到重點工程項目建設檔案是項目建設規劃和管理的重要依據，導致檔案管理混亂問題的出現。

1.2 制度不健全

項目開工后，各個環節文件材料形成、積累、整理、歸檔制度不健全，大批資料分散在施工單位和工程技術人員手上，工程竣工后人員撤離，增加了后期檔案資料收集的難度。有的雖然制訂了規章制度，但執行較“軟”，致使項目檔案資料收集不全、文件材料分類不科學、組卷不合理等檔案整理不規范問題。

1.3 硬件落后

工程項目建設臨時機構大多采取臨時集中辦公方式，辦公場所優先滿足日常工作需要，難以配備專業的檔案室保管檔案資料，導致出現檔案資料隨意堆放，檔案損壞和丟失的情況時有發生。同時，工程項目建設臨時機構大多數沒有配備專門的保密計算機，涉及的地形圖紙、工程設計圖紙也存在泄密風險，嚴重威脅檔案資料的安全。

1.4 檔案管理專業性不足

以泰順通用航空機場項目為例，該項目是泰順縣政府重點建設項目之一，于2014年11月開始謀劃項目前期工作，成立泰順通航項目建設前期指揮部，歷時5年，于2019年8月正式取得中央軍委關于泰順通用機場項目場址審查意見的批復，正式轉入項目建設階段。從項目前期審批至建設階段，所需整理的檔案包括各類行政辦公文件，機場選址、飛行程序設計、飛機性能分析、電磁環境、文物、古樹名木調查、地勘、環評、水保等專業性較強的檔案資料，檔案管理的專業性要求較高。其間，共收集各類文書檔案280件，會計檔案48卷，工程圖紙檔案45套，聲像檔案45盒850張。

2 如何保證臨時機構檔案管理工作質量和水平

2.1 加強培訓，實現檔案管理專業化

要做好檔案的收集整理工作，對檔案人員的培訓是重中之重。一是送培。臨時機構檔案人員培訓必須納入地方檔案主管部門每年的定期培訓計劃，通過系統學習檔案基本理論知識以及檔案分類與立卷歸檔業務，全面提升檔案業務水平。二是傳幫帶。臨時機構組建初期，機構領導就要高度重視人員抽調，特別是抽調具有多年檔案工作經驗的人員，使檔案工作以最快速度步入正軌，對于后期以老帶新，檔案管理傳幫帶也有事半功倍的效果。

2.2 健全制度，實現檔案管理規范化

檔案管理與工程建設同步進行，臨時機構抽調的人員一般來自多個單位，人員檔案知識水平參差不齊，要做好檔案工作難度可想而知。所以，在項目初期，領導就需要給予足夠的重視，配齊配好檔案人員。而且機構一開始就要建立檔案管理相關制度，用制度管理檔案工作，使各類材料在形成和積累階段就及時得到收集整理，并符合檔案管理規范和標準，檔案管理要貫穿項目始終。

2.3 加大投入，實現檔案管理信息化

應結合工作實際，在辦公條件允許的情況下，建設標準化檔案室，并將計算機、復印機、打印機、掃描儀和防磁柜等設備配備齊全。要積極創造條件，為工程項目建設檔案管理配備相關的信息化設備，運用信息化技術手段，提升信息存儲量和檢索效率，提高工程項目建設檔案開發和利用的質量。

2.4 高效利用，實現檔案價值最大化

檔案工作最根本的目的在于檔案的利用，發揮檔案的最大作用。工程建設一般需經項目建議書、預工可、工可、初步設計、施工圖設計、項目施工、竣工驗收等多個階段，工程環環相扣，但由于招投標等因素影響，不同階段的負責主體發生變更，一些工程報告文本如果不能加以保護，后續新接手的單位極易出現重復設計問題，導致費用增加，工期延誤。對不同階段工程檔案的有效保管，既能加快工程進度，節省費用，又能為下一階段工作的開展提供基礎材料和決策依據，具有十分重要的意義。可以說，只有在工程建設過程中，不斷分享檔案保管帶來的好處和喜悅，才能讓工作人員真正認識到檔案工作的重要性。

總之，在重點工程項目建設過程中，臨時機構要在思想上對檔案工作予以高度重視，做好重點工程項目建設檔案的收集、整理、保管和利用等工作，要建立健全制度，完善設施設備，充分利用信息技術手段，讓檔案的查詢、利用更加便捷、高效，實現重點工程項目建設檔案利用高效化。