新冠醫(yī)療救治定點醫(yī)院疫情防控檔案收集工作的若干思考

童可穎

寧波市婦女兒童醫(yī)院

新冠肺炎疫情是新中國成立以來傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件。寧波市婦女兒童醫(yī)院作為寧波市新冠肺炎兒童醫(yī)療救治定點醫(yī)院，在新冠肺炎疫情防控中發(fā)揮了積極作用，在疫情防控檔案收集方面也做了大量工作。筆者根據(jù)該院工作實際，結(jié)合疫情防控檔案收集工作的特點，就新冠醫(yī)療救治定點醫(yī)院疫情防控檔案收集工作談幾點思考。

1 新冠肺炎疫情防控檔案收集工作的特點

1.1 新冠肺炎疫情防控檔案非常重要和檔案收集意識不強并存

新冠肺炎疫情防控檔案不僅反映了醫(yī)院戰(zhàn)“疫”進行時各條線的工作情況，更包含了新冠肺炎兒童救治的診療方案、臨床經(jīng)驗等重要醫(yī)學(xué)資料，對之后的疫情研究有著較高的借鑒價值。新冠肺炎疫情防控檔案收集工作是寧波疫情防控工作的重要組成部分。

不同于成年患者，14歲及以下的兒童患者配合度不高，情緒不穩(wěn)定，尤其是醫(yī)院隔離病房收治的最小確診患者僅13個月大，需要醫(yī)務(wù)人員花費更多的時間和精力。在這種形勢下，部分醫(yī)務(wù)人員特別是一線人員認為醫(yī)療救治是當(dāng)前唯一重要的工作，常以“不合時宜”“分身乏術(shù)”等理由拒絕配合檔案收集工作。同時，醫(yī)院往往容易忽略對疫情防控檔案工作的部署，使得收集工作缺乏制度保障，收集流程不清晰，人員不明確。

1.2 新冠肺炎疫情防控檔案種類多樣和收集工作經(jīng)驗缺乏并存

一方面，作為醫(yī)療救治定點醫(yī)院，寧波市婦女兒童醫(yī)院的新冠肺炎疫情防控檔案種類更多樣。在疫情防控過程中，醫(yī)院產(chǎn)生了大量珍貴的第一手資料，除了上級部門關(guān)于防控工作下發(fā)的各項政策法規(guī)文件、醫(yī)院召開的各種防控工作會議材料、開展防控工作形成的應(yīng)急預(yù)案、醫(yī)療物資保障、社會捐贈、政府表彰、輿情宣傳等內(nèi)容，更包含了對未來突發(fā)公共衛(wèi)生事件具有重要借鑒作用的資料，如救治過程中形成的診療技術(shù)方案、用藥推薦方案、臨床診療記錄、科學(xué)研究成果，定點醫(yī)院在改造升級過程中形成的設(shè)計方案、施工方案、工作流程，等等。這些檔案內(nèi)容豐富、種類齊全，基本涵蓋了醫(yī)院檔案的所有類目。

另一方面，醫(yī)院缺乏疫情防控檔案的收集經(jīng)驗。新冠肺炎疫情暴發(fā)突然且傳播力強，相比于之前“非典”、手足口病、流感等疫情的防控工作，這次醫(yī)院需要應(yīng)對更多不確定的因素。對于首次成為醫(yī)療救治定點醫(yī)院的市婦兒醫(yī)院而言，檔案收集過程可謂是摸著石頭過河，在摸索與學(xué)習(xí)中進行。同時，醫(yī)院外派人員無法完整系統(tǒng)地收集檔案。2020年市婦兒醫(yī)院兩次派出醫(yī)務(wù)人員緊急馳援武漢，派出檢驗人員赴北京開展核酸檢測支援任務(wù)。這些臨時組織大多未設(shè)立專職的檔案人員，而醫(yī)務(wù)人員身處戰(zhàn)“疫”一線，因任務(wù)繁重、環(huán)境不允許等原因，無法收錄檔案資料。

1.3 新冠肺炎疫情防控工作任務(wù)繁重和檔案人員業(yè)務(wù)能力欠缺并存

新冠肺炎疫情發(fā)生突然、傳播迅速的特點決定了醫(yī)療救治定點醫(yī)院在短時間內(nèi)需要完成大量的工作。市婦兒醫(yī)院迅速成立了以醫(yī)療救治為核心的應(yīng)急處理機制，將醫(yī)院隔離病房改造、醫(yī)療救治隊伍組建、醫(yī)務(wù)人員應(yīng)急流程培訓(xùn)、院內(nèi)感染預(yù)防培訓(xùn)、醫(yī)療設(shè)備緊急添置等作為工作重點。醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的工作任務(wù)非常繁重。與此同時，新冠肺炎疫情防控檔案類目齊全、內(nèi)容豐富，載體形式也有文字、圖表、照片聲像、實物、電子文件等多種，加之醫(yī)療救治定點醫(yī)院在疫情防控中所形成的檔案比其他單位更專業(yè)，這些都對檔案工作提出了更高的要求。檔案員需要具備較強的醫(yī)學(xué)專業(yè)知識儲備，并對紛繁復(fù)雜的疫情防控檔案資料有分門別類的科學(xué)處理能力。但醫(yī)院檔案室工作人員大多為護理人員半路出家，缺乏檔案專業(yè)人才。

2 新冠肺炎疫情防控檔案收集工作的思考

2.1 建章立制，落實工作責(zé)任

構(gòu)建合理完善的檔案應(yīng)急機制對于疫情暴發(fā)等非常態(tài)時期下的檔案工作有著巨大作用。

首先，醫(yī)療救治定點醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層必須將檔案管理工作要求納入疫情防控總體部署之中，組建由專兼職檔案工作人員共同構(gòu)成的疫情防控檔案工作小組，確保檔案收集工作與疫情防控工作同步開展。

其次，在檔案收集工作中，必須壓實崗位責(zé)任，將工作落實到具體的人。醫(yī)院21個內(nèi)設(shè)機構(gòu)都應(yīng)設(shè)立檔案兼職工作人員，根據(jù)專職人員制定的收集范圍清單、收集時限、移交步驟等制度做好科室檔案收集工作。科主任在管理科室醫(yī)療救治的同時要承擔(dān)科室檔案工作的監(jiān)督責(zé)任。

最后，由分管院領(lǐng)導(dǎo)進行把關(guān)，使用垂直管理體系確保疫情防控檔案收集工作持續(xù)不斷。

2.2 加大宣傳，構(gòu)建激勵機制

醫(yī)院應(yīng)大力宣傳疫情防控檔案工作的重要性，讓醫(yī)務(wù)人員認識到檔案收集對于未來疫情防控具有較高的參考價值和科研價值，且人人都可以成為檔案的形成者。醫(yī)院不僅可以通過釘釘、微信、內(nèi)外網(wǎng)等平臺向醫(yī)務(wù)人員傳達學(xué)習(xí)上級關(guān)于做好新冠肺炎疫情防控期間檔案工作的文件精神，還可以建立有效的激勵機制，比如將檔案收集工作納入醫(yī)院綜合目標(biāo)管理考核中，并體現(xiàn)在科室的每月績效里，對在收集工作中有突出貢獻的職工給予獎勵，充分調(diào)動大家的積極性、主動性，確保收集到的檔案資料更加完整與系統(tǒng)。

2.3 培訓(xùn)指導(dǎo)，提升業(yè)務(wù)能力

一是醫(yī)院在檔案收集工作中應(yīng)主動尋求專業(yè)部門的幫助指導(dǎo)，邀請寧波市檔案館的檔案業(yè)務(wù)專家對醫(yī)院專兼職檔案工作人員進行培訓(xùn)，對檔案收集過程中遇到的問題給予指導(dǎo)和幫助。同時，醫(yī)院可與市（區(qū)）檔案部門進行合作，建立資源共享平臺，達成雙贏的局面。二是浙江省援助武漢抗擊新冠肺炎醫(yī)療隊與寧波市醫(yī)療隊在結(jié)束工作后，對于產(chǎn)生的檔案資料都進行了系統(tǒng)整理并匯編成冊。醫(yī)院可以借助他們的力量來補充援鄂資料，使疫情防控檔案更加齊全完整。

2.4 建設(shè)專題，注重開發(fā)利用

作為抗擊新冠肺炎疫情的“主戰(zhàn)場”，醫(yī)療救治定點醫(yī)院更要對收集到的珍貴資料進行科學(xué)管理、充分開發(fā)與利用。籌劃并建設(shè)專題檔案數(shù)據(jù)庫是疫情防控檔案收集工作后重要且必要的一步，既有利于戰(zhàn)“疫”檔案的完整性和延續(xù)性，又便于之后的檔案查找和利用。首先，醫(yī)院疫情防控檔案工作小組應(yīng)結(jié)合新冠肺炎疫情特點構(gòu)建專題庫的基本框架，然后對收集的材料進行梳理、篩選和歸檔整理，并永久保存。其次，對于對未來防控工作借鑒性強的資料可進行專題研究，如醫(yī)院兒科專家總結(jié)診療經(jīng)驗后在《柳葉刀 傳染病》上發(fā)表的文章。最后，可委托檔案外包服務(wù)機構(gòu)根據(jù)專題庫內(nèi)容對檔案進行掃描，實現(xiàn)新冠肺炎疫情防控檔案的數(shù)字化與信息化。

目前，疫情防控工作還未結(jié)束，戰(zhàn)“疫”檔案的收集工作仍將繼續(xù)。寧波市婦女兒童醫(yī)院在不斷加強疫情防控檔案收集工作的同時，將對檔案進行科學(xué)合理的管理與利用，最大限度地發(fā)揮醫(yī)療定點救治醫(yī)院的檔案價值，為今后醫(yī)院乃至黨委、政府應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供可查閱、可借鑒、可利用的寶貴資料。