基層醫院疫情防控檔案的收集和利用的探索與實踐

徐尤佳

杭州市中醫院

新冠肺炎疫情是新中國成立以來在我國發生的傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次重大突發公共衛生事件。疫情發生以來，國家檔案局和浙江省檔案局先后發出關于做好新型冠狀病毒疫情防控期間檔案工作的通知，要求檔案部門要積極參與疫情防控工作，做好疫情防控期間檔案工作，充分發揮檔案資政作用。身處抗疫一線的醫院檔案部門，面對疫情防控和檔案工作兩項任務，如何統籌做好疫情防控期間檔案工作值得思考。

2020年2月7日，國家檔案局發布《關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，通知要求做到疫情防控檔案應收盡收、應歸盡歸，截至2020年3月6日，全國已有10余省（市）陸續印發關于新冠肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作的通知。可見，國家及地方檔案行政管理部門對本次疫情檔案收集工作的高度重視，做好醫院疫情防控檔案收集工作顯得極為重要。我院是一家基層三甲醫院，在做好疫情防控的過程中，積極探索疫情防控檔案的管理，取得了一定的成效。

1 迅速反應，建立疫情防控檔案管理機制

醫院一手抓疫情防控，一手抓疫情防控檔案工作，深入學習貫徹習近平總書記重要指示精神和黨中央、國務院決策部署，領會精神實質，統一思想認識，牢記初心使命，把疫情防控工作作為檔案部門當前最重要的工作來抓。醫院黨委高度重視疫情期間的檔案工作，迅速成立了以醫院黨委書記為組長的新冠肺炎疫情防控檔案工作領導小組，并成立了由綜合檔案室專職檔案員、職能處室兼職檔案員、援助湖北醫療隊臨時黨支部宣傳委員以及發熱門診、隔離病區、核酸檢測實驗室、中藥研發制劑室相關人員組成的疫情防控檔案收集工作團隊，為疫情防控檔案管理提供了重要的組織保障。

醫院要求各部門兼職檔案員要切實擔負起收集疫情防控檔案職責，綜合檔案室專職檔案人員全程參與并協助各科室進行相關文件材料的收集、整理和移交工作。成立援助湖北疫情防控第一線檔案素材收集微信工作群，由援助湖北醫療隊指定專員負責每日醫療隊工作情況記錄和影像資料拍攝，宣傳工作小組同步收集新聞媒體、自媒體、社交媒體在采訪、直播過程中形成的紀實性資料和宣傳報道材料，及時上傳至相關工作網盤，這些措施為疫情防控檔案資料收集齊全完整提供了保證。

2 應收盡收，制定抗擊新冠肺炎疫情防控檔案歸檔范圍

醫院新冠肺炎疫情防控檔案是指醫院在新冠肺炎疫情防控工作中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、音頻、視頻、電子等不同形式的歷史記錄。簡而言之，醫院開展新冠肺炎防治工作的所有環節、詳細記錄疫情防控的過程就是整個醫院新冠肺炎疫情防控檔案。

檔案部門制定適合收集歸檔的《杭州市中醫院抗擊新冠肺炎疫情防控檔案歸檔范圍》，把主要歸檔范圍概括為文書檔案、科研檔案、聲像檔案和實物檔案4大類。具體為：

（1）上級部門下發的關于疫情防控工作的指示、通知、通告、批示、批復、通報、電函等督導性疫情防控相關文件。

（2）院黨委、行政成立疫情防控工作機構，安排任務分工的文件、動員職工積極參與的倡議書、捐款資料等。

（3）醫院發布的重要決定、工作部署、規定、通知、通報等。

（4）醫院醫療救治總體方案、防治措施、防治方法、防治方案、處方、診斷標準、防治指南、技術預案、心理疏導、培訓活動等材料；疫情防控工作會議記錄、會議紀要等；醫院應對疫情防控督查督辦的相關文件材料。

（5）全院醫務人員在疫情防控中所形成的各種記錄、照片、音頻、視頻等檔案資料；反映醫務人員參與抗擊疫情，特別是支援湖北、支援各地市醫院形成的有關材料（包括一線工作者照片、影像資料、抗疫心得體會、手記日記、請戰書、入黨申請書、書信、簽名、隊旗、隊服、標語、機票等實物）；疫情防控中做出突出貢獻的先進典型資料和事跡材料。

（6）疫情期間社會愛心人士、機關團體、慈善組織為醫院捐贈的物資等的印證材料（比如：捐贈物品的外包裝、發貨單，醫院出具的捐贈證明，等等）。

（7）反映醫院科研團隊或個人在疫情防控中的科研立項、研究成果、專利發明、論文著述等。

（8）反映與疫情防控相關的文學創作、文藝作品、影視作品等。

（9）各級新聞媒體、自媒體、社交媒體在直播、采訪過程中形成的紀實材料和新聞報道作品等。

（10）口述檔案。

（11）醫院疫情防控中形成的其他重要資料。

3 多種方式，確保疫情防控檔案收集迅速便利

疫情期間，檔案人員開展工作十分不方便，本醫院檔案工作緊緊圍繞新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案工作要求開展。根據疫情防護要求，線上線下相結合成為收集檔案的重要工作方式之一。疫情期間，實物材料收集存在病毒傳播的可能，醫院很多的工作都是通過企業微信、視頻會議、工作QQ群等線上溝通軟件完成，在收集疫情防控檔案時，各種疫情情況統計表格、數碼照片、錄音、錄像、數據庫，以及在網頁、微信等新型媒體發布的各種電子文件和其他能夠記錄、證明疫情防控過程的線上材料，都納入檔案中。收集電子檔案的同時，線下完成的實物材料同步收集，做到應收盡收、應管盡管。

4 面向需求，努力開展疫情防控檔案編研和利用

醫院疫情防控檔案工作應在快速完整收集歸檔的基礎上，面向醫院及社會需求，迅速開展檔案編研，為常態化疫情防控提供參考，為弘揚抗疫精神提供精品資料，為廣泛利用提供便捷。為此，我院進行了有益嘗試。

2020年10月我院向杭州市檔案館提供了有關援鄂隊員朱佳清和梅建鵬等人的相關日記、照片、請愿書、以及抗疫中藥處方等文書和實物檔案20件。參與編研浙江省衛健委、杭州市衛健委共同舉辦的《浙里山河》援鄂抗疫事跡展和叢書，全面記錄了我院醫護人員在抗擊新冠肺炎疫情斗爭中義無反顧、沖鋒陷陣、無私奉獻的醫者仁心。

這些初步編研成果，集中展示了疫情防控檔案收集的精華，不僅便于疫情防控檔案的保存，更有益于“百年醫院”文化的傳承，充分彰顯了廣大醫務人員敬佑生命、救死扶傷、甘于奉獻、大愛無疆的職業精神，展現了新時代白衣天使的光輝形象。