教育資助檔案的管理與利用
——以浙江省臨安中學為例

任世敏

浙江省臨安中學

教育資助檔案是學校開展教育資助工作形成的具有歸檔保存價值的各種文件材料。隨著普通高中教育資助工作的不斷深入和持續發展，教育資助檔案已經變成學校檔案庫藏極為重要的一塊，它們真實記錄了學校開展教育資助工作的背景、發展和現狀。做好教育資助檔案的收集、整理和利用面臨許多新挑戰。

1 教育資助文件材料的形成與收集

1.1 教育資助文件材料的來源

教育資助文件材料主要來源有：一是上級下發的關于教育資助的規定、意見、政策和實施辦法等。二是學校開展教育資助工作各階段形成的教育資助材料，包括教育資助工作年度計劃、工作機制、宣傳資料、走訪摸底統計材料、申報審核材料、建檔建卡發放資助經費材料、回訪督查、年度資助工作總結等等。三是除了國家教育資助之外，社會愛心企業及個人對我校貧困生的各種公開及匿名的教育基金、教育資助所形成的一些檔案資料。這些檔案材料既有紙質的，也有電子稿，還有照片、錄像、牌匾等實物檔案。

1.2 規范化收集教育資助檔案

要做好教育資助檔案的管理工作，首先就要及時全面地收集到上述各類原始資料，包括相應的電子稿件。教育資助事關多個部門和個人，檔案員在每學期教育資助工作啟動之前就要有收集意識，及時跟相關的人員做好歸檔的宣傳及具體指導培訓工作，包括檔案材料的質量、前期的一些簡單整理等。移交材料時必須當面交接、仔細清點、列好清單，確保交接順利、應收盡收、應歸盡歸。

2 教育資助檔案的整理

2.1 分類清晰，排列有序

每學期教育資助材料全部收集后，按照國家資助、社會資助、個人資助分門別類整理存放。其中個人資助比例較小，有些還會匿名進行，不做多述。國家資助和社會資助一般我們會按照事件發展的時間順序進行材料排序，一般是走訪摸底、廣泛宣傳、申報審核、確認公示、簽領發放、回訪督查等步驟。

2.2 按卷整理，規范裝訂

首先對每卷材料去除金屬物，編好頁碼打印好封面、卷內目錄、卷內備考表，全文掃描好后按三孔一線裝訂（也可不裝訂便于后續利用），放入檔案盒內。

2.3 錄入系統，全文掛接

教育資助檔案比較獨特，可以在學校檔案管理軟件系統中建立一項特色檔案，按照時間順延編制案卷號。

3 教育資助檔案的利用

3.1 梳理信息，精準扶貧

教育資助有利于學校統計學生的一些基本信息，尤其是貧困學子的家庭情況，學校可以有針對性地施以援手，多加關愛，減少他們的后顧之憂，讓他們不至于因貧失學。

3.2 研究數據，做好編研

教育資助是國家開展教育扶貧的一大特色，是學校教育教學的重要一環。本人梳理歷年我校教育資助的數據，有以下規律：

（1）從無到有。我校的教育資助始于2004年，16年來，流程合理，操作規范，檔案齊全，為數千人提供了資助，這也是我國取得脫貧攻堅戰全面勝利的一個側面印證。

（2）從有到多。教育資助的渠道越來越多：目前我校集體層面的有國家助學金、免學費教育、校內助學金、愛心企業捐贈；另外也有個人愛心助學，公開、匿名的都有。教育資助的力度也越來越大：一方面受助生增多，另一方面人均受惠額度增大。不過近年來資助生數有很大的下降，這得益于我國全面脫貧的勝利。

（3）資助方式從單一到豐富。教育資助的形式不再局限于資金等物質的資助，還有師資、教育資源等多種形式資助。

（4）從多到精。我校的教育資助隨著受助家庭的經濟不斷好轉，每年的資助方案、方式也在不斷調整，教育扶貧要精準施策、精準落實。現在及今后教育資助的目標不僅是解決貧困生溫飽、求學層面的問題，更需要提高到活得更好、學得更佳的層面。

3.3 助力宣傳，感恩回饋

教育資助是不求回報的慈善行為。但是，為了讓受助學生知恩、感恩、酬恩，增強他們愛家、愛校、愛國的情感，學校在一些媒體平臺上會適當宣傳教育資助的個例。

我校1961屆校友、萬馬集團董事長張德生向我校教育發展基金注資300萬元成立了萬馬基金會。“臨安旅港同鄉會”捐贈100萬港幣。1989屆校友、重慶博騰制藥科技股份有限公司董事長居年豐捐贈50萬人民幣。2018年3月，江蘇銀行臨安支行資助臨安中學困難生50名，每名2000元，共計10萬元。2020年12月25日，我校1998級校友何琦冰在我校讀書時期家境貧困，但受到學校及社會多方關愛，如今事業有成的他感恩于當年所受恩惠，向母校捐贈200萬元成立安笑助學基金，助力寒門學子求學路。此外，還有杭州宏立機械制造有限公司、樂清商會等愛心企業和人士陸續前來助學。這些寶貴的教育資助檔案就應該大力宣傳，讓愛心循環，惠及更多的人。

3.4 記錄歷史，有賬可查

教育資助是國家、愛心企業、慈善個人、教育局、學校和學生等多方參與的系統工程，其中所涉款項數目巨大。教育資助檔案真實記錄了我校開展此項工作的始末，便于后期上級部門的監管和督查。

在教育資助檔案的利用過程中，筆者覺得有一點需要特別注意，因為教育資助檔案可能涉及貧困生的家庭隱私，所以教育資助檔案的利用非工作必要，應盡量限制此塊檔案的借閱及復印，以免泄露。

教育資助檔案是時代和學校發展留下的特色財富，所有的幫扶總是暫時的，所有的資助總是要結束的。從社會經濟的發展和我校教育資助的歷程來看教育資助的遠景發展可能會轉化為教育勵學，今后教育資助的檔案也會越來越少，最終不再需要教育資助。