名醫(yī)檔案建檔管理的實踐思考

黃玉增

金華文榮醫(yī)院

1 建立名醫(yī)檔案的意義

1.1 建立名醫(yī)檔案，避免資源散失

名醫(yī)檔案是知名專家在醫(yī)療實踐活動中形成的，記載其生平歷史、專業(yè)成就、社會貢獻等方面內容的檔案。名醫(yī)檔案是參與醫(yī)療等社會活動和所獲成果的詳細資料，是編修史志、學術研究的可靠材料，是加強檔案文化建設的寶貴資源。

1.2 有利于名醫(yī)資源的開發(fā)利用

“名人效應”決定了名醫(yī)檔案具有很高的開發(fā)利用價值。名醫(yī)們的臨床經驗總結和醫(yī)案原稿、科研成果都是寶貴財富，及時收集整理開發(fā)利用，能為后人留下可資借鑒的檔案資料。名醫(yī)檔案工作使流散在個人手中的資料、科研成果世代相傳，醫(yī)方和醫(yī)術得到繼承和發(fā)展，同時也能夠比較系統(tǒng)地展示名醫(yī)的成長過程、生活歷程，還可為編史修志提供豐富翔實的材料。

2 名醫(yī)檔案的整理

2.1 名醫(yī)檔案的歸檔范圍

名醫(yī)檔案的歸檔范圍可分為以下幾類；

（1）紙質材料（主要材料）。①生平材料類：自傳、回憶錄、日記等；②學術成就類：科研成果、著作、學術論文等；③業(yè)務考核類：技術職務評審表、業(yè)務考績檔案、年底考核表等；④社會活動類：重要社會活動的文字材料，國內外各種報紙、雜志新聞報道、活動的介紹和評價，等等。

（2）聲像材料。如照片、錄音錄像、新聞、網絡媒體的傳播資料等。

（3）實物材料。①聘書證書類：國內外醫(yī)療機構、學術機構、學校、社會團體組織發(fā)來的聘書、資格證書等。②榮譽類：各類榮譽證書、獎狀、獎章等實物。

2.2 名醫(yī)檔案的整理

（1）建立名醫(yī)檔案的對象。主要有：院學科帶頭人；具有正高級職稱的醫(yī)務人員；經國家、省表彰嘉獎的醫(yī)務人員；國家級學會會員；其他在社會上有名望的醫(yī)務人員。

（2）名醫(yī)檔案整理的原則。以檔案整理的方法為依據；遵循名醫(yī)檔案形成的客觀規(guī)律；保持名醫(yī)工作學習和生活的原貌。

（3）名醫(yī)檔案的整理方法。在整理過程中應根據實際情況采用不同的整理方法。第一，文字材料參照文書檔案立檔要求組成保管；第二，聲像材料參照聲像材料的要求及有關規(guī)定組成保管；第三，實物應根據不同形式按時間順序組成保管。第四，利用掃描和拍照等技術，以圖像的形式將各種材料存入計算機系統(tǒng)，形成電子文件冊。

3 建立名醫(yī)檔案中的困境

縱觀各地名醫(yī)檔案工作現狀，不容樂觀，在數量和質量上都存在著一些不足，主要表現在以下幾個方面。

3.1 制度不健全

沒有出臺國家層面的名人檔案管理辦法。各級各類醫(yī)院檔案管理部門有關名醫(yī)檔案管理的規(guī)章制度不健全，對名醫(yī)檔案的界定、歸檔范圍劃分不夠明晰。如現存的多數名醫(yī)檔案只是“名醫(yī)”學歷和榮譽的簡單記錄，大多帶廣告性質，主要用于醫(yī)院宣傳，而反映這些專家醫(yī)療學術水平、科研成果等方面的重要材料卻沒有得到及時、完整的歸整。

3.2 歸檔意識薄弱

名醫(yī)檔案有些是在公務活動中形成，有些是在其私人活動或個人生活中形成，大部分人都認為這是個人財產，多數保存在名醫(yī)自己手中，因歸檔意識薄弱，他們不愿或不主動將這些資料交由檔案部門保管，使名醫(yī)檔案的建立更加困難。

3.3 溝通不力，重視不夠

一是名醫(yī)檔案具有“私有”的特點，檔案管理人員如果工作不主動，或缺乏溝通能力，往往得不到名醫(yī)檔案持有者的積極配合，造成工作無法開展。

二是領導沒有給予足夠的重視，檔案部門在人力、財力、設備上捉襟見肘，往往心有余而力不足。

4 推進名醫(yī)檔案建檔工作的若干措施

4.1 創(chuàng)造良好的管理條件，建立健全管理制度

創(chuàng)建標準的檔案保管庫房、完善機構、建立各項規(guī)章制度是做好名醫(yī)檔案工作的前提。首先，對名醫(yī)要有一個清晰界定，對歸檔范圍、征集方式、所有權保護、利用權限等做出明確規(guī)定，以解除名醫(yī)檔案持有者的思想顧慮。其次，檔案部門要增加投入，提升硬件配置水平，科學設置名醫(yī)檔案，制定規(guī)范的管理制度，提高名醫(yī)檔案工作的成效。

4.2 加大宣傳力度，提高做好檔案工作的自覺性

一是利用各種宣傳媒體，大力宣傳建立名醫(yī)檔案的意義和作用，提高做好名醫(yī)檔案工作的自覺性和責任感；二是充分利用已歸檔的名醫(yī)檔案做好示范工作，讓人們認識到名醫(yī)檔案材料集中管理的好處，讓對歸檔的作用持懷疑和曲解的名醫(yī)及家屬了解并支持這項工作，也讓更多人參與和支持名醫(yī)檔案工作。

4.3 采取靈活的征集方式

由于名醫(yī)所取得的成果和榮譽來之不易，是他們非凡的生命歷程的印證，有些重要的檔案材料是個人珍藏，屬私人所有。因此，僅靠傳統(tǒng)的一紙行政公文的收集方式是行不通的，必須采取新的靈活性方式收集。

一是與名醫(yī)建立一對一聯(lián)系，直接征集。對老年名醫(yī)，要抓住時機，用重點搶救的辦法開展收集工作；對年輕名醫(yī)，以跟蹤了解為主，在不影響他們工作的前提下，有計劃地上門收集。征集時，要多向征集對象宣傳法規(guī)，還可以邀請他們到檔案管理現場參觀，使他們對檔案部門的安全性、保密性及保管條件有充分的了解，從而消除內心疑慮，不斷提高認識，增強其將名醫(yī)檔案資料歸檔管理的主動性和自覺性。二是要疏通渠道，多方收集。

首先，負責征集工作的人員，平時應多關注有關名醫(yī)的信息，注重與名醫(yī)或其家屬的聯(lián)系和溝通，適時宣傳有關的檔案政策規(guī)定，說明建立名醫(yī)檔案的意義，耐心解答其提出的問題。

其次，征集人員要根據具體情況，講究工作方法和技巧，要有耐心和毅力，認真聽取征集對象的意見，讓名醫(yī)及其家人消除顧慮，增加信任度，以確保名醫(yī)檔案安全進館。

最后，征集工作要抓典型，以點帶面。在本醫(yī)院選一兩位影響力大的名醫(yī)作為典型，為他們建立一套完整的名醫(yī)檔案，起到引領和示范作用，以此推動名醫(yī)檔案的良性發(fā)展和規(guī)范化建設。

4.4 加強名醫(yī)檔案的開發(fā)利用

一是為醫(yī)院編寫院志提供豐富的材料。名醫(yī)檔案不僅僅記錄和見證了一位名醫(yī)誕生的過程，同時也見證了某一醫(yī)學領域從無到有、從弱到強逐漸壯大的發(fā)展歷程；不但是名醫(yī)專家學術方法、學術精神和學術思想的總結和記載，同時也系統(tǒng)地展示了醫(yī)院歷屆領導的管理思想，是書寫醫(yī)院歷史沿革、編寫院志不可缺少的歷史材料。名醫(yī)檔案的集中管理，能夠為編史修志提供豐富翔實的檔案資料，有利于醫(yī)院檔案資源的充分開發(fā)與高效利用。

二是積極發(fā)揮名醫(yī)檔案的經濟價值。名醫(yī)都在醫(yī)學某一領域有較深的造詣，他們勤奮敬業(yè)、敢于創(chuàng)新的精神，嚴謹的科學態(tài)度，認真負責的工作作風影響教育了年青一代。可以說一位名醫(yī)能帶動一個臨床學科的醫(yī)療、教學和科研工作。因此，我們應繼承開發(fā)名醫(yī)檔案，充分挖掘名醫(yī)檔案的價值，使名醫(yī)檔案為醫(yī)院及社會各方面充分利用。

三是推動醫(yī)院文化建設。名醫(yī)檔案蘊含著醫(yī)院的辦院宗旨、院訓等文化理念和核心價值觀，延續(xù)著醫(yī)院自然形成的文化精神，是醫(yī)院文化的特殊載體，所以將名醫(yī)檔案運用到醫(yī)院文化建設中，能夠凸顯它的時代精神、歷史精神和人文精神，有助于醫(yī)院文化的傳播創(chuàng)新和發(fā)展。