企業退休人員檔案管理成本分析與研究

阮 淵

杭州市企業退休人員管理服務中心

近年來，隨著城市化進程的加快，我國企業退休人員數量急劇增加，根據一人一檔的原則，企業退休人員檔案數量也隨之迅速增長。與之相對應，各級企業退休人員管理機構在檔案管理方面的成本投入與重視程度水漲船高。

根據工作實際，可將企業退休人員檔案管理成本按照對業務量增減變動的敏感程度分為固定成本和可變成本兩大類。其中，固定成本主要包括庫房、檔案密集架、空調、除濕機、裁紙刀、打洞訂書機、滅火器、監控報警裝置等檔案管理設備設施的購置費用；可變成本是指人工成本、檔案材料的收集獲取成本、耗材成本、信息化成本、檔案利用成本與信息審核成本等。

1 影響企業退休人員檔案管理成本的因素

1.1 集中管理與分散管理

集中管理與分散管理是企業退休人員檔案管理的兩種不同模式，各有優缺點，產生的檔案管理成本也不盡相同。集中管理是指將企業退休人員檔案的管理權限收攏到較高的管理層級，以市或者區為單位進行統一管理。根據規模效應理論，當檔案館擴大到相當規模以后，平攤到每一份檔案上的各生產要素成本將小于小規模的檔案館。[1]例如，大規模采購檔案密集架與標簽、分頁紙等耗材有利于向供貨商爭取低廉的價格；在有效的分工協作下，每一名檔案管理員可照管的檔案數量也將有所增加。不過，集中管理雖然有助于降低企業退休人員檔案的固定成本、耗材成本和人工成本，卻會增加檔案利用成本。由于企業退休人員年齡較大，許多人腿腳不便，如有查檔需求，大多按照社會化管理隸屬關系向所在街道或者社區提出申請。在分散管理的模式下，街道、社區的退管經辦人員在本單位的檔案室里就可以查閱到檔案信息。但如果集中管理，街道、社區的經辦人員則需要將查檔需求上報，經上級檔案保管機構同意后才可調檔。

1.2 信息技術利用率

傳統人事檔案以紙張為載體，對儲存環境的要求較高，一旦保管不當，就會出現潮濕、蟲害、氧化等情況，需要耗費大量的人力物力進行修補。此外，紙質檔案占地面積大、查閱程序較為煩瑣，客觀上也造成了檔案管理成本的上升。近年來，隨著計算機信息技術的發展，無紙化辦公逐漸成為潮流，檔案數字化的呼聲也越來越高。數字化檔案具有保存空間小、不易變質、調閱方便、后續維護成本低等優點，網絡傳輸的便捷性能顯著降低檔案運輸成本，尤其能在異地企業退休人員檔案的管理過程中發揮重要作用。

1.3 檔案管理機關的行政效率

各級企業退休人員管理經辦機構是企業退休人員檔案的管理部門，因此從管轄權角度看，企業退休人員檔案管理是一種行政行為，可以從主觀和客觀兩個維度分析檔案管理成本。[2]主觀方面的影響主要來源于檔案管理員的事業心與責任感、業務水平、協作意愿以及道德標準，客觀因素則包含了辦事流程的科學性、組織架構的合理性、人事考核制度的有效性等方面。缺乏效率的行政模式將使工作人員人浮于事，助長浪費之風，增加內耗，提高檔案管理成本。

1.4 企業檔案管理部門水平

企業退休人員檔案是人事檔案的一個分支，按照歸檔權限，企業退休人員在職期間產生的案卷資料都應由其所供職的企業入檔，待退休后再移交政府部門管理。因此，企業退休人員在職時所在單位的檔案管理水平直接影響檔案質量。現實中，大部分國有企業管理較為規范，一般會聘請專職檔案員管理人事檔案，因此普遍存在從大型國有企業退休的老人檔案材料較為齊全、分門別類較為明晰的情況，而中小型民營企業的退休人員檔案材料較為凌亂，待政府部門接手后需投入更多精力歸檔整理。

2 降低企業退休人員檔案管理成本的途徑

2.1 檔案數字化

數字化檔案以計算機為載體，通過掃描的方式將紙質檔案保存成電子文本和圖片，既節約了存儲空間，又能有效避免紙質檔案因受潮、蟲害、火災等外部災害而受損。數字化后的企業退休人員檔案查閱起來非常方便，只需輸入退休人員的身份證號碼，就能調出對應的檔案，節約了檔案利用成本。當然，電子檔案的制作過程中會產生額外的數字化成本，主要包括掃描數字文件的人工開支、掃描儀和計算機硬件設施的采購費用等，但由于大部分企業退休人員退休后需要補充入檔的材料數量幾乎為零，所以只需在檔案移交政府部門時一次性數字化入庫后就可一勞永逸，免去了逐年更新的后續開支，總體而言利大于弊。

2.2 集中保管，分散查詢

傳統的企業退休人員檔案管理方式只有集中保管與分散保管兩種，無論選擇哪種模式，優缺點都十分明顯，但電子信息技術的發展讓兩種模式的結合成為可能。集中保管能利用規模效應提高檔案的管理效率、降低材料采購成本；分散查詢又能利用信息技術將數字化檔案傳輸到各街道、社區的退管經辦網點，降低檔案運輸與查檔成本，讓企業退休人員在家門口就能辦完檔案業務，一舉兩得。

2.3 探索業務外包模式

檔案業務外包是指將檔案管理中的一些非核心職能移交給專業的承包機構，從而集中檔案管理機構的精力深耕核心的檔案業務。[3]在企業退休人員檔案管理實踐中，較為常見的外包業務模塊是檔案整理與數字化制作。專業的檔案承包公司擁有高素質的從業人員與高標準的硬件設施，能幫助政府機構有效降低檔案管理成本，是非常經濟的選擇。

2.4 制定檔案接收標準

企業檔案管理部門是形成企業退休人員檔案的第一道關口，直接影響了企業退休人員檔案質量。由于檔案管理并非企業的核心業務，一些企業高層領導未能予以足夠重視，在生產經營過程中只著眼于抓利潤、抓銷售，聘請的檔案管理員缺乏專業的檔案管理知識與經驗，造成了入檔不及時、材料分類不正確、保管不到位甚至遺失、篡改、破損的情況。當企業退休人員檔案被移交給退管經辦機構以后，需要耗費大量的時間和精力甄別真偽，進行系統的整理。

針對不同企業檔案管理水平參差不齊的問題，政府部門可以制定規范性的行業標準，定期組織檔案管理員培訓，從源頭上規范在職人事檔案的歸檔與整理，幫助企業提高檔案管理水平，從而降低接收檔案后重新整理、核對檔案資料的成本。