不動產登記檔案全過程閉環管理實踐與思考
——以溫州市不動產登記服務中心為例

朱國鋒

溫州市不動產登記服務中心

閉環管理是綜合閉環系統、管理的封閉原理、管理控制、信息系統等原理形成的一種管理方法。如果用閉環管理方法來管理不動產登記檔案，將“收、管、存、用”各環節嵌入閉環應用，可以有效增強歸檔時效性和歸檔率，改善歸檔文件質量，提升實體保管和信息存儲的安全性，提高查詢利用效率和服務滿意度。

1 不動產登記檔案全過程閉環管理的實踐

溫州市不動產登記服務中心根據數字化轉型和整體智治工作要求，分3個步驟推進不動產登記檔案閉環管理工作，保證檔案工作開展有計劃、有落實、有總結。

1.1 查找、分析問題，制訂計劃措施

首先，以中心“顆粒化”“標準化”建設為契機，梳理不動產登記檔案收集、整理、保管、利用等業務環節在閉環接口設計、閉環保障機制等方面存在的問題。

其次，分析歸檔路徑、歸檔時效、部室責任、保管風險、利用效率等方面顯性或潛在影響因素。

最后，根據以上查找和分析結果，制定閉環管理計劃目標，制定達成目標的流程、方法以及評估的基準，如月度歸檔率、年度歸檔率、質檢錯誤率等。

1.2 嚴格流程、方法，推進計劃落實

一是明確線上登記業務歸檔范圍、時限、要求，設立歸檔接口，把通過該接口的文件視為歸檔完成，否則視為待歸檔鑒定，不計入歸檔率。二是優化和規范前臺收件掃描流程和技術要點，及時檢查前臺收件掃描影像質量，倒逼登記收件的規范化。三是對于檔案工作中與其他部室存在交叉業務的，對外優先處理申請，保證群眾“最多跑一次”，對內則加強溝通，建立協作機制。四是加強對外包服務單位的監督管理，確保檔案信息輸入的完整度、輸出的規范性，并引入監理方對實施過程和結果進行管控。

1.3 強化檢查、總結，形成規范標準

一方面，以中心案卷評查機制為抓手，以查詢利用效率為標準，檢查檔案閉環管理各流程節點執行情況，評估各項計劃基準完成比例和效果，并將評估基準數據納入年終考核。另一方面，在計劃落實過程中，對不成熟的做法及時進行總結，并在下一個閉環接口進行優化和處理，對成功的經驗加以肯定，并予以標準化。

2 不動產登記檔案全過程閉環管理的思考

2.1 存量數字化和增量電子化同步

一是建立覆蓋紙質和電子文件的線下和線上歸檔模式。一方面，收窄傳統紙質檔案移交接收面，把準移交數量，控制檔案質量；另一方面，通過在線歸檔模塊的開發建設及應用配置，實現不動產登記過程中電子文件在線歸檔。

二是推進歸檔工作自動化和常態化。線上業務辦結即將電子文件提交歸檔，系統自動形成存檔信息包，并通過數字驗證技術確保其可靠性和完整性；線下紙質文件通過常態化現場掃描加工實現即時歸檔。

2.2 資源集約化與數據優質化共舉

一是按照“大檔案”思路整合檔案資源。對土地、房屋、林木、海洋以及草原等不動產資源進行集中管理，統一分類標準和編碼規則，賦予每一個不動產基本單元唯一代碼，并將不同類型、不同地域、不同年代甚至異構的空間數據通過技術處理后，統一存儲于標準數據庫中，逐步實現集約化管理。

二是加強檔案數據質量管控。通過系統參數設置，統一接收電子文件的標準，對不符合接收標準的自動退回，并通過系統干預實現一次性告知和標準模板推送；通過“系統自檢＋人工質檢＋數據抽檢”質量驗收流程，對目錄數據庫和圖像全文數據庫數據做進一步核查，確保數字化成果質量。

2.3 安全保管性和長久保存性并重

一是建立人防、物防、技防“三位一體”的綜合防范體系，定期開展檔案安全自查和部門間交叉檢查，徹底排除檔案安全隱患，確保檔案實體安全。

二是建立和完善電子檔案存儲、備份體系，單列或升級檔案存儲、備份服務器，擴展存儲容量，有序推進檔案數據異質、異地備份。

三是推廣使用藍光光盤、磁盤陣列等存儲介質，探索云存儲在不動產登記檔案管理方面的可行性、安全性，通過數據遷移對不同用戶需求的電子檔案進行分類存儲。

2.4 需求導向性與利用優先性共融

一是主動提供服務。結合普適性和特殊性查詢案例，分析用戶需求特點，描繪用戶“畫像”，通過用戶身份與查詢數據關聯預測用戶需求，以提供針對性的服務。

二是拓寬服務渠道。在優化窗口查檔方式的基礎上，完善基于移動終端和社交媒體的查檔服務方式，提供信息推送、上門送檔、快遞寄檔等服務。

三是推進數據共享。加快歷史檔案數據整理、歸集，逐步實現歷史和新增檔案數據在自然資源系統內的縱向實時共享；充分利用網上“一窗辦事”平臺，實現與住建、司法、民政、工商、稅務等部門在身份核驗、業務協同、信息查核等方面的橫向信息共享。