協(xié)同機(jī)制下的新冠肺炎疫情防控檔案工作實(shí)踐與思考
——以寧波市衛(wèi)健系統(tǒng)為例

李海芬，戴佳穎

寧波市疾病預(yù)防控制中心，寧波市衛(wèi)生健康委員會(huì)

2019年底起，一場突如其來的新冠肺炎疫情，在人們生活中留下不可磨滅的記憶。新冠肺炎疫情是重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件，涉及的地區(qū)、人員、部門相當(dāng)廣泛。在直面疫情的防控中，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)處于與病毒較量的最前沿。如何在施政管理、預(yù)防控制、醫(yī)療救治過程中進(jìn)行檔案的收集、管理和利用對檔案部門提出了新的要求。

1 寧波市衛(wèi)健系統(tǒng)新冠肺炎疫情防控檔案工作情況

自疫情發(fā)生以來，圍繞著新冠肺炎疫情的各類檔案在一刻不停地產(chǎn)生和傳播，疫情防控檔案具有來源廣泛性、內(nèi)容及載體多樣性、利用受限性、材料產(chǎn)生隨機(jī)性和階段性、延續(xù)時(shí)間不確定性等特點(diǎn)。為了更好地記錄和保存這一具有重大影響的突發(fā)公共衛(wèi)生事件的防控過程，寧波市衛(wèi)健系統(tǒng)以全局觀念整體推進(jìn)部署建檔工作，系統(tǒng)內(nèi)全面覆蓋，力爭達(dá)到“應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸”的目標(biāo)要求。

1.1 衛(wèi)健行政部門著眼全局，以大檔案理念引領(lǐng)系統(tǒng)內(nèi)各單位協(xié)同建檔

1.1.1 突破單純的檔案室思維，整體推進(jìn)疫情防控建檔工作

積極響應(yīng)國家、省、市檔案部門關(guān)于疫情防控檔案工作的要求，及時(shí)下達(dá)相關(guān)文件，確保各級(jí)各單位對疫情防控檔案的工作要求和歸檔范圍明晰。及時(shí)出臺(tái)歸檔指導(dǎo)文件，增強(qiáng)疫情防控建檔工作的針對性和可操作性。及時(shí)通過檔案協(xié)作組QQ群，向系統(tǒng)內(nèi)各單位的檔案員推送相關(guān)文件，確保文件送達(dá)不延時(shí)、不遺漏。

1.1.2 創(chuàng)新工作機(jī)制，以檔案協(xié)作組為抓手，跟進(jìn)各醫(yī)療衛(wèi)生單位疫情防控檔案工作進(jìn)展

疫情初期，在沒有相關(guān)文件依據(jù)的情況下，及時(shí)梳理2003年非典檔案的歸檔目錄和歸檔范圍，指導(dǎo)市本級(jí)各醫(yī)療衛(wèi)生單位確認(rèn)初步的收集框架。省市檔案局相關(guān)文件下達(dá)后，及時(shí)出臺(tái)《關(guān)于做好全市衛(wèi)生健康系統(tǒng)新冠肺炎疫情防控檔案工作的通知》，明確建檔的職責(zé)和要求，制發(fā)文件材料歸檔范圍和保管期限表，疫情防控?cái)?shù)碼照片、聲像和實(shí)物檔案材料收集歸檔范圍和工作要求。

疫情防控常態(tài)化階段，充分發(fā)揮寧波市衛(wèi)健系統(tǒng)檔案協(xié)作組的作用，及時(shí)收集各單位在收集和歸檔過程中的問題，由協(xié)作組匯集并整體提交問題，再就明確的回復(fù)分發(fā)至檔案協(xié)作組QQ群分享。這樣既減少了檔案行政部門的答疑時(shí)間和頻次，也有利于各單位問詢時(shí)效的提升與頻次的降低。

1.1.3 加強(qiáng)與檔案部門的溝通，確保疫情防控檔案的規(guī)范化

以工作座談會(huì)形式，邀請寧波市檔案局專家，對市級(jí)醫(yī)療衛(wèi)生單位的檔案工作負(fù)責(zé)人和檔案員進(jìn)行現(xiàn)場答疑。通過整體提交問題，當(dāng)面及整體反饋問題確保各單位在歸檔過程中針對同一問題，做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。會(huì)后形成文件，對全市的醫(yī)療衛(wèi)生單位提出相關(guān)要求，參照執(zhí)行文件，確保工作扎實(shí)有效推進(jìn)。

1.2 各單位結(jié)合實(shí)際，多措并舉，實(shí)現(xiàn)疫情防控檔案的引流歸檔

面對疫情防控檔案短期“井噴式”的高時(shí)效、高通量的信息收集和利用需求，如何實(shí)現(xiàn)疫情防控檔案信息的高效引流是各單位檔案部門的首要任務(wù)和關(guān)鍵所在。

（1）確立“戰(zhàn)時(shí)”檔案工作機(jī)制。在疫情防控總體工作框架中設(shè)立檔案工作組織，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，確保檔案工作的雙協(xié)同，即系統(tǒng)內(nèi)各檔案室之間的相互協(xié)同和在本單位內(nèi)以工作組或工作專班等形式實(shí)現(xiàn)協(xié)同。

（2）全域視野拓展疫情防控檔案信息“三間”（人間、系統(tǒng)間、網(wǎng)絡(luò)空間）分布收集路徑。在明晰歸檔范圍等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和工作要求基礎(chǔ)上，從工作組（工作專班）、相關(guān)經(jīng)辦人的“人間”主動(dòng)收，到OA系統(tǒng)和檔案軟件“系統(tǒng)間”自動(dòng)收，再到新媒體等“網(wǎng)絡(luò)空間”跟蹤收，拓面抓細(xì)，確保歸檔多元化。

（3）清單化管理確保收集齊全完整、重點(diǎn)突出。從傳染病救治、應(yīng)急管理等多角度確立應(yīng)收材料的要素框架。從歷次版本的防控方案和診療方案中找準(zhǔn)材料收集的關(guān)鍵點(diǎn)和著力點(diǎn)，梳理出收集清單，以清單式精細(xì)化收集，提高收集的針對性和時(shí)效性。

（4）暢通預(yù)歸檔渠道。根據(jù)疫情防控的不同時(shí)期，適時(shí)分階段全過程收集，開通專用歸檔渠道，網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)歸檔、后續(xù)適時(shí)歸檔和表單導(dǎo)入歸檔等多種方式并行。

除此之外，在安全保密的前提下，通過利用檔案出版畫冊、舉辦專題展覽、攝制醫(yī)師節(jié)宣傳片等形式，宣傳抗疫精神，傳遞正能量，發(fā)揮檔案價(jià)值。

2 寧波市衛(wèi)健系統(tǒng)新冠肺炎疫情防控檔案工作難點(diǎn)

疫情防控涉及面大，量廣，各單位間的檔案協(xié)同共享不夠，由于各單位檔案工作力量配置和工作水準(zhǔn)的不均衡，收集工作的進(jìn)展和收集的完整性難以實(shí)現(xiàn)同頻。檔案工作隊(duì)伍力量薄弱，在應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)，響應(yīng)速度和應(yīng)對能力不夠“硬核”，經(jīng)驗(yàn)不足，手段有限。檔案意識(shí)有待加強(qiáng)，檔案工作人員職業(yè)敏感性不夠突顯，抗疫一線人員的檔案留存依從性主客觀限制因素多。各單位的檔案管理系統(tǒng)和收集方式還是基于傳統(tǒng)模式的手工和半自動(dòng)化水平，無法滿足疫情期間高時(shí)效、高通量的信息收集和利用需求。

3 寧波市衛(wèi)健系統(tǒng)新冠肺炎疫情防控檔案工作思考

3.1 完善制度、強(qiáng)化隊(duì)伍，提升檔案保障能力

遵照《檔案法》《國家突發(fā)公共事件總體應(yīng)急預(yù)案》《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》等法規(guī)，規(guī)范疫情防控檔案相關(guān)管理制度，健全預(yù)警響應(yīng)機(jī)制，完善檔案管理應(yīng)急預(yù)案，完善突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案工作流程和制度。預(yù)歸檔、每周歸檔制、以日志等形式及時(shí)記錄突發(fā)公共衛(wèi)生事件工作備忘錄、例會(huì)制等，均是比較適用的工作方法和機(jī)制。

加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，推進(jìn)學(xué)科建設(shè)。檔案員要有檔案應(yīng)急的職業(yè)敏感、留檔存史的使命感、蘭臺(tái)有責(zé)的匠心擔(dān)當(dāng)。

3.2 提升各單位檔案管理系統(tǒng)的一體化、智能化水平

采用現(xiàn)代信息技術(shù)，優(yōu)化檔案工作環(huán)節(jié)，盡量縮減人工環(huán)節(jié)，采用小程序輔助或檔案管理系統(tǒng)自帶抓取功能，實(shí)現(xiàn)預(yù)歸檔的批量錄入。把專業(yè)檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)嵌入系統(tǒng)，降低因人員專業(yè)素養(yǎng)對建檔質(zhì)量的影響，降低人員時(shí)間的耗費(fèi)，提高效率。

3.3 建立疫情防控檔案專題數(shù)據(jù)庫

鑒于疫情防控期間檔案協(xié)同利用的需求突顯、時(shí)效性強(qiáng)、即時(shí)響應(yīng)的緊迫性等特征，建設(shè)統(tǒng)一的疫情防控檔案專題數(shù)據(jù)庫，匯集分散在各部門的檔案，利于信息共享利用和長久保存。各醫(yī)療衛(wèi)生單位的疫情防控檔案可以在完整歸檔的基礎(chǔ)上，采用移動(dòng)硬盤移交電子副本的方式匯集到寧波市衛(wèi)生健康委員會(huì)的檔案管理系統(tǒng)里；寧波市衛(wèi)生健康委員會(huì)同期將匯集完整的市本級(jí)疫情防控檔案電子副本移交進(jìn)寧波市檔案館，確保區(qū)域范圍內(nèi)疫情防控檔案的完整和豐富，有效提高疫情防控檔案數(shù)字資源的集聚力。同時(shí)，寧波市衛(wèi)健系統(tǒng)可以在市級(jí)醫(yī)療衛(wèi)生單位開發(fā)微信小程序，實(shí)現(xiàn)各單位疫情防控檔案的跨部門查閱，從而擴(kuò)大檔案的共享范圍和利用響應(yīng)效率。