協同機制下的新冠肺炎疫情防控檔案工作實踐與思考
——以寧波市衛健系統為例

李海芬，戴佳穎

寧波市疾病預防控制中心，寧波市衛生健康委員會

2019年底起，一場突如其來的新冠肺炎疫情，在人們生活中留下不可磨滅的記憶。新冠肺炎疫情是重大突發公共衛生事件，涉及的地區、人員、部門相當廣泛。在直面疫情的防控中，醫療衛生機構處于與病毒較量的最前沿。如何在施政管理、預防控制、醫療救治過程中進行檔案的收集、管理和利用對檔案部門提出了新的要求。

1 寧波市衛健系統新冠肺炎疫情防控檔案工作情況

自疫情發生以來，圍繞著新冠肺炎疫情的各類檔案在一刻不停地產生和傳播，疫情防控檔案具有來源廣泛性、內容及載體多樣性、利用受限性、材料產生隨機性和階段性、延續時間不確定性等特點。為了更好地記錄和保存這一具有重大影響的突發公共衛生事件的防控過程，寧波市衛健系統以全局觀念整體推進部署建檔工作，系統內全面覆蓋，力爭達到“應收盡收，應歸盡歸”的目標要求。

1.1 衛健行政部門著眼全局，以大檔案理念引領系統內各單位協同建檔

1.1.1 突破單純的檔案室思維，整體推進疫情防控建檔工作

積極響應國家、省、市檔案部門關于疫情防控檔案工作的要求，及時下達相關文件，確保各級各單位對疫情防控檔案的工作要求和歸檔范圍明晰。及時出臺歸檔指導文件，增強疫情防控建檔工作的針對性和可操作性。及時通過檔案協作組QQ群，向系統內各單位的檔案員推送相關文件，確保文件送達不延時、不遺漏。

1.1.2 創新工作機制，以檔案協作組為抓手，跟進各醫療衛生單位疫情防控檔案工作進展

疫情初期，在沒有相關文件依據的情況下，及時梳理2003年非典檔案的歸檔目錄和歸檔范圍，指導市本級各醫療衛生單位確認初步的收集框架。省市檔案局相關文件下達后，及時出臺《關于做好全市衛生健康系統新冠肺炎疫情防控檔案工作的通知》，明確建檔的職責和要求，制發文件材料歸檔范圍和保管期限表，疫情防控數碼照片、聲像和實物檔案材料收集歸檔范圍和工作要求。

疫情防控常態化階段，充分發揮寧波市衛健系統檔案協作組的作用，及時收集各單位在收集和歸檔過程中的問題，由協作組匯集并整體提交問題，再就明確的回復分發至檔案協作組QQ群分享。這樣既減少了檔案行政部門的答疑時間和頻次，也有利于各單位問詢時效的提升與頻次的降低。

1.1.3 加強與檔案部門的溝通，確保疫情防控檔案的規范化

以工作座談會形式，邀請寧波市檔案局專家，對市級醫療衛生單位的檔案工作負責人和檔案員進行現場答疑。通過整體提交問題，當面及整體反饋問題確保各單位在歸檔過程中針對同一問題，做到標準統一。會后形成文件，對全市的醫療衛生單位提出相關要求，參照執行文件，確保工作扎實有效推進。

1.2 各單位結合實際，多措并舉，實現疫情防控檔案的引流歸檔

面對疫情防控檔案短期“井噴式”的高時效、高通量的信息收集和利用需求，如何實現疫情防控檔案信息的高效引流是各單位檔案部門的首要任務和關鍵所在。

（1）確立“戰時”檔案工作機制。在疫情防控總體工作框架中設立檔案工作組織，建立健全檔案工作網絡，確保檔案工作的雙協同，即系統內各檔案室之間的相互協同和在本單位內以工作組或工作專班等形式實現協同。

（2）全域視野拓展疫情防控檔案信息“三間”（人間、系統間、網絡空間）分布收集路徑。在明晰歸檔范圍等相關標準和工作要求基礎上，從工作組（工作專班）、相關經辦人的“人間”主動收，到OA系統和檔案軟件“系統間”自動收，再到新媒體等“網絡空間”跟蹤收，拓面抓細，確保歸檔多元化。

（3）清單化管理確保收集齊全完整、重點突出。從傳染病救治、應急管理等多角度確立應收材料的要素框架。從歷次版本的防控方案和診療方案中找準材料收集的關鍵點和著力點，梳理出收集清單，以清單式精細化收集，提高收集的針對性和時效性。

（4）暢通預歸檔渠道。根據疫情防控的不同時期，適時分階段全過程收集，開通專用歸檔渠道，網絡實時歸檔、后續適時歸檔和表單導入歸檔等多種方式并行。

除此之外，在安全保密的前提下，通過利用檔案出版畫冊、舉辦專題展覽、攝制醫師節宣傳片等形式，宣傳抗疫精神，傳遞正能量，發揮檔案價值。

2 寧波市衛健系統新冠肺炎疫情防控檔案工作難點

疫情防控涉及面大，量廣，各單位間的檔案協同共享不夠，由于各單位檔案工作力量配置和工作水準的不均衡，收集工作的進展和收集的完整性難以實現同頻。檔案工作隊伍力量薄弱，在應對突發公共衛生事件時，響應速度和應對能力不夠“硬核”，經驗不足，手段有限。檔案意識有待加強，檔案工作人員職業敏感性不夠突顯，抗疫一線人員的檔案留存依從性主客觀限制因素多。各單位的檔案管理系統和收集方式還是基于傳統模式的手工和半自動化水平，無法滿足疫情期間高時效、高通量的信息收集和利用需求。

3 寧波市衛健系統新冠肺炎疫情防控檔案工作思考

3.1 完善制度、強化隊伍，提升檔案保障能力

遵照《檔案法》《國家突發公共事件總體應急預案》《重大活動和突發事件檔案管理辦法》等法規，規范疫情防控檔案相關管理制度，健全預警響應機制，完善檔案管理應急預案，完善突發公共衛生事件檔案工作流程和制度。預歸檔、每周歸檔制、以日志等形式及時記錄突發公共衛生事件工作備忘錄、例會制等，均是比較適用的工作方法和機制。

加強人才隊伍建設，推進學科建設。檔案員要有檔案應急的職業敏感、留檔存史的使命感、蘭臺有責的匠心擔當。

3.2 提升各單位檔案管理系統的一體化、智能化水平

采用現代信息技術，優化檔案工作環節，盡量縮減人工環節，采用小程序輔助或檔案管理系統自帶抓取功能，實現預歸檔的批量錄入。把專業檔案的歸檔標準嵌入系統，降低因人員專業素養對建檔質量的影響，降低人員時間的耗費，提高效率。

3.3 建立疫情防控檔案專題數據庫

鑒于疫情防控期間檔案協同利用的需求突顯、時效性強、即時響應的緊迫性等特征，建設統一的疫情防控檔案專題數據庫，匯集分散在各部門的檔案，利于信息共享利用和長久保存。各醫療衛生單位的疫情防控檔案可以在完整歸檔的基礎上，采用移動硬盤移交電子副本的方式匯集到寧波市衛生健康委員會的檔案管理系統里；寧波市衛生健康委員會同期將匯集完整的市本級疫情防控檔案電子副本移交進寧波市檔案館，確保區域范圍內疫情防控檔案的完整和豐富，有效提高疫情防控檔案數字資源的集聚力。同時，寧波市衛健系統可以在市級醫療衛生單位開發微信小程序，實現各單位疫情防控檔案的跨部門查閱，從而擴大檔案的共享范圍和利用響應效率。