醫療機構疫情防控檔案網格化管理實踐探析

李文娟

寧波市婦女兒童醫院

2020年年初暴發的新冠肺炎疫情是新中國成立以來，傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的重大突發公共衛生事件。醫療機構疫情防控檔案是醫療機構在黨和政府的領導下，開展新冠肺炎疫情防控、病患救治和相關科研攻關過程中形成的寶貴資料，不僅有利于促進公共衛生防控體系的完善，同時對于病原學、流行病學學術研究發展也有重要的意義。它更是醫療機構全體職工凝心聚力抗疫、舍身逆行守護的見證，是醫療機構文化和精神的重要組成部分。

1 醫療機構疫情防控檔案的特點

1.1 形成主體較多

醫療機構疫情防控檔案不同于一般檔案，涉及面較廣，分布在每個醫療機構場所，涉及人員除了職工、外包人員、病患，還有社會相關人士。如職能科室會形成疫情防控制度文件、預案流程、培訓等文件材料，臨床一線會形成醫療救治文件材料，等等。

1.2 檔案類別復雜

醫療機構由于其特殊性，形成的新冠肺炎疫情防控檔案類別較為復雜，從專業領域上可以分為臨床醫學、預防醫學、管理學、社會學等，從呈現形式上可以分為紙質檔案、電子檔案、實物檔案等，給檔案分類帶來一定的困難。

1.3 時間跨度大

雖然目前疫情已進入常態化防控，但何時結束，政府和學界尚無定論。醫療機構時刻面臨疫情的反復，時刻面對疫情應急管理，病患的收治和科研的攻關也一直在進行，疫情防控文件材料持續產生，需要長期加以收集和管理。

2 醫療機構疫情防控檔案網格化管理實踐思考

我院作為早期疫情防控的兒童新冠肺炎定點收治醫院，嚴格按照衛生健康主管部門各項要求，修訂疫情防控制度流程，開設發熱門診、留觀病區、隔離病區及獨立診區，籌建新冠肺炎實驗室。自疫情發生以來，共收治確診患兒3名，陽性無癥狀感染患兒2名，均順利康復出院。同時，院方還派出8名醫務人員馳援武漢，1名檢驗人員增援北京、河北核酸檢測，10余名醫護人員支援外院隔離病房和機場核酸采樣任務。本院的疫情防控檔案工作借鑒了網格化管理的方法，較好地實現了疫情防控檔案規范化管理。

2.1 建立檔案網格體系

疫情發生初期，我院便成立了疫情防控檔案專項小組，制定了疫情防控檔案應急歸檔制度。將全院以科室為單位分為若干個網格，每個科室一個網格，一個網格設一名網格員。黨政綜合辦（下設綜合檔案室）作為牽頭科室，主動與各網格員對接疫情防控檔案的收集、保存、管理、歸檔，網格員負責本網格的檔案工作。

2.2 加強網格協作和培訓

為了方便聯系，實時有效溝通，本院建立了檔案網格員釘釘群。黨政綜合辦通過釘釘群對網格員進行培訓，明確了新冠肺炎疫情防控檔案歸檔的范圍、內容、年限、檔案類型、要求等，由各網格員對本網格的其他人員進行培訓，將關口前移，加大疫情防控檔案的收集和歸檔的力度，確保檔案應收盡收、應歸盡歸。同時，對于存在的問題和疑問，由專職檔案管理員進行解答。

2.3 強化網格收集

每個網格根據職責和工作內容各司其職，如基建科負責收集留觀病區、隔離病區改造過程中的設計方案、施工方案、工作流程等文件材料；設備科負責收集新冠肺炎疫情防控設備、醫療物資采購和供應檔案等；病案統計科負責收集醫療救治檔案等；宣傳統戰科負責收集輿情宣傳檔案等。各個網格的針對性收集，較好地保證了疫情防控檔案的歸檔率。

2.4 實行網格考核機制

由于新冠肺炎疫情的特殊性和長期持續性，疫情防控檔案的歸檔時間為定期與不定期相結合，常規每周歸檔一次，對于重要的、實時性強的檔案則要求隨時歸檔。綜合檔案室專職檔案管理員對檔案歸檔情況每周通報，不僅強化了全院歸檔的意識，也對不按時歸檔的行為進行了警示，還對不規范的歸檔檔案進行了公示和解讀，以達到逐步提高歸檔質量的目的。

3 結語

醫療機構疫情防控檔案網格化管理是一套邊界清晰、分工明確的檔案管理體系，具有靈活、全面、動態的優勢，為醫療機構做好重大專項檔案的歸檔工作提供了有效的思路和方法。