加強(qiáng)初中學(xué)籍檔案管理的探討

陳曉節(jié)

溫州市第十二中學(xué)

隨著干部人事檔案專項(xiàng)審核認(rèn)定工作的全面推進(jìn)，需要對(duì)相當(dāng)一部分干部的出生年月進(jìn)行認(rèn)定。由于干部人事檔案是從高中時(shí)期開始正式建檔，因此如需要對(duì)出生年月認(rèn)定，則必須出示高中之前的憑證材料，初中學(xué)籍檔案便成了其中的重要佐證材料。于是，初中學(xué)籍檔案的保存和利用也就顯得更為重要。

1 初中學(xué)籍檔案的特點(diǎn)

初中學(xué)籍檔案是每位初中學(xué)生學(xué)習(xí)狀況和個(gè)人成長(zhǎng)的原始記錄，可作為法律憑證依據(jù)。妥善保管學(xué)籍檔案，是學(xué)校檔案工作的重要任務(wù)。初中學(xué)籍檔案相對(duì)于學(xué)校其他檔案而言，自身特點(diǎn)鮮明，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

1.1 來(lái)源廣泛

初中學(xué)籍檔案的形成往往并非一個(gè)科室之功，它依靠的是教務(wù)處、政教處、團(tuán)委等不同科室從學(xué)生入學(xué)開始，一直累積至畢業(yè)為止。這就導(dǎo)致了學(xué)生學(xué)籍檔案的來(lái)源分散，形成周期較長(zhǎng)，不利于學(xué)籍檔案的收集，也不便于之后整理歸檔工作的開展。

1.2 內(nèi)容豐富

初中學(xué)籍檔案包含了學(xué)生入學(xué)成績(jī)，新生報(bào)到注冊(cè)材料，學(xué)生登記表，學(xué)生成績(jī)登記冊(cè)，學(xué)生升學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)的報(bào)批材料，學(xué)生思想品德評(píng)定、獎(jiǎng)懲、入團(tuán)材料，等等，是初中生在校期間各種表現(xiàn)及相關(guān)情況的最為直觀的反映。

1.3 變化多樣

學(xué)籍檔案形成的周期長(zhǎng)，在這一周期內(nèi)學(xué)生學(xué)籍情況一直處于變動(dòng)的狀態(tài)，比如有的學(xué)生入學(xué)不久受到處分到畢業(yè)前夕取消了處分，有的學(xué)生可能生病休學(xué)到畢業(yè)前復(fù)學(xué)，等等，諸如此類的變化都必須要及時(shí)記錄，以便準(zhǔn)確反映學(xué)生的學(xué)籍情況。

1.4 高利用率

學(xué)籍檔案是學(xué)校各類檔案中利用率最高的檔案之一。學(xué)生報(bào)考高校、畢業(yè)證書遺失、辦理出國(guó)手續(xù)、干部人事檔案審定等，均需查閱初中學(xué)籍檔案，然后出具相關(guān)證明材料。正因?yàn)閷W(xué)籍檔案利用率高，所以更加需要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的管理。

綜上所述，不難發(fā)現(xiàn)初中學(xué)籍檔案展現(xiàn)了初中學(xué)生在中學(xué)時(shí)期的發(fā)展?fàn)顩r，是對(duì)學(xué)校常規(guī)管理具有借鑒價(jià)值的記錄材料。近年來(lái)，教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，在校學(xué)生產(chǎn)生的需要存檔的信息與日俱增，導(dǎo)致學(xué)籍檔案的管理工作更加煩瑣與復(fù)雜。學(xué)籍檔案材料形成的多源頭性與豐富性，為檔案部門收集檔案增添了不少難度。各科室管理人員對(duì)學(xué)籍檔案管理缺乏系統(tǒng)認(rèn)知，造成效率低下、保管不當(dāng)?shù)葐?wèn)題，使得所有學(xué)籍檔案難以齊全、按時(shí)地歸檔。面對(duì)日益增加的學(xué)籍檔案，用傳統(tǒng)手工方式去收集、整理、查閱已經(jīng)難以適應(yīng)高速發(fā)展的信息時(shí)代的要求。學(xué)籍檔案從各個(gè)部門收集到檔案室歸檔需要耗費(fèi)許多人力物力。學(xué)生如若升級(jí)分班，這些材料每年又需要進(jìn)行重新整理和完善，長(zhǎng)此以往，工作量繁重，過(guò)程煩瑣，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還易出錯(cuò)，不利于學(xué)籍檔案的有效管理和利用，傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理與利用方式急需改進(jìn)和創(chuàng)新。

2 加強(qiáng)初中學(xué)籍檔案管理與利用的探索

利用信息技術(shù)，對(duì)學(xué)籍資源進(jìn)行整合，建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而實(shí)現(xiàn)資源重組與利用，初中學(xué)籍檔案信息化管理與利用的探索正在穩(wěn)步前行。

2.1 利用Excel軟件，實(shí)現(xiàn)學(xué)校學(xué)籍檔案電子化管理

初中學(xué)校里班級(jí)多、學(xué)生多，傳統(tǒng)手工方式錄入學(xué)籍材料、整理歸檔，工作量大，耗時(shí)費(fèi)力。隨著信息技術(shù)的普及，學(xué)籍檔案也開始實(shí)行電子化整理方式。各類辦公軟件中，Excel軟件具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析和計(jì)算功能，較為成熟的數(shù)據(jù)庫(kù)管理方式以及易于操作的電子表格數(shù)據(jù)錄入方式，使其成了學(xué)籍檔案電子化初期的首選軟件。

初中生的考試成績(jī)和學(xué)期評(píng)語(yǔ)是學(xué)生在校學(xué)習(xí)和表現(xiàn)的重要體現(xiàn)，因此建立學(xué)生成績(jī)、評(píng)語(yǔ)系統(tǒng)是中學(xué)學(xué)籍檔案的必要內(nèi)容。學(xué)生成績(jī)、評(píng)語(yǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的主要內(nèi)容包含了每個(gè)學(xué)期的各科成績(jī)、學(xué)年評(píng)語(yǔ)、綜合素質(zhì)評(píng)定等，用Excel建立學(xué)生成績(jī)?cè)u(píng)語(yǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)和綜合素質(zhì)評(píng)定數(shù)據(jù)庫(kù)，并且在2個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)之間建立相關(guān)鏈接，2個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的信息互相關(guān)聯(lián)、互相影響。

Excel軟件具有查找、篩選、排序、統(tǒng)計(jì)、分類匯總等多種功能，在對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行操作時(shí)，可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行運(yùn)用。例如，制作初中教育統(tǒng)計(jì)報(bào)表時(shí)，需要查找學(xué)校12歲的戶籍為外籍的女生，就可以通過(guò)Excel的篩選功能，進(jìn)行多重篩選，先按國(guó)籍篩選，再按性別篩選，最后按年齡選12歲便可以得到最終篩選結(jié)果。學(xué)生成績(jī)是教師教學(xué)的主要成果，也是衡量學(xué)校辦學(xué)效果的最重要的指標(biāo)之一。學(xué)生成績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立方便了學(xué)校教研部門對(duì)教師教學(xué)質(zhì)量分析工作的開展。教研部門通過(guò)共享工作簿，可以輕松生成學(xué)生的總分、班級(jí)平均分、成績(jī)排名等各項(xiàng)信息，然后利用Excel的圖表功能繪制柱狀圖、餅狀圖等圖表，使得學(xué)生成績(jī)分布比例清晰直觀地得以呈現(xiàn)。

2.2 利用數(shù)字化優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案系統(tǒng)化管理

大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)籍檔案的管理工作也朝著信息化、數(shù)字化方向發(fā)展。“浙江省中小學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)”在此基礎(chǔ)之上應(yīng)運(yùn)而生。該系統(tǒng)匯總了學(xué)生的個(gè)人信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲信息、學(xué)籍變動(dòng)等諸多信息，建立了覆蓋整個(gè)浙江省中小學(xué)校學(xué)生的學(xué)籍檔案資源庫(kù)，便利了浙江省內(nèi)中小學(xué)生的升學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等諸多工作的開展。

但是由于系統(tǒng)漏洞、技術(shù)更新等諸多問(wèn)題，這一系統(tǒng)運(yùn)行3年之后便停止了使用。取而代之的是功能更為強(qiáng)大、覆蓋面更廣的“全國(guó)中小學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)”。該系統(tǒng)實(shí)行一生一號(hào)，即一位學(xué)生一個(gè)學(xué)籍號(hào)，伴隨其一生。在學(xué)籍系統(tǒng)的“全國(guó)學(xué)籍查詢”模塊中，輸入學(xué)生姓名和學(xué)籍號(hào)，便可以在全國(guó)范圍內(nèi)查閱該學(xué)生的就讀經(jīng)歷和學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷等相關(guān)信息。

“浙江省中小學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)”簡(jiǎn)化了浙江省省內(nèi)學(xué)生升學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等工作流程，而“全國(guó)中小學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)”則進(jìn)一步擴(kuò)大了范圍，實(shí)現(xiàn)了全國(guó)范圍內(nèi)的學(xué)生升學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等工作的動(dòng)態(tài)跟蹤管理。學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)經(jīng)該系統(tǒng)辦理，從申請(qǐng)到對(duì)方學(xué)校受理均可在系統(tǒng)上提交辦理，各級(jí)學(xué)校學(xué)生升學(xué)調(diào)檔工作也在系統(tǒng)內(nèi)辦理，這樣極大程度上提高了工作效率，節(jié)約了人力物力。通過(guò)“全國(guó)中小學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)”的運(yùn)用，教育主管部門更為便捷地對(duì)所管轄區(qū)域內(nèi)學(xué)校的教育教學(xué)施行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)測(cè)，全面實(shí)現(xiàn)了學(xué)籍檔案的信息化，使學(xué)籍檔案管理上升到可宏觀調(diào)控的高度，使得學(xué)籍檔案資源得到充分的開發(fā)和利用。

當(dāng)然，信息技術(shù)是把雙刃劍，電子學(xué)籍系統(tǒng)在給學(xué)校學(xué)籍管理與利用工作帶來(lái)便利的同時(shí)，也存在著自身的不足。例如，電子學(xué)籍系統(tǒng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依賴性強(qiáng)，離開了網(wǎng)絡(luò)便寸步難行，而網(wǎng)絡(luò)安全則直接關(guān)系到電子學(xué)籍系統(tǒng)的信息安全。每一年需要進(jìn)行定期的系統(tǒng)維護(hù)工作，在此期間系統(tǒng)不對(duì)外開放，也影響了學(xué)籍檔案工作的進(jìn)行。2個(gè)電子學(xué)籍系統(tǒng)沒有形成連貫性，不兼容，導(dǎo)致“浙江省中小學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)”停止使用之后，其中的學(xué)生學(xué)籍檔案資料無(wú)法在“全國(guó)中小學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)”中提取。此外，現(xiàn)有的電子學(xué)籍系統(tǒng)也存在著導(dǎo)出的表格種類少、數(shù)據(jù)的導(dǎo)入功能不夠強(qiáng)大，篩選、分類等功能缺乏等自身的硬傷。這些都需要我們?cè)谑褂脮r(shí)加以改進(jìn)和完善。

綜上所述，初中學(xué)籍檔案的信息化管理與利用之路任重道遠(yuǎn)。為了更加深入實(shí)現(xiàn)初中學(xué)籍檔案的信息化管理與利用，除了提高學(xué)籍檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，建立高素質(zhì)的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍外，學(xué)校各科室的協(xié)作奮進(jìn)，教育主管部門和學(xué)校的共同發(fā)力、齊頭并進(jìn)也是不可或缺的。多方努力，相互促進(jìn)，勢(shì)必能夠促進(jìn)初中學(xué)籍檔案信息化管理與利用實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化，讓學(xué)籍檔案信息化為建設(shè)現(xiàn)代化中學(xué)貢獻(xiàn)力量。