加強初中學籍檔案管理的探討

陳曉節

溫州市第十二中學

隨著干部人事檔案專項審核認定工作的全面推進，需要對相當一部分干部的出生年月進行認定。由于干部人事檔案是從高中時期開始正式建檔，因此如需要對出生年月認定，則必須出示高中之前的憑證材料，初中學籍檔案便成了其中的重要佐證材料。于是，初中學籍檔案的保存和利用也就顯得更為重要。

1 初中學籍檔案的特點

初中學籍檔案是每位初中學生學習狀況和個人成長的原始記錄，可作為法律憑證依據。妥善保管學籍檔案，是學校檔案工作的重要任務。初中學籍檔案相對于學校其他檔案而言，自身特點鮮明，主要體現在以下幾方面：

1.1 來源廣泛

初中學籍檔案的形成往往并非一個科室之功，它依靠的是教務處、政教處、團委等不同科室從學生入學開始，一直累積至畢業為止。這就導致了學生學籍檔案的來源分散，形成周期較長，不利于學籍檔案的收集，也不便于之后整理歸檔工作的開展。

1.2 內容豐富

初中學籍檔案包含了學生入學成績，新生報到注冊材料，學生登記表，學生成績登記冊，學生升學、休學、復學、退學、轉學的報批材料，學生思想品德評定、獎懲、入團材料，等等，是初中生在校期間各種表現及相關情況的最為直觀的反映。

1.3 變化多樣

學籍檔案形成的周期長，在這一周期內學生學籍情況一直處于變動的狀態，比如有的學生入學不久受到處分到畢業前夕取消了處分，有的學生可能生病休學到畢業前復學，等等，諸如此類的變化都必須要及時記錄，以便準確反映學生的學籍情況。

1.4 高利用率

學籍檔案是學校各類檔案中利用率最高的檔案之一。學生報考高校、畢業證書遺失、辦理出國手續、干部人事檔案審定等，均需查閱初中學籍檔案，然后出具相關證明材料。正因為學籍檔案利用率高，所以更加需要加強對學生學籍檔案的管理。

綜上所述，不難發現初中學籍檔案展現了初中學生在中學時期的發展狀況，是對學校常規管理具有借鑒價值的記錄材料。近年來，教育事業蓬勃發展，在校學生產生的需要存檔的信息與日俱增，導致學籍檔案的管理工作更加煩瑣與復雜。學籍檔案材料形成的多源頭性與豐富性，為檔案部門收集檔案增添了不少難度。各科室管理人員對學籍檔案管理缺乏系統認知，造成效率低下、保管不當等問題，使得所有學籍檔案難以齊全、按時地歸檔。面對日益增加的學籍檔案，用傳統手工方式去收集、整理、查閱已經難以適應高速發展的信息時代的要求。學籍檔案從各個部門收集到檔案室歸檔需要耗費許多人力物力。學生如若升級分班，這些材料每年又需要進行重新整理和完善，長此以往，工作量繁重，過程煩瑣，費時費力，還易出錯，不利于學籍檔案的有效管理和利用，傳統學籍檔案管理與利用方式急需改進和創新。

2 加強初中學籍檔案管理與利用的探索

利用信息技術，對學籍資源進行整合，建立學籍檔案數據庫，從而實現資源重組與利用，初中學籍檔案信息化管理與利用的探索正在穩步前行。

2.1 利用Excel軟件，實現學校學籍檔案電子化管理

初中學校里班級多、學生多，傳統手工方式錄入學籍材料、整理歸檔，工作量大，耗時費力。隨著信息技術的普及，學籍檔案也開始實行電子化整理方式。各類辦公軟件中，Excel軟件具有強大的數據分析和計算功能，較為成熟的數據庫管理方式以及易于操作的電子表格數據錄入方式，使其成了學籍檔案電子化初期的首選軟件。

初中生的考試成績和學期評語是學生在校學習和表現的重要體現，因此建立學生成績、評語系統是中學學籍檔案的必要內容。學生成績、評語數據庫的主要內容包含了每個學期的各科成績、學年評語、綜合素質評定等，用Excel建立學生成績評語數據庫和綜合素質評定數據庫，并且在2個數據庫之間建立相關鏈接，2個數據庫之間的信息互相關聯、互相影響。

Excel軟件具有查找、篩選、排序、統計、分類匯總等多種功能，在對數據庫進行操作時，可以根據實際需要進行運用。例如，制作初中教育統計報表時，需要查找學校12歲的戶籍為外籍的女生，就可以通過Excel的篩選功能，進行多重篩選，先按國籍篩選，再按性別篩選，最后按年齡選12歲便可以得到最終篩選結果。學生成績是教師教學的主要成果，也是衡量學校辦學效果的最重要的指標之一。學生成績數據庫的建立方便了學校教研部門對教師教學質量分析工作的開展。教研部門通過共享工作簿，可以輕松生成學生的總分、班級平均分、成績排名等各項信息，然后利用Excel的圖表功能繪制柱狀圖、餅狀圖等圖表，使得學生成績分布比例清晰直觀地得以呈現。

2.2 利用數字化優勢，實現學籍檔案系統化管理

大數據背景下，學籍檔案的管理工作也朝著信息化、數字化方向發展。“浙江省中小學生學籍管理系統”在此基礎之上應運而生。該系統匯總了學生的個人信息、學習經歷、獎懲信息、學籍變動等諸多信息，建立了覆蓋整個浙江省中小學校學生的學籍檔案資源庫，便利了浙江省內中小學生的升學、轉學等諸多工作的開展。

但是由于系統漏洞、技術更新等諸多問題，這一系統運行3年之后便停止了使用。取而代之的是功能更為強大、覆蓋面更廣的“全國中小學生學籍管理系統”。該系統實行一生一號，即一位學生一個學籍號，伴隨其一生。在學籍系統的“全國學籍查詢”模塊中，輸入學生姓名和學籍號，便可以在全國范圍內查閱該學生的就讀經歷和學習簡歷等相關信息。

“浙江省中小學生學籍管理系統”簡化了浙江省省內學生升學、轉學等工作流程，而“全國中小學生學籍管理系統”則進一步擴大了范圍，實現了全國范圍內的學生升學、轉學等工作的動態跟蹤管理。學生轉學經該系統辦理，從申請到對方學校受理均可在系統上提交辦理，各級學校學生升學調檔工作也在系統內辦理，這樣極大程度上提高了工作效率，節約了人力物力。通過“全國中小學生學籍管理系統”的運用，教育主管部門更為便捷地對所管轄區域內學校的教育教學施行情況進行跟蹤和監測，全面實現了學籍檔案的信息化，使學籍檔案管理上升到可宏觀調控的高度，使得學籍檔案資源得到充分的開發和利用。

當然，信息技術是把雙刃劍，電子學籍系統在給學校學籍管理與利用工作帶來便利的同時，也存在著自身的不足。例如，電子學籍系統對網絡的依賴性強，離開了網絡便寸步難行，而網絡安全則直接關系到電子學籍系統的信息安全。每一年需要進行定期的系統維護工作，在此期間系統不對外開放，也影響了學籍檔案工作的進行。2個電子學籍系統沒有形成連貫性，不兼容，導致“浙江省中小學生學籍管理系統”停止使用之后，其中的學生學籍檔案資料無法在“全國中小學生學籍管理系統”中提取。此外，現有的電子學籍系統也存在著導出的表格種類少、數據的導入功能不夠強大，篩選、分類等功能缺乏等自身的硬傷。這些都需要我們在使用時加以改進和完善。

綜上所述，初中學籍檔案的信息化管理與利用之路任重道遠。為了更加深入實現初中學籍檔案的信息化管理與利用，除了提高學籍檔案管理人員的業務能力，建立高素質的學籍檔案管理隊伍外，學校各科室的協作奮進，教育主管部門和學校的共同發力、齊頭并進也是不可或缺的。多方努力，相互促進，勢必能夠促進初中學籍檔案信息化管理與利用實現科學化、系統化和規范化，讓學籍檔案信息化為建設現代化中學貢獻力量。